Théatre de Fontenay-le-Fleury Convention de partenariat et contrat d'objectifs Entre la ville de Fontenay-le-Fleury (Yvelines) représentée par son maire Jean-Jacques Lasserre, et désignée dans le présent document par "la Ville", d'une part, et l'association du Théatre de Fontenay-le-Fleury représentée par son président Dominique Chaumet, et désignée dans le présent document par "l'association du Théatre", d'autre part, il est convenu ce qui suit. Article I Contexte La Ville est propriétaire d'un bâtiment composé d'une salle de spectacle et ses annexes (loges, régie, foyer, sanitaires, etc.), et d'une salle de réception et ses annexes (cuisine, rangements, etc.). La Ville met la partie "salle de spectacle et annexes" gratuitement à disposition de l'association du Théatre, ainsi qu'une subvention de fonctionnement et diverses prestations, afin que l'association du Théatre présente des spectacles vivants, des films, et participe à l'animation culturelle de la commune. L'association du Théatre est une association "loi 1901" dont les statuts sont déposés réglementairement, et qui emploie des salariés dont un directeur. Ses recettes financières sont constituées de la subvention municipale versée par la Ville, des produits des entrées aux séances de spectacle ou de cinéma, des indemnisations pour mise à disposition de la salle de spectacle et, le cas échéant, de ses annexes, et de subventions complémentaires (Conseil Général, Conseil Régional, administrations diverses). L'objet du présent document est de définir les conditions de cette mise à disposition. Il remplace les textes précédents (convention du XXXXX et son additif du 24 septembre 1996) Article II Objectifs de l'association du Théatre Article II-1 Spectacles vivants objectif 1) L'association du Théatre a pour objectif de proposer au moins une douzaine de spectacles vivants par an, dans des genres suffisamment variés pour intéresser l'ensemble de la population de la commune. objectif 2) Le calendrier de ces spectacles tendra à les répartir au mieux sur l'ensemble de la saison (octobre à mai). objectif 3) Le choix des spectacles et de leurs dates visera à optimiser le remplissage de la salle. objectif 4) Le système de billetterie permettra de fidéliser et favoriser le public fontenaysien. Article II-2 Cinéma objectif 1) L'association du Théatre a pour objectif de proposer au moins 2 films récents par semaine, dans des genres diversifiés, et avec une probabilité de succès faisant au moins couvrir les frais de location par les recettes d'entrées. objectif 2) Au moins un des films choisis chaque semaine devra pouvoir être vu sans risque par un public jeune. Il sera projeté au moins une fois à un créneau horaire compatible avec la jeunesse du public. objectif 3) La prestation de cinéma sera proposée par l'association du Théatre de septembre à juillet inclus. objectif 4) En complément, l'association du Théatre proposera un fois par mois environ un film à caractère documentaire et culturel. Article II-3 Animation de la commune Dans le cadre d'événements communaux ou d'activités associatives, l'association du Théatre mettra la salle de spectacle, et éventuellement les loges et les sanitaires associés, à la disposition de la Ville ou d'une association de la commune. Elle assurera les prestations techniques d'accompagnement nécessaires et recevra de la Ville une juste indemnisation de ces prestations. Dans le cadre d'événements d'animation exceptionnels, l'association du Théatre sera associée aux travaux de la commission Animation de la Ville. Article II-4 Autres utilisations de la salle de spectacle En dehors des cas prévus aux articles II-1 à II-4, la salle de spectacle pourra être louée par la Ville à divers utilisateurs (réunions de co-propriétés, séminaires ou congrés professionnels, "arbres de Noël", etc.) pendant les périodes de disponibilité de cette salle. L'association du Théatre assurera la préparation de la salle et sa remise en état après utilisation, dans des conditions prévues à l'avance et contre une juste indemnisation versée par la Ville. Article II-5 Utilisation des autres salles Le foyer du théatre est normalement utilisé par l'association du Théatre dans le cadre des spectacles organisés. Il peut aussi être utilisé au bénéfice de la Ville ou d'associations fontenaysiennes. Dans le cas où il serait convenu d'une participation de l'association du Théatre pour la préparation ou/et le fonctionnement de la manifestation considérée, une juste indemnisation serait versée par la Ville. Dans tous les cas de figure, la remise en état reste à la charge de l'association du