2. แนะนำลักษณะของปัญหาโดยทั่วไป

• กำหนดหัวเรื่องของปัญหา

• กำหนดขอบเขตของปัญหา

เอกสารต่าง ๆยังไม่มีการจัดระบบให้ดี การออกเอกสารต่าง ๆ ยังไม่รัดกุม ก่อให้เกิดความผิดพลาดและความล่าช้าในการทำงาน
การตรวจเช็คสินค้ายังไม่เป็นระบบเท่าที่ควร เนื่องจากต้องทำการตรวจเช็คด้วยคน อาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย
รายงานต่าง ๆ ที่ต้องการยังไม่สามารถสรุปออกมาได้อย่างรวดเร็ว จะต้องรวบรวมเอกสารต่าง ๆทำให้เกิดความล่าช้าและเกิดความผิดพลาดได้ง่าย
การสั่งสินค้ายังไม่เป็นระบบ เมื่อเห็นว่าสินค้าใกล้จะหมดถึงจะสั่งซื้อไป บางทีสินค้าก็ไม่เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า
ไม่ทราบจุดสั่งซื้อที่แน่นอน ทำให้เสียค่าใช้จ่ายในการขนส่งสินค้าเพิ่มมากขึ้น
• กำหนดวัตถุประสงค์ของการศึกษา
การจัดทำเอกสารและรายงานต่าง ๆจะต้องไม่ผิดพลาด
สามารถออกรายงานที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วไม่ล่าช้า ทันต่อความต้องการ
รายงานจะต้องมีรายละเอียดต่าง ๆชัดเจน แน่นอนเป็นระเบียบ ถูกต้อง สวยงาม
สามารถลดจำนวนพนักงานที่มีอยู่ให้เหลือเท่าที่จำเป็นได้
ตรวจสอบข้อมูล สินค้า หรือข้อมูลต่าง ๆที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว
พัฒนาระบบจนสามารถเชื่อมต่อข้อมูลใน file ต่าง ๆ เข้าด้วยกันได้ด้วยดี
สามารถทำการปรับปรุงแก้ไขรายละเอียดข้อมูลที่มีอยู่ได้
จัดระบบรักษาความปลอดภัยต่อข้อมูลให้มีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบ
เป็นระบบที่สามารถทำความเข้าใจได้ง่ายไม่ยุ่งยาก
สามารถสรุปการทำงานของขั้นตอนต่าง ๆ ออกมาได้
สามารถจัดการระบบ แก้ไข ปรับปรุงระบบ และให้สิทธิของผู้ใช้โปรแกรมได้
3. แสดงส่วนที่ก่อให้เกิดปัญหาและที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล
• การเช็คและตรวจนับจำนวนสินค้าในสต๊อกทำการตรวจนับด้วยมือ แล้วบันทึกลงในกระดาษ และต้องตรวจนับทุก ๆ ครั้งที่จะมีการสั่งซื้อสินค้า
• เอกสารต่าง ๆ ที่เก็บข้อมูลใช้มือเขียน อาจก่อให้เกิดความผิดพลาด ถึงแม้จะเป็นความผิดพลาดเล็กน้อยก็อาจก่อให้เกิดความเสียหายได้ เช่น การคำนวณยอดขาย เป็นต้น
• สินค้ามีจำนวนมากและมีหลายประเภท ทำให้ยากต่อการตรวจนับ
• ขั้นตอนการทำรายงานยุ่งยาก เสียเวลา
• สินค้าบางประเภทมีราคาไม่แน่นอน มีราคาขึ้นลงตามราคาตลาด ทำให้จะต้องมีการปรับปรุงราคาสินค้าตามราคาขายตามท้องตลาด
• ไม่ทราบจุดสั่งซื้อสินค้าที่แน่นอน ซึ่งต้องแล้วแต่ประเภทของสินค้าด้วยว่าต้องมีจำนวนสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อเท่าไร
• ไม่มีมีการปรับปรุงแก้ไข ลบชื่อลูกค้ามี่ไม่ได้ติดต่อกับทางร้าน ทำให้เกิดการเก็บเอกสารที่ซ้ำซ้อน มีเอกสารจำนวนมาก
• รายงานที่ต้องการจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลจากหลาย ๆ แผนก จึงจะได้รายงานที่ต้องการก่อให้เกิดความล่าช้า
