1.Trabalhando com o Excel *

1.1. Pasta de Trabalho e Planilhas *

1.2. Selecionando Células *

1.2.1. Seleção de Planilhas *

1.2.2. Seleção de células e intervalos *

Inclusão de dados *

2.1. Inclusão de data e hora *

2.2. Inclusão de fórmulas *

2.3. Excluir/Limpar *

2.4. Localizar/Substituir *

2.5. Sequência de Datas *

2.6. Sequência para números *

2.6. Criação de Listas próprias *

2.7. Atribuição de nomes para células e conjunto de células. *

3. Fórmulas *

3.1. Referências relativas/absolutas *

3.2 Referência à outra planilha. *

3.3 Funçoes. *

1.Trabalhando com o Excel

Neste capítulo vamos conhecer características básicas do excel que nos auxiliarão para um melhor entendimento dos capítulos posteriores deste curso.

1. 1. Pasta de Trabalho e Planilhas
   2. Por planilha podemos entender o conjunto de células organizadas em linhas e colunas, onde cada célula para ser identificada possui o formato :

      Letra Coluna/Número da Linha

      Exemplo : A célula localizada na terceira coluna e Segunda linha é identificada por C3.

      Já pasta de trabalho é uma reunião de planilhas em um único arquivo, na figura 1.1 vemos o detalhe de várias planilhas que são disponibilizadas ao abrirmos um arquivo ou pasta de trabalho.

      Figura 1.1

      Podemos excluir, incluir ou alterar o nome das planilhas a qualquer momento bastando para

      isso utilizarmos o botão direito do mouse em cima da aba que desejamos executar uma ação e

      escolhermos a opção do menu desejada. Na figura 1.2 vemos o menu aberto e uma das planilhas já renomeadas.

      Figura 1.2

      DICA : Para percorrermos as planilhas podemos clicar na aba respectiva de cada planilha ou usar a combinação de teclas CTRL + Page Up e CTRL + PageDown.

   3. Selecionando Células
   4. Sem dúvida alguma esta seção é a mais importante para o aumento da produtividade e melhoria do acabamento quando tratamos de Excel, e da maioria dos programas que se utilizam da interface gráfica.
      1. Seleção de Planilhas
      2. Esta dica aumenta em muito a produtividade pois ao selecionarmos várias planilhas, todo o trabalho que estiver sendo feita em uma, será refletida em todas as planilhas selecionadas. Para selecionarmos várias planihas usamos a tecla CTRL e o mouse ou a tecla SHIFT e o mouse clicando este na aba selecionada. A diferença entre o CTRL e o SHIFT é que o primeiro seleciona planilhas não adjacentes, ou seja se você deseja selecionar a Plan1 e Plan3 esta será a tecla utilizada. Já se você quer selecionar um conjunto de planilhas contínua, clica-se na primeira planilha com a tecla SHIFT pressionada, e depois clica-se com o mouse na última planilha do intervalo, de uma só vez todas as planilhas serão selecionadas. Na figura 1.3 vemos um exemplo de planilhas selecionadas.

         Figura 1.3

         Para verificarmos o poder disto vamos fazer um pequeno exemplo, ainda com as duas planilhas selecionadas digite o seguinte conteúdo na célula B2 : Isto é um teste. Após clique com o mouse em uma das planilhas não selecionadas para desagrupar as planilhas em seguida clique em uma das planilhas anteriormente selecionadas, você irá verificar que na célula B2 haverá o conteúdo digitada, agora selecione a Segunda planilha do grupo e verifique que também na célula B2 haverá o mesmo conteúdo, ou seja, com uma só digitação preenchemos duas planilhas. Isto vale não só para texto como fórmulas, molduras, fontes e etc...

