Rezultatinė informacija
Informacinėje sistemoje vykstantys procesai turėtų sukurti ir įvairiomis formomis (videokadrai, mašinogramos ir kt.) pateikti vartotojo pageidaujamus duomenis - rezultatinę informaciją. Pirkimo užsakymų skyriuje pagrindinis informacinis objektas yra pirkimo užsakymas, todėl ir rezultatai daugiausiai susiję su užsakymais ir jų rekvizitais: turėtų būti pateikiami duomenys apie užsakymus ir jų vykdymą; tiekėjus, galinčius vykdyti užsakymus; prekes, kurias galima užsisakyti ir pan.
3.1 lentelėje išvardinta rezultatinė informacija, kuri galėtų būti pateikiama pirkimų užsakymo poskyrio informacinėje sistemoje.
3.1 lentelė
Valdymui reikalinga informacija Pavadinimas Trumpas paaiškinimas APYVARTA PAGAL TIEKĖJUS Bendros užsakymų apimtys pagal tiekėjus OPERACIJOS Atliktos buhalterinės operacijos PREKĖ Duomenys apie pasirinktą prekę PREKIŲ PERKAMUMAS Naudingiausiai parduodamų prekių sąrašas PREKIŲ POREIKIS Trūkstamų prekių sąrašas PREKIŲ SĄRAŠAS Prekių, atrinktų pagal pasirinktus kriterijus, sąrašas REKOMENDUOJAMI UŽSAKYMAI Siūlomų parengti užsakymų sąrašas TIEKĖJAS Duomenys apie pasirinktą tiekėją TIEKĖJŲ PATIKIMUMAS Pasirinkto tiekėjo įvertinimas pagal užsakymų vykdymą TIEKĖJŲ SĄRAŠAS Tiekėjų, atrinktų pagal pasirinktus kriterijus, sąrašas UŽSAKYMAS Užsakymo forma, parengta siuntimui UŽSAKYMŲ MOKĖJIMAI Duomenys apie mokėjimus pagal užsakymus UŽSAKYMŲ SĄRAŠAS Užsakymų, atrinktų pagal pasirinktus kriterijus, sąrašas UŽSAKYMŲ VYKDYMAS Duomenys apie prekių atvežimą pagal užsakymus Faktiškai beveik visa čia paminėta informacija yra pateikiama ir realizuotoje tiekimų valdymo informacinėje sistemoje (žr. 3.2 lent.).
3.2 lentelė
Pirkimo užsakymų posistemio rezultatinė informacija Nr. Pavadinimas5 Periodiškumas Gavėjas Forma* 1. Apyvarta pagal tiekėjus Pagal poreikį Tiekimų p.6 VK 2. Apmokėtinos sąskaitos Gavus sąskaitą Atsiskaitymų p. Rinkmena 3. Operacijos Gavus sąskaitą Buhalterija Rinkmena 4. Prekė Pagal poreikį Tiekimų p. VK, MG 5. Prekių perkamumas Pagal poreikį Tiekimų p. VK 6. Prekių perkamumas grafiškai Pagal poreikį Tiekimų p. VK 7. Prekių sąrašas Pagal poreikį Tiekimų p., kiti skyriai VK, MG, rinkmena 8. Tiekėjas Pagal poreikį Tiekimų p. VK, MG 9. Tiekėjų sąrašas Pagal poreikį Tiekimų p., kiti skyriai VK, MG, rinkmena 10. Užsakymas Pagal poreikį Tiekėjas, tiekimų p. MG, VK 11. Užsakymų sąrašas Pagal poreikį Tiekimų p. VK, MG 12. Užsakymų mokėjimai Pagal poreikį Tiekimų p. VK 13. Užsakymų vykdymas Pagal poreikį Tiekimų p. VK 14. Atsakingas darbuotojas Pagal poreikį Tiekimų p. VK 15. Firmų rūšys Pagal poreikį Tiekimų p., kiti skyriai VK, MG, rinkmena 16. Vietovės Pagal poreikį Tiekimų p., kiti skyriai VK, MG, rinkmena 17. Užsakomos prekės Pagal poreikį Tiekimų p. VK 18. Prekės likutis Pagal poreikį Tiekimų p. VK * VK - videokadras, MG - mašinograma
Panagrinėkime kiekvieną iš išvardintų informacijos grupių detaliau.
Apyvartą pagal tiekėjus naudinga žinoti įvertinant tiekėjų patikimumą, derantis dėl nuolaidų, analizuojant užsakymų pasiskirstymą ir pan. Tai analitinė patariamojo pobūdžio informacija, padedanti priimti valdymo sprendimus. Ji gali būti pateikta tiek kompiuterio ekrane videokadro, tiek spausdintuvu mašinogramos forma.
Buhalterinės operacijos nepateikiamos vartotojui nei videokadrų, nei mašinogramų forma. Šie duomenys tiesiogiai perduodami buhalterijai (suvestinių operacijų padaliniui). Iš tiekimo užsakymų padalinyje vykstančių procesų buhalterijoje apskaitomas tiktai tiekėjo PVM sąskaitos-faktūros gavimas.
Prekės charakteristikos labiausiai domina pardavimų skyrių, kuris bendrauja su tiekėjais ir turi pateikti tikslią informacija apie kiekvieną prekę, tačiau ir užsakant prekes pravartu žinoti tikslią informaciją (pvz. matavimo vienetą, tiekėjo ar gamintojo suteiktą prekės kodą, nomenklatūrą ir kt.) apie užsakomas prekes. Šių duomenų dažniausiai užtenka videokadro forma, tačiau kartais jų gali prireikti ir spausdintu pavidalu.
3.1 pav. Pardavimai pagal prekes
Prekių perkamumo analizės rezultatai padeda nustatyti, kokias prekes reikėtų užsakyti. Turėtų būti pateikiamos didžiausią pelną duodančios prekės, taip pat ir prekės pardavimų apimties pokyčiai per pasirinktą laikotarpį. Šiems duomenims svarbi ir pateikimo forma - grafiniu pavidalu išvesta informacija tampa žymiai informatyvesnė. Kaip matome 3.1 pav., grynasis pelnas balandžio mėnesį už prekę A buvo didesnis už B prekės balandžio mėnesį duotą pelną, tačiau pirmosios prekės pelningumo mažėjimas, o antrosios - didėjimas leidžia spėti, kad gegužės mėnesį naudingiau bus parduoti B, bet ne A prekę. Tuo tarpu prekės C pardavimai laiko atžvilgiu yra netolygūs, todėl jos pardavimo perspektyvas sunku įvertinti.
