COMO UTILIZAR O E-MAIL CORRETAMENTE

A comunicação por e-mails é prática e muito rápida mas nem sempre a solução adequada para determinados casos. E-mails, por definição, devem ser mensagens curtas e simples.

Mensagens curtas não quer dizer telegráficas: uma saudação e assinatura ainda são necessárias no início e fim dos e-mails. Assim como ninguém chega a um local e já sai falando sem cumprimentar, não há motivo para se fazer o mesmo no correio eletrônico.

Abreviaturas: algumas são óbvias e de uso corrente. Porém, evite usá-las em exagero, principalmente com quem você não tem intimidade. 

Attachments (arquivos anexados ou "atachados"), são ótimos para enviar listas, planilhas, gráficos, imagens e tudo o que puder ser "retirado" do texto sem que ele perca o sentido. Poupa tempo na outra ponta, e evita que se abra um longuíssimo e-mail em um momento pouco propício.
imagens e/ou mensagens eróticas e/ou engraçadinhas não devem ser enviadas para ambientes profissionais a não ser que se avise claramente o seu conteúdo. Justamente para que seu colega ou amigo não as abra inadvertidamente, e acabe ficando envergonhado.

Ao repassar uma mensagem, tenha o cuidado de digitar algumas palavras ao novo destinatário. Apertar simplesmente o botão do "forward" demonstra, além de preguiça, uma clara falta de consideração.

E-mails devem ser respondidos. Pelo menos 99%. Faça-o nem que demore alguns dias.  Deixar de responder a um e-mail corresponde a ignorar um telefonema.

Assim como é importante responder a um e-mail, não se deve cobrar uma resposta. Pelo menos até 48 horas. Nada de mensagens de reforço perguntando se "recebeu" a anterior. É uma pressão desnecessária e desagradável. Lembre-se que as pessoas podem não ter ligado o computador naquele período. Portanto, ao enviar uma mensagem, dê um tempo real de resposta. 

Convites por e-mail, devem ser enviados com antedência. para possa recebe-lo e se organizar para comparecer. Convites por e-mail são adequados quando se trata de eventos comerciais, como lançamento de livro, ou informais, como uma reunião em casa. Mas convites para casamentos e outros encontros formais não devem ser mandados por e-mail.

E-mail quer dizer, em inglês, correio eletrônico. Como o correio convencional, é preciso saber usar para tirar o máximo dele: uma carta mal escrita pode passar uma má impressão do autor. Uma carta mal endereçada pode não atingir a pessoa amada no dia desejado. Enfim, o e-mail exige um conhecimento para ser melhor aproveitado.

DICAS DE COMO USAR O E-MAIL.

1. Assinatura
Softwares de e-mail permitem fazer uma assinatura padrão para todas as suas mensagens. Isso evita que você tenha que digitar o mesmo pedaço de texto várias vezes, o que evita erros e economiza tempo. Na assinatura, tente colocar apenas informações sobre como ser contatado, ou seja, telefones, celulares, pagers ou até e-mails alternativos. Evite colocar frases engraçadas ou, se colocá-las, lembre-se de mudá-las de tempos em tempos para que elas não percam a graça.

2. Anexos
Mandar arquivos anexados com suas mensagens pode ser um transtorno para quem recebe. Textos ou pequenas fotos podem ser enviadas sem problemas. Os programas normalmente mostram o tamanho do arquivo que você está enviando. Não deixe que eles passem de uns 30 K. Muitos provedores também limitam o tamanho da caixa postal dos seus assinantes. Mandar um e-mail com um arquivo muito grande pode fazer com que o destinatário perca algumas mensagens que venha a receber depois da sua.

3. Carbon Copy (Cc) e Blind Carbon Copy (Bcc)
O campo "Cc:" na lista de destinatários funciona exatamente igual ao campo "Para:". Ou seja, qualquer usuário colocado ali recebrá uma cópia da mensagem. A única diferença é que por recebê-la pelo campo Cc ele fica sabendo que a mensagem era apenas para que ele tomasse conhecimento do assunto e não precisa respondê-la.

Já o campo "Bcc:" (blind carbon copy) traz um recurso a mais. Originalmente ele servia para mandar uma cópia da mensagem para alguém sem que o destinatário ficasse sabendo dessa cópia. Mas esse campo também é muito útil quando se está enviando a mesma mensagem para uma lista de usuários. Se essa lista for colocada no campo "Para", todos terão acesso ao nome e ao email dos outros da lista. Por isso, para garantir a privacidade dos seus contatos, mande a mensagem para você mesmo e inclua a lista de contatos em "Bcc". Ninguém verá o nome e o email de ninguém.

4. Contatos
Ter a sua agenda de contatos no computador pode ser muito mais prático do que você imagina. Além de elas estarem guardadas em segurança, sempre que você for mandar uma mensagem o computador vai procurar na sua lista o nome das pessoas. Assim, começando a digitar o nome Se... é suficiente para que o computador já encontre algum Sérgio, por exemplo, na sua lista e já coloque o email dele na lista de destinatários.

E sempre que você receber uma mensagem de alguém pela primeira vez, basta clicar com o botão direito em cima do nome do remetente e usar o comando "Adicionar à lista de contatos" para ter o nome e o e-mail dessa pessoa guardados.

5. Senhas
Sempre que estiver usando o computador de alguém para checar o seu email, tome muito cuidado com a sua senha. Em muitos softwares modernos, sempre que você coloca uma senha nova em um computador, ele pergunta se quer que ele se lembra da senha na próxima vez. Esteja atento para responder "NÃO" a essa pergunta. Do contrário, o dono do computador terá acesso a sua caixa postal.

Quando estiver usando email baseado na Web, ou seja, que não usa nenhum programa de email e sim o próprio browser, lembre também de selecionar a opção SAIR antes de deixar o computador. Do contrário, alguém usando o botão BACK do browser poderá acessar suas mensagens.

6. Layouts em mensagens
Alguns programas já permitem que você use recursos especiais de texto nas suas mensagens, como negrito, itálico, entre outros. Tenha certeza de que o destinatário também pode ler esse tipo de recurso nas mensagens. Do contrário, a sua mensagem ficará praticamente ilegível.

Fonte: IG, Dicas de como se tornar um craque em e-mail e Net.com.classe, Claudia Matarazzo, ed. Melhoramentos.