Eşsiz bir kaynak olan zamanı nasıl harcayacağımıza karar verebiliriz. Tıpkı öteki kaynaklar gibi zaman da çok etkili biçimde değerlendirilebilir veya boşa harcanabilir. Yazar ve danışman danışmanDrucker şu gözlemde bulunuyor:"Zamanen az bulunan kaynaktır. Eğer doğru yönetilmiyorsa , hiçbir şey yönetilmiş sayılmaz." Zamanın yönetimi konusu neden ihmal ediliyor? Çünki bütün kaynaklar arasında görünüşe göre en az anlaşılan ve en kötü yönetileni zamandır. paha biçilmez bir değerin kullanımını şansa bırakıyor,kontrol edip planlamıyoruz.

Pek çok zaman tuzağının kendinizden kaynaklandığını belkede fark ettiniz. Zaman kaybına neden olan belli başlı öğeleri belirtmeleri istendiğinde çoğu yönetici önce ,toplantı,ziyaretçi erteleme gibi dış kaynak ve nedenleri sayar.Oysa zaman yönetimenin sorunları içimizdeki düşman! Önceliklerin eksikliği yetki devrinin olmayışı, sürüncemede bırakma,plansızlık v.b.

Şimdi kendinize bazı sorular sorun.Zaman tuzaklarından hangilerine siz neden oluyorsunuz? Hangilerini başkaları ,dış kaynaklar dış kaynaklaroluşturuyor?Bu dış kaynaklardan hangileri kontrol altına alınabilir,hangilerini ortadan kaldırabilirsiniz?Bu soruları iyive düşünüp yanıtladıktan sonra, zaman kaybı sorununun hem ana nedeninin hemde çözümünün kendiniz olduğunu kabul ediyormusunuz?Öyleyse hiç kuşkusuz daha önce sözünü etttğigimiz sonuca geldiniz.

YÖNETİCİNİN UZUN GÜNÜ: Araştırmalar kişinin yönetim merdivenlerinde yükseldikçe ,saat ve gün olarak daha çok çalıştığını ortaya koymaktadır.Clarence Randall , kendini işe kurban etmeye hazır , tek adam olduğuna inanan yöneticiyi tanıma yollarını şöyle tanımlıyor: Böyle biri ,kendini ıstırap ve acıya adamış ,sorumluluklarını bilen ,feragat etmesi gerektiğine inanan bir kişilige sahiptir. Onu üstü kalabalık masasından tanıyabilrsiniz.

Bşarısız yöneticilerin bir özelliğide ,bunların aile hayatlerından özveride bulunmalarıdır.Genelde ailenin ihmali ve evlilik pahasına işleri yürütmeye çalışmak,iş veriminin düşmesine yol açar.

Demekki işi başından aşkın yöneticiler boş zamanlarında na yapacaklarını bilememekte.Bir psikolog işin insanın yaşamak için yaptığı değil fakat yapmak için yaşadığı bir şey olduunu söylüyor.

Kendisine xaman yönrtimi hakkında felsefesini özetlemesini istenen bir zat,:"zaman sana ait bir şeydir,"cevabını verdi."Onun sana hükmetmesini izin vermemeli sen ona hükmetmelisin kendine hükmedemezsen zamanada hükmedemezsin.""insanoğlu doğayı kontrol edecek kadar akıllı ama kendini kontrol edemiyor.Gerçekçi bir öz değerlndirme kolay değildir. Kişi kendini içinde bulunduğu durumda ne kadar güvensiz hissederse bu analizden o kadar kaçınır.

ZAMAN ÇİZELGESİ: Zamanı bir programa bağlamaya çalışan yöneticiler bu programı uygulayamadıklarını görmüşler."Zamanın programlanması zorunludur. çünki başkalarının deneyimlerine bakarak bazı alışkanlıklrımızı değiştirmek son derece güçtür.

Meşgul olmaktan daha kolay hiç bir şey yoktur,ama hiç bir şey verimli olmaktan daha güç değildir.Yöneticinin enzor görevi düşünmektir ve onlar bu görevi genellikle ihmal ederler.Bernard Baruch şöyle der "Bildiğim bütün yenilgiler,işledigim bütün hatalar,özel yaşantılarda ve işhayatında gördüğüm bütün budalalıklar,düşünmeden yapılan işler sonucudur"

İnsanın doğası planlı davranma kavramıyla bağdaşmaz,çelişir.