Prekių sąraše pateikiamos visos firmos bazėje užregistruotos prekės. Vartotojui gali prireikti pagal nomenklatūras, pavadinimus ar kodus surūšiuoto prekių sąrašo atspausdinto spausdintuvu ar pateikto kompiuterio ekrane.
Duomenys apie tiekėją tiekimų užsakymų padalinyje svarbūs ne mažiau kaip duomenys apie užsakymus - vartotojas pastoviai bendrauja su tiekėjais, todėl jam dažnai reikia sužinoti tiekėjų rekvizitus: adresą, telefoną, telefaksą, kontaktinio asmens pavardę ir kt. Turi būti galimybė šiuos duomenis atspausdinti spausdintuvu.
Tiekėjų sąrašas reikalingas rengiant užsakymus, siunčiant tiekėjams laiškus (turi būti numatytas antraščių (angl. label) spausdinimas), ieškant tiekėjo pagal adresą ar pavadinimą. Sąraše reikėtų pateikti svarbiausią informaciją apie kiekvieną tiekėją, tuo tarpu išsamūs duomenys pateikiami atskiroje formoje bei ataskaitoje (žr. pastraipą Duomenys apie tiekėją).
Užsakymas. Yra du skirtingi užsakymo pateikimo variantai: vienu atveju vartotojui patogia forma pateikiami visi užsakymo duomenys su galimybe sužinoti detalesnę informaciją apie kiekvieną užsakymo rekvizitą (pvz. tiekėją, užsakymą parengusį asmenį ir kt.), kitu atveju vartotojui pateikiamas siuntimui parengtas užsakymas. Pirmu atveju informacija pateikiama tarpusavyje susijusių videokadrų forma, antru atveju išvedama mašinograma, kuri gali būti siunčiama tiekėjui. Pirkimų užsakymų informacinės sistemos išvedamos mašinogramos (užsakymo) pavyzdys pateiktas 2 priede.
Užsakymų mokėjimai - tai informacija apie mokėjimus pagal tiekėjų pateiktas sąskaitas. Mokėjimų duomenys pateikiami remiantis atsiskaitymų padalinio pateikta informacija. Vartotojui parodoma, kada ir kokie mokėjimai buvo atlikti pagal konkretų užsakymą bei kokia suma dar liko neapmokėta.
Užsakymų sąraše pateikiami pagrindiniai užsakymo rekvizitai, padedantys vartotojui surasti norimą užsakymą. Užsakymai sąraše gali būti atrenkami pagal įvairius kriterijus: tiekėją, užsakymą parengusį asmenį, užsakymo parengimo, išsiuntimo, sąskaitos gavimo datas.
Ataskaitoje užsakymų vykdymas parodoma, kaip tikėjai pristato užsakytas prekes: kada ir kokiais kiekiais į sandėlį atvežamos konkretaus užsakymo prekės. Šie duomenys panaudojami ir formuojant tiekėjų patikimumo ataskaitą.
Toliau paminėti rezultatiniai duomenys aprašomi tik teoriškai, kadangi nagrinėjamoje informacinėje sistemoje šių duomenų išvedimas šiuo metu nerealizuotas.
Prekių poreikio, kaip ir prekių perkamumo, duomenys padeda išsirikti užsakytinas prekes. Šiuo atveju sistema pati turėtų apskaičiuoti ir informuoti vartotoją, kurias prekes reikia užsakyti. Tikėtina, kad nustatant prekių poreikį bus atsižvelgta ir į prekių perkamumą, todėl šios dvi rezultatinės informacijos grupės galėtų būti sujungtos į vieną. Nepatyrusiam vartotojui būtų patogu gauti vieną konkrečią ataskaitą, informuojančią, kiek ir kokių prekių reikia užsakyti. Tuo tarpu profesionaliam tiekimų specialistui, gerai žinančiam rinkos dėsnius, gali būti įdomi ir mažiau agreguota prekių poreikio nustatymui reikalinga informacija - sandėlio likučių apskaitos duomenys, pardavimų apimtys ir pan.
Rekomenduojami užsakymai - dar daugiau agreguota prekių poreikio išraiška, kai pateikiamos ne tik trūkstamos prekės, bet ir automatiškai šioms prekėms suformuojami užsakymai. Vartotojui belieka tik atspausdinti ir išsiųsti parengtus užsakymus. Tačiau dažnai kompiuterio siūlomas sprendimas būna neoptimalus.
Tiekėjų patikimumas, tai tiekėjų patikimumo įvertinimas. Patikimumas gali būti išreikšlas santykiniu dydžiu, pvz. procentais ar balais. Patikimumo įvertinimas gali remtis prekių pristatymo terminų laikymusi, prekių kokybės rodikliais (pvz. pirkėjų nusiskundimais), reakcija į pavėluotus mokėjimus ir kt.
Pradinė informacija
Parengiant ankstesniame skyriuje aptartas rezultatines formas ir ataskaitas naudojama ne tik vietinė, bet ir daugumos kitų firmos padalinių informacija. Šią informaciją galima sugrupuoti pagal formą arba tipą.
Tiekimo užsakymų padalinyje gaunama trijų formų informacija:
* Dokumentinė - Tiekėjo PVM sąskaita-faktūra;
* Laisvos formos raštiška ir balsinė (telefonu) - Tiekėjų rekvizitai ir siūlomos prekės;
* Kompiuterinė - Įvairūs duomenys iš kitų firmos padalinių.
Pagal tipą pradinę informaciją galime padalinti į dvi grupes: pirminiai duomenys (žr. 3.3 lent.) ir klasifikatoriai (žr. 3.4 lent.).