Théatre, contre une indemnisation par la Ville, le cas échéant. La salle de réception de l'étage supérieur ainsi que ses locaux annexes (cuisine, rangement) sont gérés par la Ville, dans le respect des activités du théatre. Article II-6 Evolution à moyen terme Comme les autres activités de la commune, les activités de théatre doivent être envisagées dans la perspective d'une inter-communalité. Dans cet esprit, l'association du Théatre s'attachera à proposer une mise en commun de certaines ressources entre Fontenay-le-Fleury et des théatres de villes voisines, et d'en dégager une augmentation des services proposés aux habitants des villes concernées, ou/et une amélioration de la situation budgétaire. Ce travail fera l'objet de discussions régulières avec le maire-adjoint chargé de la culture. De son côté, la Ville appuiera les propositions retenues auprès des élus responsables des autres villes contactées. Article III Gestion des salles La gestion des activités du théatre est assurée par un directeur salarié de l'association du Théatre. Cette gestion comprend en particulier la gestion de la salle de spectacle, de sa régie technique et locaux de rangement, des loges, bureaux, et sanitaires associés, dans le cadre des missions définies à l'article I. A ce titre, le directeur fait parvenir à la Ville, avant le mois de mai de chaque année, un projet de calendrier d'utilisation des salles dont il a la gestion pour la saison suivante. Ce calendrier permet à la Ville de connaître ses propres possibilités d'utilisation du bâtiment sans nuire aux activités de l'association du Théatre. Le directeur fait parvenir à la Ville un calendrier définitif de la saison au cours du mois de septembre qui la débute. Il se concerte avec la Ville pour toute modification de ce calendrier en cours de saison. Article IV Entretien des salles et dépenses de fonctionnement L'association du Théatre a à sa charge les dépenses normalement attribuées à un locataire, hors chauffage, eau, et énergie. Elle est tenue d'entretenir en bon état les biens mis à sa disposition en accomplissant à àtemps toutes les réparations locatives et l'entretien à la seule exception des grosses réparations telles qu'elles sont définies à l'article 606 du Code Civil. L'association du Théatre s'engage à prévenir immédiatement la Ville de toute détérioration qu'elle constaterait et qui nécessiterait des réparations incombant à cette dernière. L'association du Théatre satisfera à toutes les charges de ville et de police auxquelles les occupants de locaux sont ordinairement tenus. Elle sera tenue de toutes les taxes que la loi met à la charge des occupants de locaux. L'abonnement et les consommations téléphoniques de l'association du Théatre sont à sa charge. La Ville a à sa charge les dépenses normalement attribuées au propriétaire, ainsi que le chauffage, l'eau, et l'énergie. L'association du Théatre souffrira que la Ville fasse faire toutes les réparations qui seront nécessaires pendant la mise à disposition, sans pouvoir réclamer aucune indemnité, quelle que soit la durée des travaux, dans le cas de travaux urgents de sécurité. Les autres travaux seront effectués lors de la période de relâche saisonnière ou d'une période ne provocant pas de privation de jouissance pour l'association du Théatre. Les services techniques municipaux, ou toute personne mandatée par la Ville à cet effet, pourront visiter les locaux ou intervenir sans perturber les activ ités du théatre, sauf en cas d'urgence. Article V Impôts L'association du Théatre acquittera exactement, pendant toute la durée de mise à disposition, tous ses impôts personnels de manière qu'aucun recours ne puisse être éxercé de ce chef contre la Ville. Les impôts fonciers éventuels sont à la charge de la Ville conformément à la loi. Article VI Assurances L'association du Théatre souscrit et prend à sa charge les assurances couvrant notamment sa responsabilité d'occupant et la responsabilité civile de l'association du Théatre liée à ses activités, ainsi que la renonciation à recours contre la Ville et son assureur à la suite de sinistre pouvant atteindre ses biens meubles. Cette souscription peut être mutualisée avec d'autres souscriptions du même type, sous l'égide de la Ville, conformément à l'article VII. Pour sa part, la Ville prend à sa charge les assurances du propriétaire, couvrant l'incendie de l'immeuble, vol du matériel dont elle est propriétaire, effraction, bris de glace, dégât des eaux, recours des voisins et des tiers. La responsabilité de la Ville ne saurait être recherchée en cas d'accident lié à l'activité ou au fonctionnement