Önündeki işin çekiciliğine kapılan yöneticiler olduğu kadar ayakta

kalmanın ancak etkili bir pilanlama ile mümkün oldunu bilen ve sonuna kadarmücadele eden yöneyicilerde vardır

Zamanları olmadığı gerekcesiyle planlamaya karşı cıkan yöneticiler uzun vadede kazanacakları zamanı ve elde edecekleri yüksek verimi görememektedirler.Greenwalt şöyle der:Planlamada kullanılan her dakika

uygulamada üç yada dört dakika kazandırmaktadır.

Aceleciligin zaraları şöyle tanımlanmış;Endişe aslında korkunun bir ceşitidir,yetersizliği farketmektir,buda güvenilir hedefleri ve iyi planları cesaretle düşünecek zaman bulamamaktan ileri gelir.Öte yandan acelecilik yöneticiye konulan zaman sınırlamasının kötüye kullanıldığının bir kanıtıdır.

Bir işidoğru yapmak için zamanınız yoksa düzeltmek için nasıl zaman bulacaksınız?Bir işi doğru yapmakla doğru işi yapmak arasındaki seçim verimli bir yöneyici için güç değildir.

Günlük işleri düzenleyebilmeme yeteneğini kazanmanın yanında,yönetim hakkında öğrenmenizgereken şeyler çocuk oyuncağı gibi kalr.

Yöneticinin verimini artırabilmek için , sesleri denetim altına almak gerekir.Büyük şirketlerde,bundan daha on yıl önce,arştırma ve geliştirme bölümlerini sessiz banliyölere taşımaya başladılar.Özelliklearaştırma ile ilgiliişlerde sessiz çevrenin önemi büyüktür. Rahatsız koltuklar,loş ışklar,fiziksel yorgunluğa sebeb oldukları için,iş verimini düşürebilir.Çalıma odasının aydınlatılmasında ışık eşit olarakdağıtılmalı, gölge yada yansıma oluşturulmadanmasayı tamamen aydınlatmalıdır.Arkalığı olan rahat koltuklar,yöneticininverimini artırması için yapılabilecek en iyi yatırımlardan biridir.

Ucak ve tren yolculukları,bır yonetıcıye rahatsız edılmedıgı boş bır sure sağlanmalıdır.New York Cıty'de calıstıgım yıllarda,bır trende ne kadar ne turde ış yapabıleceğını bulmaya calıstım.Genellıkle herkesın sadace bır şeyler okudugunu,ya da uyuduğunu keşfettım.

Notlarla elı kolu bağlı bır işletmenın atardamarlarını tıkayan gereksız kağıt akımıdır.Frank Nunlıst,bunu "kagıt ablukası"olarak tanımlıyor

Not denetımı de,form denetimi gibi envanteri grektirir.Gecen ayın giren ve cıkan notlarını inceleyin.Kacı gereksızdi?Kacı daha kısa olabilirdi?Bu size,notlarla harcadığınız zamanı gosterecektir.Bırcok yonetıcı,iş hakkında bir not yazmaktansa,o işi yaparak daha iyi calıştığını keşfetmiştir.

Genellıkle,hızlı okuma , kötü alışkanlıklarını yokederek,yerine iyi alışkanlıklar da kazandırmaktadır.Daha hızlı okuma içinşu temel kuralları siz de uyguluyabilirsiniz.

1.Her satır okurken başınızı soldan sağa çevırmeyin

2.Sözcüklerı okurken ağzınızı oynatmayın,ya da yüksek sesle söylemeyın.

3.Tekrar tekrar okumayın.

4.Okuma açınızı genişletın.her yeni satıra geçişte,tek tek sözcüklerle değil sözcük gruplarına bakın.

5.Kenardaki boşluklarla gözünüzü oyalamamak için,okumaya her satırın ikinci ya da üçüncü sözcüğüyle başlayın.

Anlayıp anlayamadığınızı ölçmek için kendinize,az önce okuduğunuz bir konu üzerinde birisine sorular sordurun.Bunu yapmanın daha iyi bir yolu da özellıkle bu beceri üstüne hazırlanmış kitaplardan birini okumaktır.Bu kitaplarda,konuya ait testlerde vardır.