      3. Seleção de células e intervalos

Existem duas formas de se fazer seleção de células, pelo mouse, clicando e arrastando, e pelo teclado, mantendo-se pressionada a tecla SHIFT e percorrendo as células com as teclas de direção. Podemos ainda selecionar intervalos não contínuos mantendo-se a tecla CTRL pressionada, e escolhendo com o mouse o início do próximo intervalo. Note a semelhança com a seleção de planilhas vista no tópico anterior.

A seleção de células nos auxilia a formatar com uma mesma fonte ou formato um conjunto de células, bem como copiar todo o conteúdo de valores, fórmulas e textos contidos nas células a serem copiadas.

Quando copiamos um conjunto de células no excel, pelo menu Editar->Copiar, estas informações vão para uma área na memória do computador chamada área de transferência, a qual guarda temporariamente nosso dados até colarmos (com a opção do menu Edit->Colar) em outra área da planilha ou até mesmo outro aplicativo como o MS-Word. Existe ainda uma outra opção de cópia que é o recortar, que ao contrário da opção copiar que duplica os dados, esta opção exclui os dados da área que serviu de base para a nova área.

DICA : Como o uso dessas funções é intenso, aconselhamos ao leitor decorar as teclas de atalho que são :

Ao utilizarmos as opções de cópia citadas anteriormente, o conteúdo de todas as células é copiado integralmente, ou seja, se na célula existem fórmulas, estas são copiadas, e não os valores exibidos pela célula. Mas existe uma forma de copiar os dados em um formato diferente, basta na

hora de colar selecionarmos a opção Colar Especial do menu Editar, na figura 1.4 vemos todas as opções disponíveis nesta tela.

Figura 1.4

Veja que podemos copiar apenas fórmulas, valores, formatos e assim por diante.

1. ---

   Inclusão de dados

2. Existem três tipos básicos de dados no excel que podem ser inseridos numa célula. Texto, valores e fórmulas. Para inserção de texto basta digitá-lo diretamente numa célula, o mesmo acontecendo com valores, a diferença básica entre os dois é que no caso de texto o Excel faz a rolagem automática do texto que excede a célula para as células adjacentes, no caso de números o Excel sempre coloca o valor dentro do espaço de uma célula, mesmo que para isso seja necessário arredondamento, mudança para um formato de notação científica ou mesmo a não apresentação do valor, sendo apresentado em seu lugar o símbolo #######.
   1. Inclusão de data e hora
   2. Ao incluirmos data e hora para trabalho em cálculos é necessário termos cuidado em digitá-los num formato reconhecido pelo Excel, uma data por exemplo pode ser digitada na forma dd/mm/yyyy ou dd/mm/yy ou ainda dd-Mês-yy que será reconhecida pelo Excel. O mesmo se aplica a horas que podem ser digitadas no formato HH:MM ou HH:MM:SS.
   3. Inclusão de fórmulas
   4. A função básica de uma planilha eletrônica é efetuar cálculos, e para isso temos que nos utilizar de fórmulas. Para isso nos basta localizar a célula que desejamos incluir uma fórmula, digitar como primeiro caractere o sinal de igual (=), para só então digitarmos o cálculo por nós pretendido. Por exemplo suponha que desejamos saber o valor de uma divisão de 100 por 38, para isso clicamos na célula A1 e digitamos na seguintes sequência : = 100 / 38. Na célula A1 teremos o valor 2,631579,

      porém na barra de fórmulas vemos que o conteúdo da célula ainda é =100/38 como vemos na figura 2.1.

      Também temos a opção de exibir as fórmulas ao invés de valores, opção esta muito utilizada na hora de procurar por erros de cálculo em planilhas, para isto basta escolhermos a opção do menu Ferramentas->Opções, na primeira aba chamada exibir, e clicar na opção fórmula como mostrada na figura 2.2 abaixo.

      ---

      

      ---

      

      Ao escolhermos esta opção e retornarmos à nossa planilha vemos que na célula onde havia um valor está sendo exibida nossa fórmula.

