ERP

1. Sumário

ERP (Enterprise Resource Planning) é um termo genérico para o conjunto de atividades executadas por um software multi-modular com o objetivo de auxiliar o fabricante ou o gestor de uma empresa nas importantes fases de seu negócio, incluindo desenvolvimento de produto, compra de itens, manutenção de inventários, interação com fornecedores, serviços a clientes e acompanhamento de ordens de produção.

O ERP pode também incluir módulos aplicativos para os aspectos financeiros e até mesmo na gestão de recursos humanos. Tipicamente, um sistema ERP ou usa, ou está integrado a uma base de dados relacional (banco de dados multirelacional). A implantação de um sistema ERP pode envolver considerável análise dos processos da empresa, treinamento dos colaboradores, investimentos em informática (equipamentos) e reformulação nos métodos de trabalho.

2. Definição

ERP é definido como uma arquitetura de software que facilita o fluxo de informações entre todas as atividades da empresa como fabricação, logística, finanças e recursos humanos. É um sistema amplo de soluções e informações. Um banco de dados único, operando em uma plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplicações, consolidando todas as operações do negócio em um simples ambiente computacional.

Idealmente, a vantagem de um sistema ERP é a habilidade de necessitar a entrada de informações uma única vez. Por exemplo, um representante de vendas grava um pedido de compra no sistema ERP da empresa. Quando a fábrica começa a processar a ordem, o faturamento e a a expedição podem checar o status da ordem de produção e estimar a data de embarque. O estoque pode checar se a ordem pode ser suprida pelo saldo e podem então notificar a produção com uma ordem que apenas complemente a quantidade de itens requisitados. Uma vez expedida, a informação vai direto a relatório de vendas para gerenciamento superior.

O sistema opera então com uma base de dados comum, no coração do sistema. O banco de dados interage com todos o aplicativos do sistema, desta forma, elimina-se a redundância e redigitação de dados, o que assegura a integridade das informações obtidas.

Cada sistema de ERP oferece um conjunto de módulos (aplicativos) para aquisição. Estes são os pacotes funcionais, individualizados para cada unidade de negócio dentro da organização (financeiro, engenharia, PCP, administração de materiais, contabilidade, etc.).

Muitos sistemas ERP são comercializados em um pacote com os módulos básicos para a gestão do negócio e então oferecem módulos adicionais que podem ser adquiridos individualmente em função do interesse e estratégia da empresa. Todos esses aplicativos são completamente integrados a fim de propiciar consistência e visibilidade para todas as atividades inerentes ao processo da organização. Entretanto, o sistema ERP requer do usuário o cumprimento dos procedimentos e processos como descrito pelo aplicativo.

Os vendedores de ERP também oferecem aplicativos especializados em gerir processos diferenciados de atividades específicas. Tais módulos atendem a mercados verticais assim como repartições públicas, planos de saúde, financeiras, etc. Por exemplo a empresa SAP, oferece um módulo específico para o gerenciamento de planos de saúde e convênios, que apoiam processos orientados ao paciente dentro do hospital. A tendência atual mostra as vendas movendo-se mais ainda para áreas específicas assim como gerenciamento do chão-de-fábrica, logística e automação de marketing direto.

3. O que espera-se do ERP

As empresas em geral, possuem alta expectativa em relação a um sistema ERP. Antecipa-se que o sistema impulsionara o desempenho das atividades do sistema da noite para o dia. As companhias querem um pacote de software entrelaçado que cubra todos os aspectos do negócio, o que é uma percepção distorcida do ERP.

4. O que o ERP realmente faz

O ERP é a espinha dorsal do empreendimento. Permite que a empresa padronize seu sistema de informações. Dependendo das aplicações, o ERP pode gerenciar um conjunto de atividades que permitam o acompanhamento dos níveis de fabricação em balanceamento com a carteira de pedidos ou previsão de vendas. O resultado é uma organização com um fluxo de dados consistente que flui entre as diferentes interfaces do negócio. Na essência, o ERP propicia a informação correta, para a pessoa correta e no momento correto.