4. อธิบายหลักการและเหตุผลในการแก้ปัญหา
1. เนื่องจาก การจัดทำเอกสารต่างๆ ยังไม่รัดกุม หากมีการพัฒนาวิเคราะห์ระบบขึ้น ก็จะทำให้สามารถจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบและรัดกุมขึ้น
2. สำหรับระบบการชำระหนี้ หากนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการเก็บข้อมูลลูกหนี้ จะสามารถรู้ยอดเงินที่ลูกค้าติดค้างได้แน่นอน แม่นยำและสามารถทวงหนี้ได้สะดวก เพราะจะมีแบบฟอร์มกรอกที่อยู่ไว้ในข้อมูลของลูกค้า
3. การตรวจเช็คสินค้า หากต้องการระบบการตรวจเช็คที่ง่ายจะต้องมีการทำระบบ lanขึ้น แต่หากเป็นไปไม่ได้ควรมีคอมพิวเตอร์ที่สามารถจัดการกับแฟ้มการสต๊อกสินค้าได้ จะทำให้เกิดความผิดพลาดน้อยลง และไม่เสียเวลาในการตรวจเช็คมากนัก
4. สำหรับรายงานต่าง ๆที่ต้องการนั้น หากนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในการออกรายงานทำให้สะดวกรวดเร็ว และรูปแบบรายงานมีความชัดเจนและดีขึ้นกว่าเดิม
5. การสั่งสินค้านั้น หากนำคอมพิวเตอร์มาใช้ก็ทำให้ทราบจุดสั่งซื้อที่แน่นอน และประหยัดค่าใช้จ่ายในเรื่องของการจ้างพนักงานมากขึ้น และการสรุปยอดขายในแต่ละเดือนก็แน่นอน ทำให้ง่ายต่อการทำบัญชี
6. การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลเป็นไปอย่างสะดวกและรวดเร็ว เนื่องจากหากมีการจัดการระบบก็สามารถเข้าไปทำการปรับปรุงและแก้ไขข้อมูลได้
ศึกษาความเหมาะสมและความเป็นไปได้ที่จะพัฒนาระบบ
1. การสัมภาษณ์หาสภาพความเป็นจริง
เพื่อให้มั่นใจและเข้าใจสภาพความเป็นจริงในส่วนของงานในระบบงานข้าพเจ้าจึงไปทำการสัมภาษณ์นายหัน ครุฑเผือก ผู้บริหารของ บริษัท
เริ่มสัมภาษณ์
น้อง : สวัสดีค่ะ หนูขอรบกวนเวลาอาเพื่อศึกษาระบบการทำงานของบริษัทสัก 10 นาทีได้นะค่ะ
คุณหัน : ได้จ๊ะ หนูมีอะไรจะให้อาช่วย
น้อง : หนูสนใจระบบการทำงานของบริษัทคุณอานะค่ะ พอดีเห็นว่างบางอย่างของบริษัทใช้เก็บ
ข้อมูลด้วยมือ กระดาษ ก็เลยสงสัยนะค่ะ
คุณหัน : พอดีว่าบริษัทนี้เป็นบริษัทเล็กๆ ข้อมูลไม่มากเท่าไร แต่ทางบริษัทก็กำลังจะพัฒนามาใช้คอมพิวเตอร์ในการทำงาน
น้อง : บริษัทนี้มีสาขาหลายที่แล้วใช้อะไรในการติดต่อกันค่ะ
คุณหัน : ทางเราจะมีการประชุมผู้บริหารทุกเดือนอยู่แล้ว ส่วนถ้ามีงานด่วนก็จะใช้โทรศัพท์
น้อง ; ทำไมไม่ทำงานแบบ online หละค่ะ
คุณหัน : ทางบริษัทเรากำลังพัฒนาอยู่
น้อง : ใช้คอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลนั้นใช้โปรแกรมอะไรค่ะ
คุณหัน : ส่วนใหญ่จะเป็น microsoft excel
น้อง : สินค้าของบริษัทนี้เน้นสินค้า บอล์เคลย์อย่างเดียวเหรอค่ะ
คุณหัน : ส่วนใหญ่จะเป็นสินค้าบอล์เคลย์ แต่ก็มีบ้างที่ไม่ใช่คือเป็นตัวดินที่ยังไม่ได้ทำการผสม
น้อง : แล้วดินนี่บริษัทนี้ผลิตเองทั้งหมดเลยหรือเปล่าค่ะ
คุณหัน : มีบ้างบางตัวที่ต้องสั่งซื้อจากบริษัทอื่น
น้อง : หนูรบกวนเวลาอานานแล้ว ขอบคุณมากนะค่ะ แล้วหนูจะมาขอความรู้อีก
คุณหัน : ด้วยความยินดีจ๊ะ
 