   5. Excluir/Limpar
   6. Um dos grandes enganos cometidos aos iniciantes em Excel é o fato de que ao selecionarmos uma ou várias células e teclarmos a tecla Delete, estamos excluindo tudo o que está associado à esta célula, sejam valores, formatos(Moeda, data etc...), e até mesmo formatação de fonte, cor, fundo etc...

      Para excluirmos apenas o conteúdo de uma célula deixando as outras características intactas temos que utilizar a opção do menu Editar->Limpar.

   7. Localizar/Substituir
   8. Quando você precisa localizar algum dado numa ou mais planilhas, por mais extensa que esta seja normalmente você pagina a planilha até encontrar o que você deseja não. Que tal teclar a combinação de teclas CRTL + L (o L vêm de localizar), e digitar o que você deseja encontrar ou apenas parte dele. Na figura 2.3 pode se visualizar a caixa de diálogo localizar.

      

      Trabalhando da mesma forma, só que invés de localizar substitui uma parte ou todo o texto que satisfizer a condição de localização, existe a caixa substituir, nesta caixa além de informar o que você deseja que seja pesquisado você informa o que será substituído. Vamos com um exemplo de uma planilha na qual você têm lançamentos diários para o mês de Outubro(Mês 10) e deseja usar a mesma planilha como base para fazer a planilha do mês de novembro. Ao invés de teclarmos novamento os meses chamamos a caixa de diálogo substituir (CTRL + U) e digitamos na linha localizar /10/, e na linha substituir /11/. Veja que utilizamos um artifício de colocar o número entre as barras, para garantir que só alteramos o mês, pois de outra forma iríamos alterar também o dia 10 por exemplo. Veja na figura 2.4 como fica nossa caixa de diálogo de substiuir.

      

      Após digitado podemos escolher entre Substituir apenas a primeira ocorrência, ou Substituir todas as ocorrências de uma só vez clicando no botão Substituir Tudo.

      Dica : Caso após feita a substituição você perceba que está incorreta clique no menu Editar desfazer Substituir, ou simplesmente tecle CTRL + Z.

   9. Sequência de Datas
   10. No tópico anterior falamos de uma sequência de dias do mês e que poderíamos ganhar tempo caso fosse usado substituição em vez da redigitação. Porém se for a primeira vez que vamos fazer a sequência como fazer de modo a ganhar tempo e não digitar data por data ? É simples basta utilizarmos a alça de seleção, um pequeno quadrado que fica no canto direito inferior de cada célula selecionada.

       Para testarmos como funciona simplesmente digite a data de hoje em uma célula (ou clique CTRL + ;), clique com o botão direito do mouse em cima da alça de seleção como mostrada na figura 2.5 e arraste por quantas células você achar necessário para cobrir o período de tempo necessário.

       

       Após arrastar o bastante o Excel lhe apresentará um menu semelhante ao da figura 2.6, onde você pode escolher a formar de preenchimento da sequência, se por dias, por meses ou até mesmo anos.

       

       2.6. Sequência para números

       Muitas vezes necessitamos incluir em nossas planilhas uma sequência de números, como por exemplo a ordem de código de funcionários. Porém digitar um a um seria um esforço desnecessário. Então como no tópico anterior podemos digitar apenas o primeiro número, e clicar com o botão direito do mouse arrastar até o ponto e selecionar a opção do menu que surge Preencher Valores. Porém nossa sequência pode não ser contínua, como por exemplo apenas os números pares, o que fazer ? Para isso basta teclar os dois primeiros números da sequência como por exemplo 2 numa célula e 4 na Segunda, selecionar as duas células juntas e só então arrastar com o mouse pela alça de seleção. Vemos que o excel então completa nossa sequência apenas com os números pares.

       A sequência também pode ser criada contendo texto, para exemplo digite em uma célula o seguinte : 1º Trimestre. E então arraste com o mouse pela alça de seleção, você verá que automaticamente o excel gerou uma sequência onde existe 1º Trimestre, 2º Trimestre etc...