3.3 lentelė
Pirminiai duomenys Nr. Pavadinimas7 Gavimo dažnis Siuntėjas / šaltinis Forma 1. PVM sąskaitos Išsiuntus užsak. Tiekėjas Dokumentas 2. Firmos (tiekėjai) Pagal poreikį Tiekėjas, tiekimų p. Laisv.forma8 3. Prekės Pagal poreikį Tiekėjas, tiekimų p. Laisv.forma 4. Prekių likučiai Pagal poreikį Sandėlis Rinkmena 5. Prekių judėjimas Pagal poreikį Sandėlis Rinkmena 6. Mokėjimai Pagal poreikį Atsiskaitymų p. Rinkmena 7. Pardavimų apimtys Pagal poreikį Realizacijos p. Rinkmena
3.4 lentelė
Klasifikatoriai Nr. Pavadinimas9 Gavimo dažnis Siuntėjas / šaltinis Forma 1. Vietovės Pagal poreikį Tiekimų p. Rinkmena 2. Firmų grupės Pagal poreikį Tiekimų p. Rinkmena 3. Nomenklatūra Pagal poreikį Sandėlis Rinkmena 4. Bankai Pagal poreikį Atsiskaitymų p. Rinkmena 5. Mokomosios firmos rekvizitai Pagal poreikį Atsiskaitymų p. Rinkmena 6. Darbuotojai10 Pagal poreikį Personalo p. Rinkmena 7. Padaliniai Pagal poreikį Personalo p. Rinkmena 8. Pareigos Pagal poreikį Personalo p. Rinkmena 9. Operacijos Pagal poreikį Buhalterija Rinkmena
3.3 ir 3.4 lentelėse paminėta pradinė informacija, tai:
* Firmos - pagrindiniai duomenys apie tiekėjus (bei pirkėjus);
* Prekės - duomenys apie visas prekes;
* Sandėlis - prekių likučiai sandėlyje;
* Prekių judėjimas - prekių gavimai į sandėlį;
* PVM sąskaitos - duomenys apie iš tiekėjų gautas sąskaitas;
* Mokėjimai - informacija apie įvykdytus mokėjimus tiekėjams;
* Pardavimai - prekių pardavimo apimtys;
* Vietovės - vietovių kodai ir pavadinimai;
* Firmų grupės - firmų grupių kodai ir pavadinimai;
* Nomenklatūra - prekių tipų klasifikatorius;
* Bankai - bankų kodai ir pavadinimai;
* Mokomosios firmos rekvizitai - duomenys apie mokomąją firmą (adresas ir t.t.);
* Darbuotojai - duomenys iš asmens kortelės;
* Padaliniai - firmos padalinių sąrašas;
* Pareigos - pareigybių klasifikatorius;
* Operacijos - numatytų buhalterinių operacijų sąrašas
Duomenų srautai
Duomenų srautus galima aprašyti įvairiais būdais ir įvairiais pjūviais. Dėl savo vaizdumo paplitęs duomenų srautų pateikimas schemomis. 3.2 pav. pateikta principinė duomenų srautų tarp tiekimo ir kitų padalinių bei išorinių objektų (tiekimo padalinys turi ryšius tik su vienu išoriniu objektu - tiekėjais) schema. Šioje schemoje parodyti tiktai tiesiogiai su tiekimais susiję duomenų srautai, tuo tarpu ryšiai tarp kitų firmos padalinių neanalizuojami. Iš pateiktos schemos matyti, kad tiekimai vienokiais ar kitokiais ryšiais susiję su visais kitais įmonės padaliniais.
Pagal informacijos perdavimo tipą, greitį ir kitas charakteristikas patogu duomenų srautus pateikti lentelių pavidalu. 3.5 lentelėje pateikti įeinantys į tiekimų posistemį, o 3.6 lentelėje - išeinantys duomenų srautai.
3.5 lentelė
Įeinantys duomenų srautai Nr. Pavadinimas Šaltinis Tipas Gavimo būdas greitis sąlygos 1. Pasiūlymai Tiekėjas Inform. Paštu, tiesioginis - Tiekėjai informuoja patys arba tiekimų padalinio darbuotojas renka informaciją 2. PVM sąskaitos Tiekėjas Dokum. Paštu 1-5 d.d. Tiekėjui vykdant užsakymą 3. Nomenklatūros Sandėlis Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 4. Prekių likučiai Sandėlis Inform. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 5. Prekių judėjimas Sandėlis Inform. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 6. Pardavimų apimtys Realizacija Inform. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 7. Prekių poreikis Realizacija Inform. Kmp.pšt. iki 1 d.d. Pritrūkus prekių 8. Turto poreikis Turto apsk. Dokum. Kmp.pšt. iki 1 d.d. Atsiradus poreikiui turtui 9. Operacijų sąrašas Buhalterija Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 10. Darbuotojai Personalo p. Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 11. Padaliniai Personalo p. Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 12. Pareigos Personalo p. Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 13. Mok. firmos rekvizitai Atsiskait. p. Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 14. Bankai Atsiskait. p. Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 15. Mokėjimai Atsiskait. p. Inform. Kompiut. Moment. Pagal poreikį
3.6 lentelė
Išeinantys duomenų srautai Nr. Pavadinimas Adresatas Tipas Perdavimo būdas greitis sąlygos 1. Užsakymas Tiekėjas Dokum. Paštu 1-5 d.d. Parengus užsakymą 2. Apiforminti užsakymai Sandėlis Inform. Kompiut. Moment. Išsiuntus užsakymą 3. Atliktos operacijos Buhalterija Dokum. Kompiut. Moment. Gavus tiekėjo PVM sąsk 4. PVM sąsk. apmokėjimui Atsiskait. p. Dokum. Kompiut. Moment. Gavus tiekėjo PVM sąsk 5. Prekės Sandėlis, realizac. p., turto apsk. p. Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 6. Firmos Sandėlis, realizac. p., personalo p., atsiskait. p. Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį 7. Vietovės Sandėlis, realizac. p., personalo p., atsiskait. p. Normat. Kompiut. Moment. Pagal poreikį Duomenų srautus galima suskirstyti į normatyvinius, informatyviuosius ir dokumentinius. Kiekvieną iš šių srautų tipų galima padalinti į įeinančius ir išeinančius duomenų srautus.
Normatyviniai duomenų srautai, tai klasifikacinio pobūdžio informacijos (įvairių klasifikatorių, kodifikatorių, žinynų ir pan.) perdavimas. Iš schemoje pateiktų srautų šiai klasei priklauso įeinantys duomenų srautai:
* Bankų duomenų srautas;
* Darbuotojų duomenų srautas;
* Padalinių sąrašo srautas;
* Pareigybių sąrašo srautas;
* Operacijų sąrašo srautas;
* Prekių nomenklatūrų sąrašo srautas;
* Mokomosios firmos rekvizitų srautas
Taip pat išeinantys normatyviniai duomenų srautai:
* Firmų (tiekėjų) duomenų srautas;
* Prekių duomenų srautas;
* Vietovių sąrašo srautas
Informatyvieji duomenų srautai suteikia patariamojo (informatyviojo) pobūdžio informaciją. Dažniausiai ši informacija būna neprivaloma (angl. optional) ir nevaldo vykstančių procesų tiesiogiai, bet yra panaudojama sprendimų palaikymo moduliuose kaip patariamoji informacija. Tiekimų užsakymų padalinyje yra tik vienas išeinantis informatyvusis duomenų srautas:
* Apiformintų užsakymų duomenų srautas
Įeinantys informatyvieji duomenų srautai:
* Prekių likučių duomenų srautas;
* Prekių judėjimo duomenų srautas;
* Atsiskaitymų su tiekėjais duomenų srautas;
* Pardavimų apimčių duomenų srautas;
* Prekių poreikio duomenų srautas;
* Tiekėjų pasiūlymų duomenų srautas
Dokumentiniai duomenų srautai informuoja arba inicijuoja įvairius procesus (įvykius). Tai gali būti dokumentų perdavimas ir panašūs srautai. Tiekimų padalinio įeinantys dokumentiniai duomenų srautai yra:
* Tiekėjų pateikiamų PVM sąskaitų-faktūrų duomenų srautas;
* Turto poreikio duomenų srautas
Išeinantys dokumentiniai duomenų srautai yra:
* Parengtų užsakymų duomenų srautas;
* Apmokėtinų PVM sąskaitų-faktūrų duomenų srautas;
* Atliktų buhalterinių operacijų duomenų srautas
Detaliau panagrinėkime visus aukščiau paminėtus duomenų srautus.