SEÇİCİ OKUMA: Seçici okumanınn üçgenel kuralını şu şekilde açıklayabiliriz:

1. Kitabı okumadan önce içindekiler bölümüne bir göz atın.

2. Sonra onu baştan aşğıya çabucak bir gözden geçirin(örneğin 1 saat kadar) böylelikle yazarı ve üslubunu tanımış olrsunuz.

3. İlgilendiğiniz konuları içerdiğini düşündüğünüz bölümleri dikkatle okutun.

Bir davranışın belirli bir kuralın çiğnenmesi olduğunu kabul etmek sorunu çözmez.Bu kuralın neden çiğnendiğini bulmakta gerekir.Aşırı çalışan gereğinden fazla ayrıntıyı sırtında taşıyan bir yöneticiye bütün bunları kendi hatası yüzünden olduğunu söylemek yetmez.İçinde bulunduğu güç durumu oluşturan marazi işlemi anlamaz ve bu ,işlemin ilk belirtilerini farketmeyi öğrenmezse kendini tekrar buna benzer güç durumlar içinde bulması kaçınılmaz olur.

ZİYARETÇİLER: Bir ziyaretçinin önemli bir iş için gelip gelmediğini bilmemek kapının pek çok açılıp kapanmasına yol açmaktadır.

Sekreterinize randevuları düzenleme sorumluluğu verin.Belirli kabul saatleri koyun ziyaretçilerle önce sekreteriniz konuşsun.Astın odasına siz gidin.Ziyaretçilerle odanızın dışında buluşun.Ayağa kalkarak konuşun.Sekreterinizin ziyaretleri denetlemesini sağlayın.Ziyareti zamanla sınırlayın.Belirli aralıklarla düzenli olarak buluşun.

Hiç kimse bir doktor yada operatörden muayene yada ameliyat sırasında telefonlara evap vermesini beklemez. Hiçbir jüri üyesi mahkemede iken telefonlara cevap vermez ,hiçbir profosörden ders sırasında telefona cevap vermesi istenmez.Öyleyse yöneticilerden neden hep telefonun başında ve arayanın emrine amade olması bekleniyor.

Aslında alışıolmış toplantılardan önce genellikle ayak üstü konuşmalar yapılır ,böylece konuşulacak olan meseleler hatırlanmış düşünceler tazelenmiş olur.Sorunu önceden tartışmak herkeze konu üzerinde düşünme olanağı verir. Böylece toplantıya getirilmiş yeni fikirlere ve ciddi kararlara hazır olarak gelinir.

Bir toplantı sırasında zaman kaybetmek toplantıya zamanında girmemekle başlar. Bu sık sık şikayet edilen ama düzeltilemeyen bir hata olup bu konuda bir şeyler yapılması hiçte zor değildir.

Toplantının başında olan yönetici disiplinsiz kişilerin gruba yön vermesine izin verirse toplantılar asla zamanında başlamaz.Elbette vaktinde başlanılan bir toplantıya geç kalanlarda olacaktır.Toplantıyı zamanında bitirmek de önemlidir.Katılanlar başkanın toplantıyı zamanında bitirmekteki kararlılığını görür görmez kendilerini toparlayacak ve konuyu saptanan zamanda görüşeceklerdir.

Toplantıdan sonra en fazla zaman kaybettiren şeylerden biri alınan kararların tek tek yazılmamış olmasıdır.Başka bir zaman tuzağı da köyü yazılmış notlardır.

"En büyük zaman hırsızı kararsızlıktır!" diyor Charles Flory.Endişe o kadar yıkıcı bir şeydir ki, kişiyi daha günlük işlerine başlamadan yorar.Asıl kabul edilmesi zor olan ,kötü bir kararın,hiç karar vermemekten daha iyi olduğudur.

Bir hatanın sonuçlarından korkuyorsanız çekingen biri sayılırsınız.Her kararda risk vardır. Risksiz karar olmaz.İleri görüşlü şirket yönetimi risk alma işini destekler. İş hayatında en büyük kayıplardan biri yenilgi korkusuyla karar vermektir. hiç hata yapmayan kimse değerli ve işe yarar birşey de yapmıyor demektir.Hiçbir hata yapmayan bir işletma ya riski göze almıyordur yada ölüdür.Önemli olan hatalar değil onlardan alınan derslerdir.

İşe bitiş süresi koymanın en büyük sorunlarından biride gerçekçi olmayan zaman tahminleridir.