2. ศึกษาจากข้อมูลและรายงานเอกสารว่าเกิดขึ้นได้อย่างไร
• ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้า
• พนักงานที่สั่งซื้อสินค้าจะต้องทราบจำนวนสินค้าที่สั่งซื้อจากข้อมูลในเอกสารของการตรวจนับสินค้าที่เหลืออยู่
• เมื่อเอกสารถูกส่งมาให้ก็จะทำการตรวจดูเอกสาร แล้วจึงทำการโทรศัพท์ไปสั่งสินค้า
ข้อมูลเกี่ยวกับลูกหนี้
• ตรวจดูรายชื่อลูกหนี้ที่ติดค้าง
• ดูกำหนดเวลาชำระหนี้
• หากมาชำระหนี้ตรงเวลา เช็คว่าชำระหนี้แล้ว
3. ศึกษาขั้นตอนการดำเนินงานของระบบ
อธิบายขั้นตอนดำเนินงานในรูปตาราง

ตารางแสดงกระบวนการ

กระบวนการขั้นตอนการทำงาน

การขายสินค้า
-ขายสินค้าให้กับลูกค้าเป็นเงินสด
-บันทึกการขายสินค้าในแต่ละวัน
-จัดทำรายงานสรุปการขายในแต่ละวัน
-บันทึกยอดเงินที่ได้จากการขายในแต่ละวัน
การสั่งซื้อสินค้า
-ดูรายการสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ
-ทำรายการสั่งซื้อสินค้า
-นำใบสั่งซื้อไปสั่งซื้อกับผู้ขาย

5. การนำเสนอข้อสรุป วิธีการ เวลา ต้นทุน และผลตอบแทนของตัวเลือก

• ประหยัดค่าใช้จ่ายในการพัฒนาระบบ
• ไม่จำเป็นต้องใช้คนที่มีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์จนชำนาญ เพียงแต่รู้เรื่องโปรแกรม excel ก็สามารถใช้งานได้แล้ว
• ทำให้ระบบการทำงานดีขึ้นการเดิมเล็กน้อย

ข้อเสียของทางเลือกนี้ คือ

• การเก็บข้อมูลเป็นเพียงการเก็บข้อมูลพื้นฐาน มีข้อมูลทั่วไปไม่เป็นระบบต่อเนื่องกัน
• ไม่ช่วยให้การทำงานเป็นขั้นตอนและเชื่อมต่อกัน
• ไม่ช่วยแก้ไขปัญหาที่มีอยู่มากนัก เพราะจัดการระบบได้ไม่ดีพอ

• ต้นทุนในการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ 5 เครื่องประมาณ 30000 - 40000 บาท
• การจ้างพนักงานคีย์ข้อมูลต่าง ๆ ลงในโปรแกรม excel 3 คน ประมาณเดือนละ 4000-6000 บาท
• ค่าซ่อมบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์เกี่ยวเนื่อง เช่น แผ่นดิสก์ ประมาณ 1000 บาท / เดือน

• สามารถไปซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์มาติดตั้งแล้วลงโปรแกรม excel แล้วสามารถใช้ได้เลย

ข้อดีของทางเลือกนี้ คือ

• รวดเร็วประหยัดเวลาในการพัฒนาระบบ
• สามารถใช้งานระบบได้ทันที ตรงตามที่ต้องการ
• ทำให้ระบบการทำงานเป็นระเบียบมากขึ้น มีหลักฐานที่แน่นอน
• สามารถ support งานของบริษัทได้เป็นอย่างดี