5. Benefícios do Sistema ERP

Tradicionalmente, as empresas proliferaram-se com a utilização de sistemas incompatíveis, como CAD e sistemas MRP, os quais armazenavam dados vitais, sem mecanismos de busca e acesso a tais dados ou transferência entre sistemas.

Sistemas ERP funcionam com a utilização de uma base de dados comum. Assim, decisões que envolvem análise de custos, por exemplo, podem ser calculadas com o rateio de todos os custos na empresa com melhor performance do que com o levantamento parcial em cada unidade. Além de evitar a conciliação manual das informações obtidas entre as interfaces dos diferentes aplicativos. Um sistema integrado oferece a possibilidade melhoria de relatórios, fidelidade de dados, consistência e comparação de dados, devido à utilização de um critério único em todas as atividades da empresa.

Impulsionado pelo processo de reengenharia do negócio, a implementação do ERP reduz redundância de atividades na organização. Com departamentos utilizando aplicativos integrados e compartilhando a mesma base de dados, não existe a necessidade de repetição de atividades tais como reentrada de dados de um aplicativo para outro. Estatisticamente, em sistemas não integrados, uma informação pode residir em até 6 diferentes lugares [John H. Sheridan].

O sistema ERP identifica o tempo como uma variável crítica de restrição, é a informação que norteia a tecnologia dos negócios e a tecnologia da informação. A redução do tempo de cíclo é obtida via minimização na obtenção e disseminação das informações.

Decisões ao longo dos processos da empresa também são possíveis graças ao ERP. Isto resulta em economia de tempo, domínio sobre as operações e também a eliminação daquelas supérfluas, as quais o usuário não paga.

Elaine L. Appleton em seu livro "How to survive ERP" cita o caso das indústrias PAR na cidade de Moline (Illinois) em em um ano de implementação de ERP conseguiram reduzir o lead time com o cliente de 6 para 2 semanas, as entregas na data da programação aumentaram de 60% para 95%, os níveis de reserva de mateirais e inventários caiu em quase 60% e a tramitação dos documentos de uma ordem de produção no chão de fábrica caiu de semanas para horas.

Reconhecendo as necessidades das empresas em reduzir o tempo de resposta ao mercado de produtos e serviços, os sistemas ERP são desenvolvidos para responder instantaneamente o surgimento de novas necessidades não previstas. As operações podem facilmente mudar ou expandir sem romper com as atividades em curso. Daí, o tempo para desdobrar e otimizar os processos é severamente reduzido.

As empresas estão sempre buscando novos nichos de mercado. Um negócio não envolverá necessáriamente, sempre o mesmo produto. Internamente teremos novas necessidades de processos, então devemos estar preparados para tanto.

Outro detalhe importante é o surgimento de novas moedas, assim como o Euro. Em um sistema ERP, a simples ação de converter a moeda na base de dados atualizará todo o sistema e documentos derivados. O mesmo pode significar uma atividade com semanas de duração em sistemas não integrados.

Muitos sistemas de ERP já possuem dualidade de moeda como ferramenta inerente ao sistema, isto pode gerar uma transição confortável e automática em uma situação de mudança de moeda. Quem administra o CPD de uma grande corporação, sabe contabilizar as horas ou dias de desespero que poderão ser evitados.

6. Como obter sucesso na implantação do ERP

Manter o programa de implantação de acordo com o cronograma é frequentemente muito difícil. Ninguém afirmaria que este é um processo elementar. mas independentemente do sistema ou do projeto, existem alguns pontos chave para o sucesso.

