Depuis le 1er janvier 1994, les copropriétés du Québec sont devenues des personnes morales en vertu du nouveau Code civil du Québec et portent maintenant le nom de << syndicat >>. Les changements importants apportés à la législation ont créé de nouvelles obligations pour ces organismes, autant au niveau légal que comptable et même fiscal. Comme ces changements ont des répercussions sur le travail de l'expert-comptable et sur celui des personnes chargées de préparer les états financiers, le comité de la pratique professionnelle de l'Ordre s'est penché sur le sujet et a développé des états financiers modèles.
Le présent article dresse un sommaire des changements apportés à la législation et introduit les éléments traités dans les états financiers modèles.
Déclaration d'immatriculation
Tous les syndicats de copropriétaires doivent dorénavant compléter une déclaration d'immatriculation auprès de l'Inspecteur général des institutions financières. En effet, l'article 1060 du Code civil mentionne que << La déclaration, ainsi que les modifications apportées à l'acte constitutif de copropriété et à l'état descriptif des fractions, sont présentées au bureau de la publicité des droits >>.
Vérification des états financiers
Le Code civil n'oblige pas les syndicats de copropriétaires à faire examiner ou faire vérifier leurs états financiers, sauf dans le cas suivant : en vertu de l'article 1105 du Code civil, un promoteur qui perd le contrôle du conseil d'administration d'une copropriété, suite à la vente d'une majorité des fractions, doit produire des états financiers accompagnés d'un rapport de mission d'examen (le Code civil réfère aux commentaires d'un comptable). Dans tous les autres cas, si les copropriétaires veulent que les états financiers soient examinés ou vérifiés, il est souhaitable de le mentionner dans la déclaration de copropriété et d'y préciser la nature de la mission.
Droits et obligations des copropriétaires
Le Code civil approfondit la notion de budget et précise notamment les droits et obligations des copropriétaires reliés aux charges qui leur sont propres. La répartition de ces charges est définie par la description des parties privatives et des parties communes de l'acte de propriété. Étant donné l'importance que le Code civil accorde au budget, il est souhaitable de le présenter dans les états financiers par comparaison avec les résultats réels du même exercice. De plus, si la répartition des charges est présentée dans les états financiers, elle doit refléter la description de l'acte de copropriété.
L'expert-comptable aurait avantage à lire attentivement l'acte de copropriété afin de s'assurer que la répartition entre les charges attribuables aux parties communes à usage général et à usage restreint est adéquate, ainsi que leur présentation aux états financiers s'il y a lieu.
Fonds de prévoyance
Le Code civil exige la création d'un fonds de prévoyance qui sera affecté uniquement aux réparations majeures et aux remplacements des parties communes. Il fixe également la contribution annuelle qui doit être d'au moins 5 % de la contribution aux charges communes.
Les administrateurs doivent prévoir, à cet égard, la création d'un compte de banque distinct car les liquidités de ce fonds ne peuvent être affectées aux opérations ordinaires. Conséquemment, les éléments d'actif et de passif de ce fonds doivent être présentés séparément dans les états financiers. L'utilisation de la comptabilité par fonds permet d'obéir à ces exigences et assure un meilleur contrôle sur la gestion des fonds affectés.
Il est à noter que toute dérogation à l'obligation contractuelle ou légale de contribuer au fonds de prévoyance doit être mentionnée dans les notes complémentaires. De plus, il est souhaitable que les administrateurs prévoient la création d'une réserve pour imprévus afin de pallier à toute autre éventualité, puisque les liquidités du fonds de prévoyance ne peuvent être affectés qu'aux fins de réparations majeures et aux remplacements des parties communes.
Assurance
Un des changements importants concerne la couverture d'assurance. Le syndicat doit dorénavant assurer tout l'immeuble, y compris les parties privatives, à l'exception des améliorations apportées par chacun des copropriétaires à leur partie privative, pour un montant correspondant à la valeur à neuf de l'immeuble. L'expert-comptable devrait s'assurer que la couverture d'assurance est suffisante et conseiller son client à cet égard.
Déclarations fiscales
Le changement de statut de la copropriété, faisant de cette dernière une personne morale, a amené les autorités fiscales à revoir leur position sur l'assujettissement à l'impôt des sociétés d'immeubles en copropriété. Antérieurement, la copropriété n'avait normalement pas de déclarations fiscales à produire et n'était pas assujettie à l'impôt. Désormais, les syndicats de copropriétaires devront produire des déclarations fiscales (T2, T1044 et C17). Ils seront exempts d'impôts si l'organisme est admissible comme organisation à but non lucratif ou s'acquitte de son rôle sans s'engager dans des activités qui mettent en cause des non-membres.
Les états financiers modèles
Les éléments précédemment abordés sont développés dans les États financiers modèles des syndicats de copropriétaires. Ces états financiers modèles ont été conçus dans le but de guider les personnes qui doivent préparer des états financiers pour les syndicats de copropriétaires ou effectuer une mission d'examen ou de vérification.
Ces états financiers modèles sont accompagnés de commentaires généraux sur la vérification, l'impôt sur le revenu et la présentation des états financiers. Ils comportent deux jeux complets d'états financiers, incluant des notes complémentaires et des informations pertinentes. En plus de faire référence au Manuel de l'ICCA, les commentaires renvoient fréquemment au Code civil. De plus, des commentaires généraux ont été obtenus de Revenu Canada et du ministère du Revenu du Québec.
En conclusion, les préparateurs d'états financiers des syndicats de copropriétaires doivent être au courant des principaux changements apportés à la législation s'ils veulent effectuer adéquatement leur mission. Ils seront vigilants lors de la recherche d'éléments probants afin de s'assurer que le syndicats respecte les exigences légales, comptables et fiscales.