做好時間分配 提升１／４工作績效！
上帝最公平的地方，就是賜給每個人相同的時間，一天24小時。很多人抱怨時間不夠用，
卻很少去追究為何如此？在工作績效的構成要素中，時間管理就占1/4的比重，
要如何才能有效運用時間？請記住這個公式：「時間管理＝事件順序＋時間分配」。
在某一堂課上，教授在桌子上放了一個玻璃罐，然後拿出一袋鵝卵石放進罐子裡，
問學生說，「這罐子裝滿了嗎？」學生異口同聲回答「是」。
「真的嗎？」教授接著拿出一袋碎石子倒進罐子裡，再問學生，
「這罐子裝滿了嗎？」這次學生們猶疑地答道，「可能沒滿。」
接著，教授再拿出一袋沙子，慢慢倒進罐子裡，倒完後他問學生，
「這個罐子是滿的呢？還是沒滿？」學生學乖了，都回答「沒有滿」。
最後，教授拿出一大瓶水，倒進看起茪w經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的罐子，
然後問學生，「我們從這件事，學到什麼重要的功課？」班上一陣沈默後，
一位學生回答說，「無論我們多忙，行程排得多滿，總是可以再擠出時間做更多的事。」
教授聽完後，點了點頭，微笑道，「答案不錯，但這不是我要告訴你們的重點。
我想告訴大家的是，如果你不先將大石子放進罐子裡，也許以後就沒機會放進去了。」
如果你夠細心，或許已經觀察出，這堂課是教授「時間管理」的課程。
如何分配時間，才能夠在有限的時間中，依序放進鵝卵石、小碎石、沙子和水，是這堂課的重點。
．時間管理的重要性：占績效1/4比重
時間管理沒做好，忽略事情輕重緩急的順序，就如同把鵝卵石留到最後，
卻放不進罐子裡的道理是一樣的。重要性最高的事情，最後分配的時間所剩無幾，
怎可能有工作績效可言？教授「時間管理」課程經驗豐富，聯聖企管總經理陳蕙兒指出，
「績效＝工作成果＋工作品質＋時效＋成本控管」，可知時間管理的能力，至少占工作績效1/4比重。
她舉例說，假如A代表「已成交的客戶」，B是「有希望成為客戶的人」，
C是「待開發的客戶」。一位有良好時間管理的員工，分配在A、B、C的時間，
就應該是B＞C＞A，先將B培養成A，再將C培養成B，最後才是維繫跟A的關係，如此才有良好的績效。
對主管來說，時間管理更顯重要，因為主管能處理事情的時間，比下屬更有限。
陳蕙兒解釋，一位主管除了要處理自己的事情，還要兼顧下屬的事情，並且確保團隊績效。
然而偏偏很多事情，下屬往往是到了無法處理，或是很緊急之際，才會往上呈報，
這時已經沒剩多少時間可以處理了。也因此，主管比下屬更需要做好時間管理。
羅馬帝國的凱撒大帝，在領兵出征時，儘管再累，每天睡覺前，一定思考當天的時間運用。
「因為時間管理做得好，才有條件談其他管理」陳蕙兒說。
．時間管理第一課：分辨輕重緩急
「時間管理出問題的人，最常犯的毛病就是時間分配不對，沒有按照事情的輕重緩急，
給予每一件事情應有的時間，」中華民國中小企業專業經理人協會理事涂紹懿說。
鵝卵石就好比是第一類「重要且緊迫的事」；小碎石是第二類「重要但不緊迫的事」；
沙子就是第三類「不重要但緊迫的事」；水則是第四類「不重要也不緊迫的事」。
涂紹懿說：「很多人抱怨時間不夠用，關鍵原因是優先順序搞錯了。」
涂紹懿曾任職於壽險公司，一位同事離職時，把某個從事土地代書的客戶移交給她。
剛接手沒多久，代書先生就來電，劈頭不停地抱怨。30秒後，涂紹懿掛掉電話，
直奔天母拜訪這位代書先生。她足足花了3個小時，聽對方抱怨過去的服務品質，
好幾次她都恨不得站起來，拍拍屁股走人，但還是克制下來。最後總算抱怨夠了，
代書先生給她一句話，「合約拿出來吧！我可以簽了。」
為了那位客戶的抱怨，涂紹懿將當天其他約訪一一改期。
「很多人最不想碰的就是客戶抱怨，可是客戶抱怨往往是第一類『重要且緊迫的事』，
應該第一優先處理。如果壓後，很可能就會失去這位客戶」她說。
．最大時間管理迷思：重要但不緊迫的事
陳蕙兒曾經輔導過一個印象深刻的個案。一位企業家第二代的執行副總，每天都非常忙碌，
