Kita sepakat bahwa waktu adalah sumber daya yg paling berharga.
Jika mesin rusak, kita beli atau perbaiki. Jika karyawan keluar, kita dapat mencari pengganti nya. Tapi, waktu tak dapat digantikan.
Faktor waktu adalah amat penting: banyak ketrampilan yg dapat dipelajari agar kita dapat mengelola waktu dengan baik.
TUJUAN.
Tujuan dari Time management adalah agar kita dapat bekerja lebih “smart” dan produktif.
Membantu kita dalam mengelola kegiatan kita secara terfokus dan memberikan hasil yg diinginkan.
Time is everything. Anything you want, anything you accomplish – pleasure, success, fortune – is measured in time (Joyce C Hall)
WAKTU ITU :
* Measureable / terukur : dalam detik, tahun, tahapan kehidupan kita dll.
* Limited / terbatas : waktu kita hanya 24 jam sehari.
* Unique / unik : kita menjadwalkan hidup kita dalam hitungan waktu.
* Perishable / membusuk : Kita tidak dapat menyimpan waktu untuk dipergunakan kemudian.
* Money / uang: waktu itu memiliki nilai.
“Time is the key in obtaining a fullfiling life”
PENGHAMBURAN WAKTU / TIME WASTERS
* Penghamburan waktu adalah kegiatan-kegiatan yang tidak penting yang menghabiskan waktu-waktu yang berguna / bernilai.
Jenis-jenis penghamburan waktu :
Perencanaan / planning : perencanaan yang tidak jelas, perubahan prioritas, ter buru-buru
Staf / staffing : Staf yang tidak kompeten, kekurangan atau kelebihan staf , absent (tak masuk).
Arahan / Directing : Pendelegasian yang tidak efisien, tim kerja yang lemah.
Pengawasan / Controlling : Interupsi telepon, informasi yang tidak cukup, pengawasan yang berlebihan.
Komunikasi / Communicating : Komunikasi yang tidak jelas, terlalu banyak pertemuan, tidak mendengarkan informasi dengan baik, ke ragu- ragu an.
KIAT KIAT DALAM MANAJEMEN WAKTU
Susun rencana kerja anda
Gunakan alat Bantu manajemen waktu
Jangan menunda-nunda
Jadilah PROAKTIF
HENTIKAN kegiatan yang menghabiskan waktu
Delegasikan tugas-tugas.
Katakan “TIDAK”
SUSUN RENCANA KERJA :
Tetapkan sasaran dan rencana kerja untuk satu hari, minggu, bulan bahkan tahunan. Susun sesuai dgn prioritas yg harus anda sesuaikan.
Anda hanya bisa mengerjakan satu misi dalam satu waktu. Maka pilah-pilah lah (bagi-bagi) mana yg harus anda kerja kan / laku kan, mana yg sebaiknya anda lakukan dan mana yg tidak penting.
Alokasikan waktu anda sesuai dgn rencana kerja yg anda susun, jangan biarkan apa yg kurang penting menghabiskan waktu lebih banyak.
Gunakan Alat Bantu.
Jangan hanya mengandalkan ingatan. Jangan ragu untuk menggunakan alat Bantu manajemen waktu, yaitu :
* To do list
* Time Planner
* Chart
* Komputer
* Handphone / PDA
JANGAN MENUNDA.
Bagian tersulit adalah “memulai”, terlebih lagi jika kita tidak memiliki bekal yg cukup untuk mengerjakan aktifitas tersebut. Jangan termangu-mangu, menunggu datangnya ide, yang penting : LAKUKAN SAJA. Segera setelah memulai pekerjaan tersebut, anda akan mengetahui apa yg harus anda lakukan – jadi JANGAN DITUNDA
JADILAH PROAKTIF.
Tidak semua yang kita butuhkan datang pada kita, menunggu dapat menghabiskan waktu kita. Maka ber sikap lah proaktif. Jangan hanya bias berharap dan mengeluhkan keadaan. Hadapi masalah anda dan selesaikan dengan segera.
Ada ungkapan yg mengatakan “waktu adalah the best inhaler”. Apa bila kita tidak melakukan apa-apa, maka kita pun TIDAK mendapatkan apa-apa.
HENTIKAN KEGIATAN YANG MENGHABISKAN WAKTU.
* Kegiatan yang menghabiskan waktu
- Singgah di kursi tetangga kerja
- Mengobrol di telepon
- Chatting di internet.
- Dll.
Bila tidak ada hubungannya dgn apa yg harus di kerja kan dan tak ber ujung pangkal, maka kita hanya men sia-sia kan waktu saja.
KATAKAN SAJA “TIDAK”
Kata kan saja “TIDAK” pada siapa pun dan apa pun yang akan mengganggu manajemen waktu kita.
Hal ini perlu di laku kan agar kita selalu mencapai pada apa yg menjadi sasaran dari kegiatan kita.
TAHAPAN PENGELOLAAN WAKTU KITA.
Buat rincian daftar tugas dan aktifitas
Buat jadwal mingguan
Buat garis besar kegiatan-kegiatan tersebut
Catat akfititas lainnya dalam hal penetapan prioritas
Masukkan beberapa kegiatan yang “ingin anda lakukan” untuk membuat hidup anda menjadi lebih menarik.
Tetapkan tugas tugas rutin anda dalam “To do list”
Alokasi kan waktu untuk sesuatu yg mendesak / emergency dan jika ada perubahan prioritas
Tetapkan target yg realistis
Buat lah sedikit fleksibel sekira nya kita perlu mengatur kembali kegiatan kita jika terjadi perubahan.
Buat jadwal dalam jangka panjang.
KEUNTUNGAN DARI MANAJEMEN WAKTU
Kepuasan dan produktifitas yang tinggi baik dalam pekerjaan mau pun kehidupan kita
Bekerja dengan lebih kreatif karena pikiran kita ter focus.
Menghemat energi kita karena kita mengelola nya dengan baik.
Ber kurang nya tekanan, lebih tenang dalam ber pikir.
Memungkinkan kita untuk menggunakan waktu lebih banyak pada tugas-tugas penting.
Lebih percaya diri karena tindakan yang diterapkan DIRANCANG untuk mencapai sasaran dan tujuan yang diinginkan.