   11. Criação de Listas próprias
   12. Em certos casos podemos Ter listas ordenadas que sempre temos necessidade de digitarmos, como os integrantes de um grupo de trabalho, uma lista de produtos e etc... Seria ótimo se pudessémos armazenar esta lista e usá-la sempre que preciso para evitar redigitação. E isto pode ser feito com a criação de listas. Vá até o menu Ferramentas->Opções e escolha a aba listas, selecione a opção NOVA LISTA e digite na caixa estradas da lista os itens de sua lista separado por vírgulas ou defina uma área da planilha de qual a lista será extraída. Depois é só clicar no botão adicionar e pronto nossa lista já poderá ser utilizada. nossa tela fica semelhante à vista na figura 2.7.

       Figura 2.7

       Mas como utilizar nossa lista ? Basta incluirmos em uma célula um dos valores de nossa lista e arrastarmos a alça de seleção com o mouse, de forma semelhante à uma lista de datas ou numerada, ao soltarmos o mouse a lista será preenchida com a quantidade de itens que determinamos a partir da seleção do mouse como vemos na figura 2.8.

       

       Figura 2.8

   13. Atribuição de nomes para células e conjunto de células.

Essa é uma das características mais úteis do Excel, porém pouco utilizada, mas no transcorrer deste livro vamos utilizar de forma intensa este recurso que nos ajuda a organizar e simplificar principalmente as fórmulas. Para nós atribuirmos um nome à uma célula que nos dê por exemplo o juros de uma operação financeira basta selecionar a célula que receberá o nome como por exemplo a célula B3, clicar na Caixa de nome, que usualmente se localiza logo abaixo do menu Arquivo e digitar nosso nome como vemos na figura 2.9.

Figura 2.9

A partir de agora, qualquer fórmula em que necessitemos do conteúdo da célula B3 podemos nos referir apenas ao nome juros, bem como para selecionarmos a célula B3 agora basta clicar na seta para baixo da caixa de nome e escolher o nome juros que automaticamente a célula selecionada será B3. Existem algumas regrinhas para serem consideradas na hora de escolher um nome :

1.  
2. O nome não pode conter espaços em branco.
3.  
4. O nome não pode conter caracteres que representam operações matemáticas como +, -. * e etc...
5.  
6. Preferencialmente utilize nome curtos, e se quiser uma separação utilize _ invés de espaço.

Para atribuirmos a um conjunto de células um nome basta selecionar este conjunto e atribuir o nome da mesma forma que para uma única célula. Posteriormente veremos a utilização dos nomes em nossas planilhas.

1. Fórmulas
2. Com já foi explicado anteriormente, qualquer fórmula para ser reconhecida pelo excel como tal precisa ter como primeiro elemento digitado na célula o símbolo igual (=). Desta forma o excel reconhece que desejamos que o mesmo nos faça um cálculo com aqueles dados, e não o exiba como se fosse apenas um texto. Por exemplo ao digitarmos apenas 3*4 (o asterisco funciona como o operador vezes), o excel nos exibe na tela o texto 3*4 com o alinhamento à esquerda, típico de um texto e não de um número. Porém ao digitarmos =3*4, o excel nos exibe o número 12, ou seja o resultado da fórmula.
   1. Referências relativas/absolutas

Por padrão, qualquer referência feita à células no Excel será uma referência relativa, a menos que você especifique ao contrário. Isto significa que ao se copiar ou arrastar uma célula que possua uma fórmula com estas referências, o conteúdo das fórmulas nas novas células será alterado automaticamente para se adaptar à sua nova posição. Digamos que você possui uma planilha com a forma indicada na figura 3.1 abaixo :