• ต้นทุนในการลงทุนสูง
• ไม่แน่ใจว่าจะได้ผลตามที่คาดหมายได้ร้อยเปอร์เซ็น
• บางครั้งโปรแกรมระบบงานสำเร็จรูปไม่ตรงตามที่ต้องการ
• หากเกิดการเสียหายไม่ค่อยได้รับการดูแลเอาใจใส่เท่าที่ควรจากบริษัทผู้ขาย

• ต้นทุนในการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ 5 เครื่องประมาณ 60000 - 80000 บาท
• การจ้างพนักงานจัดระบบต่าง ๆ ของโปรแกรมระบบ 3 คน ประมาณเดือนละ 5000-7000 บาท
• ค่าโปรแกรมสำเร็จรูปประมาณ 30000 - 80000 บาท
• ค่าซ่อมบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์เกี่ยวเนื่อง เช่น แผ่นดิสก์ ประมาณ 1000 บาท / เดือน
• ค่าสวัสดิการพนักงานของบริษัทเมื่อระบบเกิดปัญหา เมื่อไม่อยู่ในประกันแล้ว

• ใช้เวลาในการติดตั้งและอบรมการใช้โปรแกรมประมาณ 1 เดือน โดยทางบริษัทขายโปรแกรมจะต้องมีการให้บริการสอนโปรแกรม และมีการกำหนดระยะเวลาในการบริการหลังการขายที่แน่นอน

• สามารถได้ระบบที่มีประสิทธิภาพ สมบูรณ์แบบ
• ตรงตามความต้องการของเราทุกอย่าง
• สามารถเรียนรู้โปรแกรมได้ง่ายเนื่องจากจะต้องทราบขั้นตอนการทำงานทุก ๆ ขั้นตอน เพราะต้องให้ข้อมูลต่าง ๆ ทุกระยะ
• สามารถ support งานเราได้อย่างดี หากมีปัญหาก็สามารถปรึกษา ทำความเข้าใจระบบกับโปรแกรมเมอร์ได้

• ค่าใช้จ่ายในการลงทุนสูง
• เสียเวลาในการพัฒนาระบบ
• ต้องเสียเวลาในการให้ข้อมูล และติดตามความเป็นไปอย่างใกล้ชิด

• ต้นทุนในการซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์ 2 เครื่องประมาณ 60000 - 80000 บาท
• การจ้างพนักงานจัดระบบต่าง ๆ ของโปรแกรมระบบ 1 คน ประมาณเดือนละ 5000-7000 บาท
• ค่าจ้างโปรแกรมเมอร์ในการเขียนโปรแกรม 40000 - 70000บาท เนื่องจากระบบงานวัสดุก่อสร้างเป็นระบบงานที่ยุ่งยากพอสมควร
• ค่าซ่อมบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์เกี่ยวเนื่อง เช่น แผ่นดิสก์ ประมาณ 1000 บาท / เดือน
• ค่าสวัสดิการของโปรแกรมเมอร์ในการมาดูเมื่อระบบเกิดปัญหา

• เวลาที่ใช้ในกาวิเคราะห์ระบบใช้เวลาประมาณ 3 เดือน ในการหาข้อมูล รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ระบบเดิม วิเคราะห์ปัญหาของระบบ ออกแบบและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยการพัฒนาระบบ และต่าง ๆ อีก

6. จัดทำเอกสารสรุปเกี่ยวกับแผนพัฒนาระบบใหม่ (Choosing summary)

• ระยะเวลาพัฒนา 3 เดือน

• ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น

เครื่องคอมพิวเตอร์ 2 เครื่อง 90000 บาท

อุปกรณ์การต่อเครือข่าย 40000 บาท

เครื่องคำนวณคอมพิวเตอร์ 50000 บาท

รวม 260000 บาท

• ผู้รับจ้าง พัฒนาระบบ

• ผู้ว่าจ้าง

จังหวัดลำปาง 521050

tel 054-296301

• ส่วนงาน และผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการนี้

ส่วนงานผลตอบแทน คือ ส่วนงานที่ได้รับการพัฒนา

คุณหัน ครุฑเผือก คือ ผู้ให้ข้อมูลและความสะดวกแก่ทีมพัฒนา

คุณฐิติ กมลรัตน์ คือหัวหน้าฝ่ายวางระบบบริษัท นอร์ทแลนด์ จำกัด คือผู้ทำสัญญา ผู้เชี่ยวชาญ และรับผิดชอบโครงการ