Bankų duomenų srautas - pagrindinių bankų rekvizitų srautas iš atsiskaitymų padalinio. Pastarajame padalinyje saugoma pati aktualiausia finansinė informacija, tame tarpe ir duomenys apie Lietuvos ir pasaulio bankus. Šie duomenys pateikiami kartu su duomenimis apie tiekėjus (firmas).
Darbuotojų duomenų srautas - informacija apie firmoje dirbančius ar anksčiau dirbusius darbuotojus. Šio srauto šaltinis - personalo padalinys, kur yra kaupiama informacija apie visus darbuotojus. Darbuotojų rekvizitų (vardų, pavardžių ir t.t.) reikia rengiant naują užsakymą, taip pat ir peržiūrint anksčiau parengtus užsakymus.
Padalinių sąrašo srautas - visų firmos padalinių informacija. Ši informacija gaunama iš personalo skyriaus ir pateikiama su duomenimis apie darbuotoją.
Pareigybių sąrašo srautas. Srauto šaltinis - personalo padalinys. Pareigybės pavadinimas spausdinamas užsakyme šalia atsakingo asmens pavardės.
Operacijų sąrašo srautas patenka iš buhalterijos ir naudojamas nustatant buhalterinių operacijų kodus.
Prekių nomenklatūrų sąrašo srautas. 4 lygių prekių klasifikatorius pagal rūšis gaunamas iš sandėlio, kur tiksliai žinomos prekių charakteristikos matavimo vienetai ir t.t. Naudojamas bazėje esančių prekių grupavimui.
Mokomosios firmos rekvizitų srautas - pagrindinių mokomosios firmos rekvizitų (pavadinimas, adresas, telefonas, banko kodas ir kt.) sąrašas saugomas atsiskaitymų padalinyje, naudojamas spausdinant užsakymą.
Firmų (tiekėjų) duomenų srautas - duomenys apie visas tiekimų padalinio bazėje esančias firmas pateikiami daugumai padalinių: atsiskaitymų padaliniui - kad galėtų patikrinti kam apmokamos sąskaitos bei kam mokėti mokesčius (firmų sąraše yra ir mokesčių gavėjai - Valstybinė mokesčių inspekcija, Socialinio draudimo fondo valdyba ir kt.), sandėliui - kad žinotų iš ko gaunamos prekės, personalo padaliniui - kad galėtų nurodyti į kurią firmą komandiruotėn išvykęs darbuotojas ir t.t.
Prekių duomenų srautas. Prekių duomenys iš tiekimų skyriaus naudojami sandėlio, pardavimų ir tiekimų padalinių apskaitose. Ši informacija dažniausiai susiejama su prekių likučiais sandėlyje, tokiu būdu nustatant faktiškai turimas prekes.
Vietovių sąrašo srautas susijęs su firmų ir darbuotojų sąrašais, kadangi abiejose bazėse nurodomas adresas ir vietovės kodas. Todėl tiekimų padalinyje esantį vietovių sąrašą naudoja visi padaliniai, naudojantys firmų ar darbuotojų sąrašus.
Apiformintų užsakymų duomenų srautas remiasi tiekimų skyriaus duomenimis ir informuoja sandėlį, pagal kuriuos užsakymus jau galima priiminėti prekes.
Prekių likučių duomenų srautas informuoja apie sandėlyje esamų prekių likučius, todėl patenka iš sandėlio. Naudojamas nustatant prekių poreikį.
Prekių judėjimo duomenų srauto šaltinis taip pat yra sandėlys. Šis srautas suteikia informaciją, parodančią kada, kiek ir kokių prekių buvo gauta. Tokiu būdu galima nustatyti kaip vykdomi užsakymai.
Atsiskaitymų su tiekėjais duomenų srautas į tiekimų padalinį patenka iš firmos atsiskaitymų skyriaus. Parodoma, kada ir kokios sumos buvo pervestos (ar sumokėtos grynais) pagal tiekėjų pateiktas sąskaitas faktūras.
Pardavimų apimčių duomenų srautas informuoja, kurios prekės geriausiai (duodamos didžiausią grynąjį pelną) parduodamos realizacijos padalinyje. Pateikiami didžiausią pelną duodančių prekių kodai bei pelnas.
Prekių poreikio duomenų srautas gaunamas iš realizacijos padalinio. Šie duomenys įspėja apie atsiradusį poreikį prekėms, kurių atsargų, esančių sandėlyje, nebeužtenka esamiems užsakymams patenkinti.
Tiekėjų pasiūlymai suteikia tiekimų padaliniui informaciją apie prekes bei pačius tiekėjus.
Tiekėjų pateikiamų PVM sąskaitų-faktūrų duomenų srautas - iš tiekėjų į tiekimų padalinį už prekes gaunamos PVM sąskaitos-faktūros. Gauta sąskaita registruojama ir perduodama atsiskaitymų padaliniui apmokėjimui.
Turto poreikio duomenų srautas į tiekimų padalinį patenka iš turto apskaitos skyriaus. Šio srauto informacija nurodo, kokias prekes būtina užsakyti vidiniam naudojimui (pvz. nusidėvėjus prekybinei įrangai ar pan.).
Parengtų užsakymų duomenų srautas - tiekėjams iš tiekimų skyriaus siunčiami prekių užsakymai (spausdinta forma).
Apmokėtinų PVM sąskaitų-faktūrų duomenų srautas patenka į atsiskaitymų padalinį iš tiekimų padalinio ir nurodo, kada, kokią sumą ir kam reikia sumokėti už tiekiamas prekes.
Atliktų buhalterinių operacijų duomenų srautas į buhalteriją (suvestinių operacijų padalinį) perduoda kiekvieną būtiną registruoti operaciją.