總是在處理緊急狀況，一天到晚抓著員工跟他一起加班。陳蕙兒到他辦公室一看，
「哇！除了辦公桌上堆滿了公文，連茶几上也都堆積如山」陳蕙兒登場怔在那裡。
執行副總坦言，他並沒有區分事情重要性與緊迫性的習慣，一律按事情發生的順序處理，
此外又有應接不暇的應酬、電話和訪客，才會導致他經常積壓公文。「員工抱怨他的slow motion
（動作太慢），抱怨得要死，」陳蕙兒輔導的第一天，就有不少員工向她訴苦。
陳蕙兒看出他犯了兩大時間管理通病，一是沒有區分事情輕重緩急，二是事必躬親。
於是教導他執行目標管理，並且開始授權。之後，這位執行副總不再親自批閱每一份公文，
只檢核每週各部門計畫表，表中詳列每週工作進度，以及即將到期的工作。
此外，每月固定開一次主管會議。「結果員工加班時間減少一半」陳蕙兒說。
陳蕙兒指出，時間管理的陷阱，主要出現在第二類，人的惰性往往將「重要但不緊迫」的事，
拖到變成「重要且緊迫的事」。最容易浪費時間的則是第三類，不速之客來訪或者朋友請託，
雖然不重要但緊迫，很容易讓你放下手邊工作。最可怕的就是第四類，
愛管閒事，交際應酬，對個人工作績效毫無建設性。
．謹守80/20法則分配時間
《80/20法則》這本書提到，在我們所做的努力中，通常有80％的收穫，
來自於20％的時間付出；另外80％的時間付出，則只帶來20％的結果。
涂紹懿指出，大部分的人把80％的時間，花在無意義的事情上，卻只留下20％的時間，
給真正重要的事情。她舉例說，客戶抱怨的處理，和不速之客到訪比較起來，
前者就應該分配到更多時間。同樣的80/20法則，陳蕙兒則認為，時間應該安排八分滿就好，
留下20％的時間處理突發事件。「這樣的分配方式，也可大大減輕工作壓力」她說。
．避免會而不議：準備大綱，準時開始，準時結束
一般人最常浪費時間之處，涂紹懿歸納出五點：1陪客戶吃飯，交際應酬；
2接不完的電話；3處理不完的抱怨；4拚命上課，卻沒有吸收；5冗長的會議。
其中，「開會尤其容易浪費時間，不知不覺就會漫無目的地開下去。」涂紹懿表示，
一定要事先準備討論大綱，並且準時開始，準時結束，會議才會有效率。
陳蕙兒認為，如果會議沒有規格化，很容易流於「會而不議」，浪費時間。
所謂的會議規格化，包含會議形式和開會時間的規格，例如什麼樣的會議應該開多久，
出席者應該準備什麼資料等。陳蕙兒舉例說，有一家資訊業公司，也是經常「會而不議」，
而且開會時間冗長。她建議該公司改採簡報（Presentation）的開會方式，會議前一天，
所有出席人員，必須將簡報資料交給主席。有一次該公司開年度預算會議，
輪到一位副總經理報告時，才發現秘書小姐幫他準備的資料錯誤百出，數字兜不起來，
而他本人又沒有事先預覽，結果在台前被總經理質詢了兩個多小時，臉紅得不得了。
經過這次教訓，之後該公司開會效率大增，也節省了出席人員的寶貴時間。
開會最怕遇到有人姍姍來遲。涂紹懿說，愛遲到的人，總是固定的那幾位，
可以用「零時間差」和「零榮譽差」的方式處理。所謂的零時間差，就是針對愛遲到的人，
預測他們會遲到多少時間，就把他們的開會時間提前多少時間。而零榮譽差就是，
由會議主席決定是否允許那些人遲到，可以容許的遲到時間多長。「過去，
我也曾經試過罰款的方式，但是一點效也沒有，零時間差還是比較有效的方式」她說。
．養成記錄習慣，時間管理效果加倍
時間管理有沒有技巧？陳蕙兒強調，真想做好時間管理，最重要的就是養成記錄的習慣。
就像寫日記一樣，把每天應該開的會、待追蹤事項、待處理事項，以及上司交辦事項，
按類別條列下來，用不同顏色的筆，區分輕重緩急。同時，隨時檢討改善，以提升管理效果。
涂紹懿則是用自己最熟悉的工具，如記事本、各種顏色的螢光筆及便利貼，以不同顏色，
將事情按重要性及緊迫性加以分類，用便利貼記錄突發事項的人事時地物，然後貼在記事本上。
莎士比亞曾說過，重重天幕、星子和位於宇宙中心的此地，均有其等差、先後順序及地位。
「時間管理無非就是為生活中每一件事情，找到最佳的順序，並給予最適當的地位」涂紹懿說。