de l'association du Théatre. Article VII Prestations offertes par la Ville Afin d'optimiser la gestion budgétaire de l'association du Théatre, son directeur cherchera à globaliser ses besoins avec ceux de la Ville (assurances, prestations d'entretien ou de ménage, service informatiques, etc.), voire faire assurer certaines prestations par la Ville (édition de programmes, pose d'affiches, etc.). Dans ce cadre, le directeur rencontrera au moins une fois par an le directeur des services de la mairie, lors de la préparation budgétaire. Ils établiront ensemble un document listant les prestations prises en charge par la Ville pour l'année suivante. Le projet de budget de l'association du Théatre mentionnera les prestations en question, en les valorisant chaque fois que possible. Article VIII Modification des lieux L'association du Théatre ne peut effectuer aucune modification des lieux (construction, démolition, percement, réaménagement, etc.). En cas de besoin de modification des lieux, elle établira une demande motivée à la Ville, qui décidera d'accéder ou non à celle-ci, et, le cas échéant, réalisera ou fera réaliser les travaux correspondants. En cas de cessation de la présente mise à disposition, un état des lieux sera établi contradictoirement par les parties ou à défaut par huissier de justice, à l'initiative de la partie la plus diligente, l'autre partie sera dûment appelée. Article IX Subvention Conformément à l'article I, la Ville verse chaque année à l'association du Théatre une subvention de fonctionnement qui complète ses recettes propres et lui permet de compenser ses dépenses. Le calendrier d'élaboration du montant de cette subvention, pour une année N, est le suivant: - début année N-1: établissement d'un projet de budget pour l'année N par le directeur du théatre - printemps année N-1: concertation entre la Ville et l'association du Théatre sur le projet de budget et sur le projet de contrat d'objectifs de l'année N - automne année N-1: orientations budgétaires de la Ville pour l'année N, intégrant le montant concerté de la subvention - début année N: délibération du Conseil Municipal fixant le montant définitif de la subvention accordée La subvention pourra être versée en plusieurs fois, dont un acompte en début d'exercice à hauteur de 25% des crédits alloués à l'année N-1. L'association du Théatre s'engage à respecter les obligations administratives et financières suivantes: - fournir à la Ville le bilan et le compte de résultats détaillés du dernier exercice, certifiés conformes par son président, - justifier, à la demande la Ville, de l'éxécution des actions et de l'utilisation des subventions reçues, notamment par un libre accès aux documents administratifs et comptables, - tenir une comptabilité rigoureuse, permettant notamment d'individualiser les actions subventionnées par la Ville en regard des financements publics accordés, - s'interdire la redistribution des fonds publics à d'autres assoications, sociétés, collectivités, ou oeuvres, comme le stipule le décret-loi du 2 mars 1938, - restituer à la Ville les subventions perçues si leur affectation n'était pas respectée, conformément au décret du 30 juin 1934, - disposer de statuts précisant clairement ses conditions de fonctionnement, et les conditions de dévolution ou de restitution des biens et des subventions en cas de dissolution de l'association. Article X Evaluation du fonctionnement La présente convention et le contrat d'objectifs annuel feront l'objet d'un suivi régulier, qui sera présenté au moins une fois par an lors d'une réunion entre les deux parties. Article XI Résiliation Les lieux mis à disposition ne peuvent être utilisés par l'association du Théatre que pour ses activités telles qu'elles sont définies dans ses statuts et dans les objectifs de la présente convention. Tout changement à cette destination entraînerait la résiliation immédiate de la présente convention. Si la Ville avait besoin des locaux pour le fonctionnement de ses services ou pour toute autre raison, elle pourrait les reprendre sans que l'association du Théatre, prévenue 6 mois avant le début de la saison suivante, puisse réclamer aucune indemnité. En cas de non-repect de ce délai de prévenance, la Ville indemniserait l'association du Théatre des dépenses liées aux résiliations des contrats des spectacles de la saison suivante, et non couvertes par la subvention municipale. Fait en deux exemplaires à Fontenay-le-Fleury, le 20 octobre 2003 Pour la ville de Fontenay-le-Fleury Pour l'association du Théatre de le maire le président Jean-Jacques Lasserre Dominique Chaumet