Matematinis modelis
Skaičiavimų formulės
Automatizuojant tiekimo funkcijas pagrindinis dėmesys buvo skirtas duomenų kaupimui ir apdorojimui. Tuo tarpu skaičiavimų buvo nedaug. Teoriškai galėjo būti atlikti kai kurie su poreikiu prekėms ir optimalaus užsakymo dydžio nustatymu susiję skaičiavimai, tačiau, siekiant sistemos paprastumo, jų buvo atsisakyta.
Daugumoje modulių atliekami paprasti aritmetiniai veiksmai: kelių elementų sudėtis, atimtis, daugyba ar aibės elementų susumavimas. Pvz. formoje "Mokėjimai pagal užsakymą" sudedamos visos tiekėjams pervestos pinigų sumos ir pateikiamos lauke "Bendra išmokėta suma", o lauke "Likutis" išvedamas užsakymo ir sumokėtų sumų skirtumas. Formoje "Užsakymo įrašai" pateikiama bendra užsakymo suma su PVM, kuri apskaičiuojama padauginant prekių kiekių ir kainų sandaugų sumą iš 1,18. Žemiau pateiktoje 3.7 lentelėje surašyti pagrindiniai pirkimo užsakymų padalinio informacinėje sistemoje atliekami matematiniai skaičiavimai.
3.7 lentelė
Skaičiavimų formulės Nr. Rezultatas Formulė 1. Įrašų skaičius ( Raktinis_laukas11 2. Užsakymo suma ( (Prekės_kaina * Prekės_kiekis) 3. Pirkimų apyvarta ( Užsakymo_suma 4. Užsakymo suma su PVM Užsakymo_suma * 1,18 5. Apmokėta pagal užsakymą ( Mokėjimas_pagal_užsakymą 6. Neapmokėta suma Užsakymo_suma_su_PVM - Apmokėta_pagal_užsakymą 7. Užsakytas prekių kiekis ( Užsakomas_prekės_kiekis 8. Patiektas prekių kiekis ( Atvežtas_prekės_kiekis 9. Nepatiekta prekių Užsakytas_prekių_kiekis - Patiektas_prekių_kiekis 10. Pardavimų apyvarta ( (Pardavimo_kaina * Parduotas_kiekis) 11. Prekės pelningumas ( ((Pardavimo_kaina - Savikaina) * Parduotas_kiekis) Duomenų apdorojimo pagrindas
Matematiniam informacinės sistemos modeliui, o ypatingai duomenų apdorojimui, didelę įtaką padarė sistemos struktūra, kurią geriausiai pavaizduoja vartotojo galimybių medis, pateiktas 3.3 pav. Todėl šiame diplominio projekto skirsnyje aptarsime programos dialogo su vartotoju realizavimą (angl. interface).
Tiekimų padalinio automatizuotą kompiuterinę sistemą sudaro viena vartotojo kompiuterizuota darbo vieta (KDV), vartojanti šio ir kitų firmos padalinių duomenų bazes. KDV dialogas su vartotoju (toliau tekste - dialogas) realizuotas nevisai tradiciškai. Programoje atsisakyta sudėtingų kelių lygių meniu, paliekant tik standartinius punktus. Visos programos funkcijos vartotojui prieinamos per formas, kurios yra tarpusavyje susijusios. Toks dialogo realizavimas pasirinktas atsižvelgiant į papildomas grafinės operacinės sistemos Windows 95 galimybes, tuo tarpu meniu principas buvo sugalvotas senose tekstinėse sistemose, kuriose pelės (angl. mouse) dar nebuvo naudojamos ar bent jau nebūdavo būtinas kompiuterio komponentas. Tuo tarpu šiuolaikiniai kompiuteriai visada komplektuojami su pelėmis, todėl programinė įranga taip pat gali būti atitinkamai pakeista. Dėl šių priežasčių vartotojai daugiau įpratę naudotis greitai iškviečiamais formų mygtukais, negu sudėtingiau valdomais meniu langais.
3.3 pav. parodyti ryšiai tarp tiekimų KDV formų. Kur nenurodyta ryšio kryptis, galimas dvipusis perėjimas tarp formų. Kitur patekimas į naują formą galimas tik nurodyta kryptimi (su galimybe sugrįžti atgal).
Pagrindinė forma atsiveria automatiškai ir visą darbo su programa laiką išlieka kompiuterio ekrane. Iš šios formos galima patekti į visas kitas formas bei sužinoti informaciją apie programą.
Forma "Kiti darbai" leidžia vartotojui pereiti į kitų padalinių informacines sistemas (kitus diplominius projektus).
Per klasifikatorių formą galima dirbti su firmų rūšių ir vietovių klasifikatoriais.
Formoje "Užsakymų sąrašas" pateikiami visi užsakymai, kuriuos atrankos lango pagalba galima filtruoti. Iš šios formos, pasirinkus konkretų užsakymą, galima patekti į užsakymo formą. Pastarojoje formoje pateikiami visi užsakymo rekvizitai (išskyrus užsakymo įrašus - užsakomas prekes). Iš užsakymo formos galima atskiruose languose sužinoti duomenis apie už užsakymo parengimą atsakingą darbuotoją, mokėjimus tiekėjui pagal šį užsakymą, prekių gavimus į sandėlį, o taip pat informaciją apie tiekėją (firmą) bei užsakomas prekes. Formoje "Užsakomos prekės" pateikiamas į užsakymą įeinančių prekių sąrašas, bei galimybė (formoje "Nauja prekė") papildyti užsakymą.
Formoje "Firmų sąrašas" galima peržiūrėti visas į bazę įvestas firmas, bei šį sąrašą koreguoti. Pasirinktos firmos duomenis peržiūrėti ir keisti galima iškvietus formą "Firma". Iš pastarosios formos galima patekti į formą "Užsakymų sąrašas" (parodomi pasirinktam tiekėjui parengti užsakymai) bei "Prekių sąrašas" (parodomos šio tiekėjo siūlomos prekės).
Prekių sąrašo formoje išvardintos visos į bazę įvestos prekės. Išsamesnę informaciją apie prekę galima sužinoti perėjus į prekės formą. Iš čia taip pat galima sužinoti duomenis apie šią prekę tiekiančią firmą bei prekės likutį sandėlyje (forma "Sandėlis"). Be duomenų apie pačią prekę, atskirose formose pateikiami duomenys apie prekių pardavimus. Formoje "Geriausi pardavimai" pateikiamas prekių sąrašas pagal jų duodamą pelną. Iš šios formos galima iškviesti prekių pelningumo grafiką, kuriame pateikiami duomenys apie tris einamaisiais metais naudingiausiai parduotas prekes. Prekių duotas pelnas pateikiamas paskirsčius pagal mėnesius.