Figura 3.1

O conteúdo da célula E20 é : =SOMA(E13:E19) , ou seja uma soma da coluna E começando na linha 13 e terminando na linha 19. Porém a célula F20 possui a mesma fórmula, ou seja queremos apenas a soma de todas as linhas de 13 até 19 na coluna F, então para isso basta copiarmos o conteúdo da célula E20 para célula F20, com a sequência : Posicionamos o cursor na célula E20, digitamos CTRL + C, depois posicionamos o cursor na célula F20 e digitamos CTRL + V. Veja que automaticamente o conteúdo da célula passa a ser =SOMA(F13:F19), ou seja, como deslocamos a fórmula uma coluna o Excel presume que os dados da nossa fórmula também precisam ser deslocados uma coluna. Isto é o que acontece com referências relativas. Mas há casos em que não queremos que isto aconteça, como por exemplo a mudança de lugar de uma célula apenas por motivos estéticos. Digamos que nosso intuito fosse transportar o total representado na célula E20 para a célula H20, ao fazermos isso do modo feito anteriormente nossa célula H20 ficará com a fórmula =SOMA(H13:H19), porém nas linhas de 13 à 19 da coluna H não temos nada digitado, então nossa célula assumirá o valor zero. Para evitarmos isto, antes da cópia da célula E20 coloquemos o símbolor $, antes da referência à linha e à coluna, ficando nossa fórmula assim : =SOMA($E$13:$E$19). Agora ao copiarmos o conteúdo da célula para outra, a fórmula permanece referenciando às mesma células. Se desejarmos que apenas as colunas fiquem fixas colocamos o $ na frente das letras, o mesmo valendo para as linhas.

3.2 Referência à outra planilha.

Para referenciarmos dados em células contidos em outra planilha basta na inclusão da fórmula clicar com o mouse na célula da planilha a ser referenciada. Digamos que temos um valor de 190 na célula A2 em Plan2, e queremos em Plan1 multiplicar este valor por 0,2 na célula A2. Então clicamos na célula A2 em Plan1 e digitamos o sinal de =. Após isto clicamos na aba Plan2 e clicamos em A2, em seguida digitamos * ,2 e teclamos ENTER. A planilha exibida volta a ser Plan1 e na célula A2 vemos o valor 38 e na barra de fórmulas vemos o seguinte conteúdo : =Plan2!A2*0,2 Ou seja para referenciarmos células em outras Planilhas na mesma pasta de trabalho, apenas colocamos seu nome seguido por uma exclamação, após isto a referência trabalha exatamente como qualquer outra.

Digamos que a célula que desejamos referenciar esteja em outra pasta de trabalho, ou seja outro arquivo, para que possamos executar isto precisamos que as duas pastas de trabalho estejam abertas. Vamos seguir os mesmos passos anteriores, só que ao invés de referenciarmos na Plan2 a célula, referenciamos na célula A2 em Plan1 da Outra pasta de Trabalho. Ao teclarmos ENTER, nossa célula fica com a seguinte fórmula : =[Pasta2]Plan1!$A$2*0,2. Ou seja para referenciarmos em outra pasta de trabalho, basta colocar seu nome entre chaves que automaticamente será referenciada. Notar que após formado o vínculo, não será mais necessário Ter a planilha ao qual fazemos referência aberta, porém se alterarmos de local, nome ou apagarmos esta planilha, nossa fórmula ficará com erro, pois a referência não encontrará mais sua pasta de trabalho.

3.3 Funções.

Já tivemos contato com algumas funções mas não entramos em maiores detalhes, porém vamos fazé-lo agora. As funções aceitam dados através de argumentos, e você pode incluí-los entre parênteses logo após o nome da função. Cada função utiliza um tipo específico de argumento, como números, referências, textos etc... Você pode imaginar os argumentos como variáveis de equações. Por exemplo numa função VF(Valor futuro) a nossa fórmula é : VF = VP(1 + i)ⁿ , veja que nesse caso nossos argumentos seriam :