• Total comprometimento da alta direção no projeto: Sem comprometimento de recursos (dinheiro, tempo, educação) da administração, o projeto se estenderá por um grande tempo. O gerenciamento do projeto deve ser visível a todos
• Intercomunicabilidade com o mundo exterior: Certifique-se de que o desenvolvimento do projeto está prontamente disponível a todos os colaboradores da organização. Envolva e mantenha envolvidos os futuros usuários, o consultor não conhece as exceções, o usuário sim.
• Gerencie as expectativas: Dependendo do grau de evolução da empresa, é até possível que o sistema ERP não tenha performance superior ao sistema em uso. Lembre-se que outras vantagens do ERP são a habilidade de integrar aplicativos, reduzir tempo de ciclos e reorganizar métodos, não apenas funcionalidade.
• Não condicione o projeto a uma data específica: Libere o sistema para uso apenas quando os usuários estiverem aptos. É comum que a impementação absorva mais tempo que o estimado, inclusive pelas surpresas no meio do percurso. Além disso, desfazer uma operação inadequada de um usuário pode até ser uma atividade complexa do que reter o programa para uso por alguns dias.
• Um bom sistema não conserta dados errados: Lembre-se que o sitema processa as informações que recebe, não existe mágica. O sistema será tão preciso quanto forem as informações fornecidas. Ninguém pode sonegar informações por julgar que competem apenas a seu departamento. A diretoria deve decidir quem terá acesso a quais dados. Assim, a mentalidade das pessoas deve mudar e surgirá uma nova mentalidade de trabalho onde o "todo"é a soma de todos.

7. O futuro do ERP

Atualmente, o grande desafio entre as empresas é a expansão do ERP, integrando-se com o chão-de-fábrica e mercado externo. Estas empresas procuram na verdade estabelecer um elo de ligação entre clientes e fornecedores, obtendo com isso um tempo de resposta menor ao mercado e uma vantagem competitiva nos negócios. Os vendedores de ERP estão mudando o foco que possuiam nas atividades internas da empresa e voltando as características dos sistema ao gerenciamento das interfaces do negócio.

Outra mudança que também começa a ser percebida é o interesse crescente no mercado de pequenas empresas. Isto é um processo lógico quando considerado que as maiores organizações já implantaram ou já estão implantados seus sistemas ERP. Também é obvio que o custo do desenvolvimento destes pacotes já está amortizado, assim é possível que comece a ocorrer uma queda significativa no valor de comercialização do ERP e assim uma maior absorção por empresas de médio e pequeno porte.

8. Conclusão

Um sistema de informações deve ser criado para descrever um processo genérico aos quais um determinado negócio deve se adaptar ou deve ser criado para descrever um processo específico de uma empresa? Este é um assunto que acalora o debate de um sistema de gestão empresarial.

O sistema ERP responde esta questão. Economizar dinheiro, aumentar a eficiência e continuar competitivo. Os vendedores afirma que as operações da empresa devem estar em conformidade com os processos e procedimentos prescritos nos módulos, mas estão eles certos?

Inúmeras empresas que implementaram o ERP forma capazes de economizar milhões em redução de custos de produtos e processos, downsizing, aumento de eficiência e redução de tempo de ciclo. Contudo, suponha que você seja a segunda maior empresa de um determinado segmento. Como você se diferenciaria do líder de mercado, seu concorrente, se ambos utilizam o mesmo sistema ERP?

Independente do sistema que usa, uma grande empresa possui necessariamente uma identidade, uma personalidade própria. É claro que o ERP deve ser aplicado, mas devemos lembrar que o cachorro é quem balança a cauda e não o oposto. O sucesso de uma empresa, além de toda sua competitividade, vem também de sua personalidade, de sua maneira de participar do mercado. O sistema existe para incrementar a empresa e a razão de ser do negócio jamais será satisfazer os requisitos de um sistema.

Sem dúvida, a integração da empresa é a arma que garantirá sua sobrevivência, mas não necessariamento o que a fará a vencedora. A competição entre as empresas que desenvolvem o ERP com certeza tratará deste assunto, oferecendo maneiras individualizadas de manter a personalidade e pessoalidade do negócio. A total integração também é um assunto teórico pois, por maiores que sejam os esforços neste sentido, é bem remota a possibilidade de que um sistema consiga suprir em 100% as necessidades de uma empresa. Ainda mais nesses tempos de rápidas mudanças onde até as necessidades mudam.

9. Créditos

Extraído e adaptado de http://www.bitlineinfo.com.br/ERP.htm - Site de uma empresa distribuidora do software ERP Microsiga. Acesso em 22/05/2002.