Duomenys paminėtose formose pateikiami tiesiogiai iš duomenų bazės lentelių12 (angl. table) arba pagal užklausas (angl. query), atliktas sujungus tarpusavyje susijusias lenteles. Pvz. įmonių rūšių ir vietovių klasifikatorių formos duomenis vartotojui pateikia tiesiogiai iš atitinkamų duomenų lentelių. Tuo tarpu prekių sąrašas pateikiamas susiejus prekių ir jų nomenklatūrų lenteles. kad vartotojui būtų pateikti ne tik pačių prekių, bet ir jų nomenklatūrų pavadinimai. Šis metodas lengvai realizuojamas ir suteikia vartotojui didesnį pasirinkimą, tačiau, esant didesniam prekių ir nomenklatūrų sąrašui, prailgina formos atidarymo trukmę. Taip pat svarbu atsižvelgti, kad sujungtos duomenų lentelės dažniausiai nebegali būti koreguojamos. Tačiau tai padedda išvengti atsitiktinio duomenų sugadinimo - vartotojas nebegali netyčia nuspaudęs ne tą klavišą pakeisti duomenų. Todėl svarbesni sąrašai: prekės, firmos ir užsakymai išvedami nekoreguotinu režimu (angl. Read Only).
Tuo tarpu duomenų koregavimui ir naujų įrašų įvedimui yra skirtos atskiros formos: "Prekė", "Firma" ir "Užsakymas". Iš šių formų išsiskiria užsakymo forma, kadangi užsakymo duomenų koregavimas, kitaip negu prekių ir firmų, yra leistinas ne visais atvejais ir priklauso nuo konkretaus užsakymo būklės. Formoje atsižvelgiama į tai, kokioje parengimo stadijoje yra užsakymas: neišsiųstą užsakymą galima keisti, tuo tarpu išsiuntus negalima daryti jokių užsakymo rekvizitų pakeitimų. Tačiau, gavus sąskaitą, reikia leisti įvesti sąskaitos apmokėjimo parametrus (apmokėjimo terminą, delspinigius ir kt.), todėl formoje, priklausomai nuo požymių apie užsakymo parengimą, atspausdinimą, išsiuntimą ir sąskaitos gavimą galima koreguoti skirtingus laukus bei atlikti atitinkamus veiksmus. Pvz. kol užsakymas neatspausdintas, jo negalima išsiųsti, o kol neišsiųstas - negalima priimti sąskaitos ir t.t. Atitinkamai veiksmai apribojami ir formoje "Užsakomos prekės" - vartotojui nebeleidžiama keisti, pildyti ar šalinti užsakomų prekių, jeigu užsakymas jau išsiųstas.
Užsakymo forma specifinė ir dėl to, kad su ja dirbant yra parengiami, apdorojami ir gaunami visi su tiekimų padaliniu susiję dokumentai. Užsakymo parengimas ir išsiuntimas vykdomas šios formos pagalba. Gauta tiekėjo PVM sąskaita-faktūra visų pirma užregistruojama šioje formoje. Sąskaitos užregistravimo momentu forma inicijuoja programinį modulį, buhalterinėje apskaitoje užregistruojantį atsiradusį įsipareigojimą tiekėjui.
Formose "Darbuotojai", "Mokėjimai", "Gavimai" ir "Sandėlys" duomenys pateikiami tiktai peržiūrėjimui, kadangi ši informacija surenkama iš kitų firmos padalinių bazių ir yra informatyvinio pobūdžio.
Apdorojimo technologija
Šiame darbo skirsnyje aptarsime informacinėje sistemoje realizuotą duomenų struktūrą bei ryšius, o taip pat tiekimų padalinyje realizuotus informacinius procesus.
Duomenų apdorojimo procesai
Informaciniai procesai remiasi 3.1.3. skirsnyje pateiktais išoriniais duomenų srautais: gauta išorinė informacija panaudojama rezultatinei informacijai parengti. Realizuotus duomenų apdorojimo procesus atspindi toliau pateikti duomenų apdorojimo algoritmai (žr. 3.4 pav.). Atskiruose lapuose pateiktos pagal atliekamas funkcijas suskirstytos informacinės sistemos algoritmų schemos. Čia pateiktas funkcinis algoritmų padalinimas neatitinka ankstesniame skirsnyje aptartų vartotojo galimybių (formų) funkcinio pasiskirstymo (žr. 3.3 pav.), kadangi pirmuoju atveju informacinės sistemos elementai buvo sugrupuoti pagal vartotojo dialogo funkcijas, o šiuo atveju - pagal duomenų apdorojimo funkcijas.
Duomenų lentelių struktūra
Sistemos sugeneruoti duomenų lentelių aprašai pateikti šio darbo prieduose, o šiame skirsnyje trumpai aptarsime lentelėse laikomus duomenis.