• ข้อตกลงเบื้องต้น ที่ควรมีในระบบงาน

การปรับปรุงแก้ไขข้อมูล

ข้อกำหนดเพิ่มเติมที่มีให้กับโปรแกรม

• พิมพ์รายงานขายตามรหัสสินค้าระบุเลขที่บิล
• พิมพ์รายงานขายเรียงตามเลขที่ใบเสร็จ
• พิมพ์รายงานขายเรียงตามรหัสสินค้า
• พิมพ์รายงานขายเรียงตามรหัสลูกค้า
• พิมพ์รายงานขายในแต่ละวัน
• พิมพ์รายงานการสั่งซื้อตามเลขที่ใบสั่ง
• พิมพ์รายงานการสั่งซื้อตามผู้ขาย
• พิมพ์รายงานการสั่งซื้อตามสินค้า
• พิมพ์รายงานการสั่งซื้อในแต่ละวัน
• พิมพ์รายงานการรับตามเลขที่ใบรับสินค้า
• พิมพ์รายงานการรับตามผู้ขาย
• พิมพ์รายงานการรับตามสินค้า
• พิมพ์รายงานค้างรับสินค้า
• พิมพ์รายงานรับสินค้าในแต่ละวัน
• พิมพ์รายงานรายละเอียดสินค้าตามรหัสสินค้า
• พิมพ์รายงานรายละเอียดสินค้าตามชื่อสินค้า
• พิมพ์รายงานสินค้าถึงจุดสั่งซื้อ
• พิมพ์รายงานรายละเอียดลูกค้าตามรหัส
• พิมพ์รายงานรายละเอียดลูกค้าตามชื่อ
• พิมพ์รายงานรายละเอียดเจ้าหนี้ตามรหัส
• พิมพ์รายงานการชำระหนี้ให้เจ้าหนี้ตามเลขที่ใบชำระ
• พิมพ์รายงานการชำระหนี้ให้เจ้าหนี้ตามรหัสเจ้าหนี้
• พิมพ์รายงานยอดค้างชำระเจ้าหนี้

DATA FILE : PRODUCT (แฟ้มสินค้า)

Field 1 x(4)รหัสสินค้า

Field 2 :proname ชื่อสินค้า

Field 3 :ราคาขาย/หน่วย

Field 4 :ราคา ต้นทุน

Field 5 :proorder จุดสั่งซื้อ

Field 6 :quan ปริมาณ

Field 7 :orderquan ปริมาณกำลังสั่งผลิต

5001 Mae san2500 1800 1000500500

5002 Mae tile3200 2100 1500700500

5003 MVW45003200 2200700500

5004 ASB-205800 4200 300010001000

5005 Carafine6000 4500250010001000

DATA FILE : CUTOMER(แฟ้มลูกค้า)

Field 1 cusid รหัสลูกค้า

Field 2x(15)ชื่อลูกค้า

Field 3address1x(20)ที่อยู่

Address2x(20)ที่อยู่

Field 4postcodex(5)รหัสไปรษณีย์

Field 5debx(15เงินค้างจ่าย

101 อินทรา 93 ต.อ่าวน้อย อ.เมือง จ.ประจวบฯ 77210 1500

102 sss 143 ต.น้ำเลา อ.ร้องกวาง จ.แพร่ 54140 1000

103 NND 182 ต.ห้างฉัตร อ.ห้างฉัตร จ.ลำปาง 52190 1800

104 ซีเมนต์ 221 ต.ดอนเปา อ.แม่วาง จ.เชียงใหม่ 50360 2100

105 SSD 21 ต.ท่าอิฐ อ.เมือง จ.อุตรดิตถ์ 53000 2500;