Realizuotoje tiekimų padalinio kompiuterinėje informacinėje sistemoje naudojamos 22 duomenų lentelės. Iš jų 6 yra sukurtos ir saugomos pačioje tiekimų skyriaus bazėje, o likusios 16 paimtos iš kitų mokomosios firmos padalinių, tačiau fiziškai saugomos tų padalinių duomenų bazėse. Vidinės lentelės yra:
* Firmos
* Firmų grupės
* Prekės
* Užsakymai
* Užsakymų įrašai
* Vietovių kodai
Firmų lentelėje laikomi duomenys apie visus tiekėjus, pirkėjus ir mokesčių surinkėjus (mokesčių inspekcija, draudimas, reketas ir kt.). Apie šiuos ūkio subjektus saugoma sekanti informacija:
* unikalus firmos kodas
* firmų grupės kodas
* įmonės rejestro kodas
* PVM mokėtojo kodas
* firmos pavadinimas
* vietovės kodas
* adresas
* telefonas
* faksas
* kontaktinis asmuo
* kontaktinio asmens pareigos
* atsiskaitomosios sąskaitos kodas
* banko kodas
* įvedimo į kompiuterį data
* paskutinio įrašo koregavimo data
Firmų grupių lentelėje surašyti firmų grupių kodai ir pavadinimai:
* unikalus firmų grupės kodas
* firmų grupės pavadinimas
Prekių lentelėje surašytos visos tiekėjų mums siūlomos prekės, nepriklausomai nuo to ar jos buvo kada nors užsakytos. Šioje lentelėje saugomi tokie duomenys:
* unikalus prekės kodas
* nomenklatūros (prekės grupės) kodas
* tiekėjo kodas
* tiekėjo ar gamintojo naudojamas šios prekės kodas
* prekės pavadinimas
* pirkimo kaina
* pardavimo kaina (kol kas nenaudojama - realizacijos padalinys naudojasi kita lentele)
* įvedimo į bazę data
* įrašo paskutinio koregavimo data
Užsakymų lentelėje saugomi visų užsakymų rekvizitai, nepriklausomai nuo to, kokioje parengimo stadijoje būtų užsakymas:
* unikalus užsakymo kodas
* tiekėjo kodas
* pastabos (užsakymo pavadinimas)
* parengimo data
* paskutinio atspausdinimo data
* išsiuntimo data
* PVM sąskaitos gavimo data
* atšaukimo data (siekiant paprastumo nebenaudojama)
* apmokėjimo terminas (data iki kada reikia apmokėti)
* delspinigiai (kiek % delspinigių skaičiuojama už kiekvieną pavėluotą apmokėjimo dieną)
* atsakingo darbuotojo tabelinis numeris
* pareigybės kodas (faktiškai pareigas galima būtų nustatyti pagal personalo skyriaus teikiamus duomenis, tačiau, darbuotojui pakeitus pareigas, sunku būtų nustatyti kuo jis dirbo užsakymo parengimo momentu)
Užsakymo įrašų lentelėje saugomi duomenys apie užsakomas prekes:
* unikalus užsakymo įrašo kodas
* užsakymo, kuriam priklauso šis įrašas, kodas
* prekės kodas
* užsakytas prekės kiekis
* prekės vieneto pirkimo kaina
* gautas prekės kiekis (šis laukas nenaudojamas, kadangi iš sandėlyje saugoma informacioja apie gautus prekių kiekius, tačiau, padidėjus prekių judėjimams sandėlyje, siekiant pagreitinti sistemos darbą, šį lauką galima panaudoti - informacijos dubliavimas gali paspartinti duomenų apdorojimą)
Vietovių lentelėje kaupiama informacija apie vietoves (miestus ir rajonus):
* unikalus vietovės kodas
* vietovės pavadinimas
Ryšiai tarp duomenų lentelių
Čia pateikiama ryšių tarp duomenų lentelių schema pilnai neaprėpia visų duomenų santykių, kadangi skirtingose situacijose gali būti (ir yra) realizuoti skirtingi ryšiai. Sisteminė informacija apie duomenų ryšius pateikta prieduose kartu su lentelių struktūromis. Tuo tarpu 3.5 pav. parodyti tik griežti ryšiai, kur būtini atitikmenys susijusiose lentelėse.
Šioje schemoje parodytos lentelės "Pareigos", "Priėmimas", "Asmens kortelė", "Padalinys" ir "Bankai" saugomos kituose firmos padaliniuose. Tačiau jos yra artimai susijusios su Tiekimų padaliniu: užsakymų lentelėje kaupiami duomenys apie už užsakymo vykdymą atsakingus asmenis bei jų pareigas, todėl "Užsakymų" lentelė susieta su "Pareigų" ir "Asmens kortelės" lentelėmis. Tuo tarpu pastarosios lentelės susijusios su "Priėmimų" ir "Padalinių" duomenimis, kuriuos tiekimų skyriaus programa kai kuriose situacijose parodo vartotojui.
Užsakymai tiesiogiai susiję su užsakymo įrašais, kadangi kiekvienas užsakymo įrašas priklauso konkrečiam užsakymui (ryšys 1:N). Tačiau patys užsakymai priklauso kuriam nors tiekėjui iš firmų lentelės. Tuo tarpu tiekėjams taip pat priklauso ir prekės, kurios gali patekti į užsakymą per užsakymo įrašus.
Visos bazėje saugomos firmos (tiekėjai) priklauso konkrečiam bankui, yra nustatytoje vietovėje ir priklauso apibrėžtai firmų grupei.
Čia aprašyti ryšiai informacinėje sistemoje palaikomi automatiškai: Access kontroliuoja ryšius tarp lentelių duomenų įvedimo, koregavimo bei šalinimo metu, todėl vartotojas negali prekės priskirti neegzistuojančiam tiekėjui ar ištrinti vietovės, kurioje yra bent viena firma.
Microsoft Access programavimo problemos
Mokomosios prekybinės įmonės kompiuterizuota informacinė sistema buvo sukurta naudojant Microsoft korporacijos sukurtą duomenų bazių valdymo sistemą Access. Kadangi kompiuterių klasėje, kurioje buvo kuriama ir bus naudojama sukurtoji Mokomosios firmos informacinė sistema yra instaliuota Windows 95 operacinė sistema ir jai pritaikyta MS Access 7.0 versija, tai ir diplominiai projektai buvo realizuoti su šia Access versija.
Kadangi, nuo pat programinės įrangos rašymo darbų pradžios, daugumai diplomantų teko susidurti su naudojamos duomenų bazių valdymo sistemos klaidomis, paminėsiu kai kurias sudėtingesnes (ar neaiškesnes) situacijas.
Projektuojant duomenų bazes aptiktos sekančios Microsoft Access klaidos:
* Device I/O error (Error 57)
* Form ... contains invalid data
* Invalid database object
* Out of memory
* Save operation failed
* Subscript out of range (Error 9)
* This program has caused an invalid operation and will be shut down
* Top not allowed in delete queries
* Warning
Aptarsime šias situacijas šiek tiek detaliau.
Pirmas pranešimas buvo labai trumpas, tačiau ir skausmingas - vėliau nebebuvo galima atidaryti duomenų bazės. Kompiuteris informavo apie klaidą: "Error 57: Device I/O error" (pagalboje paaiškinama, kad ši klaida galėjo būti dėl nesėkmingo kreipinio į įrenginį - printerį, diskinę atmintį ar pan.). Nuspaudus mygtuką "OK" bazė taip ir nebūdavo atidaroma. Ši klaida dažniausiai pasirodydavo tada, kai viename kompiuteryje sukurtą duomenų bazę būdavo bandoma atidaryti kitame kompiuteryje. Įtarimai, kad pastarajame kompiuteryje blogai suinstaliuotas Access nepasitvirtino - netgi perinstaliavus visą Windows operacinę sistemą ir Access 7.0 klaidos pranešimas išliko. Tada buvo bandoma perkelti visus "klaidingos" bazės objektus (lenteles, užklausas, ataskaitas, makrosus ir modulius) į kitą, naujai sukurtą duomenų bazę. Tačiau perkėlimas buvo tik iš dalies sėkmingas - nepavyko importuoti formų. Bandant į naują bazę įkelti kurią nors senosios bazės formų, Access informuodavo, kad trūksta atminties: "Out of memory". Šis pranešimas turėtų reikšti, kad nebeužtenka sisteminės atminties, tačiau kompiuteris, su kuriuo buvo dirbama, jos turėjo pakankamai, o be to tas pats veiksmas kitame kompiuteryje pavykdavo sėkmingai. Atliekant įvairius eksperimentus su skirtingomis formomis netyčia pavyko pastebėti, kad kai kuriuose kompiuteriuose neatsidaro tos formos, kurių pavadinimuose yra lietuviškos abėcėlės raidžių (ąčęėįšųūž). Pakeitus formų varduose lietuviškas raides į lotyniškas, bazę buvo galima tvarkingai atidaryti bet kuriame kompiuteryje. Siekiant išvengti kitų nesusipratimų visuose diplominiuose projektuose objektų (ne tik formų, bet ir lentelių bei užklausų) vardai buvo pakeisti. Tai atlikti buvo gan sudėtinga, kadangi šių objektų vardai buvo naudojami daugelyje modulių ir užklausų, kuriuos reikėjo perdaryti. Tačiau studentų pasitarime buvo nuspręsta, kad šiuos pakeitimus geriau atlikti kol tai dar įmanoma, negu tada, kai diplominiai darbai bus užbaigti.
Kita, atsiradimo momentu sudaranti mažiau problemų, tačiau dar neaiškesnė klaida - Windows operacinės sistemos pranešimas, kad kažkuris Access (ar pačios operacinės sistemos Windows) modulis bando kreiptis į neteisingą atminties puslapį: "This program has caused an invalid operation and will be shut down". Atsiradus tokiam pranešimui visa neįrašyta informacija dingsta ir lieka tik vienas pasirinkimas - spausti mygtuką "CLOSE", kuris uždaro ne tik duomenų bazę (MDB), bet ir patį Access. Nors šiuo atveju yra viena paguoda - perkrovus kompiuterio operacinę sistemą, o kartais tik iš naujo iškvietus Access, galima atsidaryti duomenų bazę ir su ja dirbti. Tačiau bandant atlikti tą patį veiksmą, kuris buvo vykdomas prieš pirmą kartą atsirandant klaidai, vėl iššaukiama ta pati klaida. Žinant šią klaidos savybę, galima pabandyti jos išvengti - iš naujo perdaryti atitinkamą programos modulį ar pakeisti kokias nors jo savybes. Bandant į modulius įvesti įvairius pakeitimus, pastebėjau, kad daugeliu atvejų klaida nebepasirodo, kai paprasta procedūra (Sub) pervadinama į privačią procedūrą (Private Sub). Nors kartais nepadeda net ir ši priemonė.
Minėtas pranešimas dažnai pasirodo bandant išsikviesti pagalbą (angl. Help). Tačiau tuo atveju duomenų bazei ši klaida nepavojinga - vienintelis nepatogumas būna tai, kad tuo momentu nebegalima pasiskaityti pagalbos, tačiau kitomis priemonėmis (per meniu ar paspaudus klavišą F1) ji vėl gali būti iškviesta.
Vieną kartą teko susidurti ir su skaudesne klaida. Derinant atrankų rengimo formą Access išvedė pranešimą, kad pastarosios formos (jai ir jos objektams vadinti jau nebuvo naudojami lietuviški vardai) duomenys sugadinti: "Form ... contains invalid data". Toliau buvo siūloma šią formą sukurti iš naujo arba, jei yra, paimti iš archyvo. Aš turėjau šiek tiek senesnę ir prastesnę šios formos kopiją dieną anksčiau sukurtame archyve. Todėl, kelis kartus nesėkmingai pabandęs atidaryti šią formą, uždariau duomenų bazę ir padariau jos kopiją. Deja, bet po to išvis nebegalėjau atidaryti šios bazės - kompiuteris kelis kartus pranešdavo apie neteisingą formą, o po to pasirodydavo man jau pažįstamas pranešimas "Device I/O error". Todėl, dar kartą nesėkmingai pabandęs atidaryti šią bazę su kitais kompiuteriais, turėjau iš naujo perdaryti ir kitas šios bazės formas. Laimei prapuolė tik vienos dienos pakeitimai, kadangi neseniai buvo sukurta archyvinė duomenų bazės kopija.
Ne kartą teko neišsaugant pakeitimų uždaryti duomenų bazę po to, kai, norint įrašyti formos pakeitimus, vykdant Access komandą "Save" būdavo parodomas tuščias įspėjimo langas "Warning", o po to pranešama: "Save operation failed" (nesėkminga išsaugojimo operacija). Jokios priemonės neleisdavo įrašyti pakeitimų - visais atvejais po to būdavo išvedamas pastarasis pranešimas. Iš naujo perkrovus kompiuterį vėl galima būdavo normaliai dirbti.
Dėl šių klaidų ne kartą norėjosi pereiti prie senesnės Access 2.0 versijos, tačiau tai padaryti turėjo visi vieningą Mokomosios firmos informacinę sistemą kuriantys autoriai, o tai daryti likus nedaug laiko iki darbo užbaigimo, ypač tada, kai nėra bazės konvertavimo iš naujesnės 7.0 versijos į senesniąją 2.0 priemonių, buvo neberealu. Todėl nereikėtų nustebti dirbant su programa pamačius Access klaidos pranešimą - geriausiai tokiu atveju rašyti laišką Access autoriams.
Taip pat yra keletas smulkesnių Access programinių priemonių netikslumų. Keistai veikia standartinis datų atpažinimas - kai kuriose situacijose (pavyzdžiui, nurodant formos savybę (angl. property) Filter) Access nesupranta su taškais įvestų datų (pvz. #1997.02.28#), o reikalauja datos skaičius skirti kableliais, įstrižais brūkšniais arba minusais (pvz. #1997,05,31#, #95/01/01# arba #1997-12-24#). Tuo tarpu standartinis datos formatas Lietuvai pritaikytoje Windows sistemoje numato metų, mėnesio ir dienos atskyrimą taškais. Tai, kad neteisingai interpretuojami realieji skaičiai po kablelio, pripažino net patys Access autoriai.
Kai kurios klaidos visai nepavojingos: pvz. porą kartų atidarant formą Access pranešė: "Invalid database object", bet po to formą pavyko sėkmingai atidaryti. Pranešimas "Top not allowed in delete queries" pasirodė ne savo kontekste - buvo vykdoma ne šalinimo, bet lentelės kurimo užklausa. Klaida "Subscript out of range" sutrukdė standartinėmis automatizuotomis priemonėmis (Wizard) sukurti ataskaitą.
Tačiau nuolat pasirodantis pranešimas "The program caused an illegal operation" ne tik sunaikina dalį informacijos bet ir sukliudo nuosekliai programuoti.