Açık Alan Depoda RF'li Mamul Stoklama ve Sevkiyat Sistemi

OT/VT dergisi Nisan 94 sayısında çıkan ve SCAN/TECH Türkiye'94 Konferansında yayınlamış olduğum proje ile ilgili yazıdır. Türkiye'de ilk olarak açık sahada "Radyo Frekanslı Barkod Sistemi" kuruluşunun öyküsüdür...

Günümüzün hızlı yaşamında bilgiye, doğru ve zamanında ulaşmak en büyük amaçtır. Bunu yapabilmek için de bilgisayar sistemlerinden yararlanılmaktadır. Bu sistemlerde bilgi girişlerini mümkün olduğunca kullanıcıların üzerinden almak ve tek bir giriş bilgisinden bir çok bilgiye ulaşmak için son yıllarda "Otomatik Bilgi Toplama" sistemleri çıkça kullanılmaktadır.

DEMPA PAZARLAMA, 1992 Kasım ayında EXIM A.Ş. ile "Telsizli Mamul Stoklama ve Sevkiyat Sistemi"nin kurulması çalışmalarına başlamıştır. Kurulan bu sistem ile Türkiye'de ilk olarak açık arazide ve oldukça geniş bir alanda radyo frekasnlı (telsiz) depo otomasyonu gerçekleştirilmiştir.

Depodaki ağaç ve MDF tabalı mamullerin giriş ve çıkışlarının etkin olarak takip ve kontrol edilmesi amacını güderek başlanan çalışmalarda, daha fazla yüklemenin daha az elemanla yapılması, anlık kontroller yapılarak kararlar verilmesi ve geniş kapsamlı stok kontrol ve maliyet analizi gibi konuların gerçekleştirilmesi hedeflenmiştir.

1992 Kasım ayında EXIM A.Ş. yetkilileri ile yapılan ön etüd çalışmaları sonucu "Radyo Frekanslı Barkod Sistemi" kurulması kararlaştırılmıştır. Bu sistem içinde yer alan ekipmanlar :

1. TELXON RFC-40 RF CONTROLLER (300-19200 baud rate transfer hızında, max.60 PTC destekli, 3 antene kadar çıkabilme özellikli)
2. TELXON RTA Modülü
3. TELXON PTC 960 RF (Intel 80C80 cpu, 16 bit, 5 Mhz hız, 512 KB RAM bellek, 16x21 LCD ekran, MS-DOS 3.22)
4. ZEBRA 90 BARKOD PRINTER (Termal transfer özellikli, saniyede 203.2 mm. basım hızı, 90 mm. genişlikte etikete basabilmei 14 çeşit barkod etiketi basma yeteneği)
5. NOVELL NETWORK (DEMPA Merkez ve Köseköy Depo'da PC tabanlı Novell 3.12 Network sistemi. Tüm donanımlar bu network altında çalışmaktadır.)
6. MODEM (Merkez ve depo arasında bilgi iletişiminde bulunan external tipte dial-up çalışan iki adet modem)

Konulan ve hedeflenen amaçlar için yapılan analiz çalışmaları sonucunda proje yurt dışı ve yurt içi olmak üzere iki ana bölüme ayrılmıştır.

Yurt dışı
Yurt dışından alınan Yumuşak Tomruk tipi ağaçlar, Dempa ekibince seçildiği için yerinde barkodlama yapılmaktadır. Tek tek ağaçlar barkodlanmakta ve bu barkod karşılığına tomruk tipi, çap ve boy bilgileri girilmekte ve TELXON PTC-960 (RF modülü olmayan)da toplanmaktadır. Bu bilgiler, PC'ye transfer edildiğinde tomruk hacimleri hesaplanmaktadır.

Seçilen bu tomruklar yükleme limanında gemiye yüklenirken barkod etiketleri tek tek okutularak seçilenlerin hepsinin gemiye yüklenip-yüklenmediği kontrolü yapılır. Sonuçta gemiye yüklenen tomruklardan "ÇEKİ LİSTESİ" oluşur.

Yurt dışından alınan Radiata tipi tomruklar için yapılan anlaşmalar sonucu tomrukların barkod etiketlendirilmesi ve çeki listelerinin disketle gönderilmesi sağlanmıştır. Böylece depo girişinin Yurt dışı ayağında bilgiler hazır ve disketle ana sisteme transfer edilecek hale getirilmektedir. Yurt dışından ithal edilen diğer mamullerin barkodlanması yurt içinde yapılmaktadır.

Yurt İçi
Yurt içinde barkod projesi ikiye ayrılmıştır ; Depoya Mamul Girişi ve Mamul Çıkışı

Mamul Girişi

Yurt dışında barkodlanan tomruklar Türkiye limanında boşalırken tomruk barkod etiketleri tek tek okutularak limandaki miktar ve kamyona yüklenen miktarlar kontrol edilir. Depoya girerken de aynı şekilde kontrol yapılarak kesin depo girişi yapılmış olur. Eğer varsa limanda veya depoda olmayan tomrukların adet ve m³ bilgileri bu kontroller sonucu bulunmuş olur.

Ağaç sektöründe bu tür bir çalışma yapmanın zorluklarıyla karşılaşılmıştır. İnsan faktörünün yanında en önemli engel doğa koşullarıdır. Deponun 200.000 m² 'lik açık saha olduğu düşünülürse ve bütün işlemlerin açık havada yapıldığı dikkate alınırsa özellikle depo girişlerinde sorunlarla karşılaşılması da kaçınılmaz olmaktadır. Bunun için tomruk barkod etiketlerinde "Beşli Perforeli" ve çakmalı etiket yapısı kullanılmaktadır. MDF tabanlı mamüllerde ise tekli ve kendinden yapışkanlı barkod etiketleri kullanılmaktadır. Ayrıca etiketler sürekli dış ortamlarda kullanılacağı nedeniyle barkod yazıcısında dış ortamlara dayanıklı kağıt tipi kullanılmaktadır.

Mamul Çıkışı

Depodan mamul çıkışı ancak sipariş ile olmaktadır. Merkezin açtığı sipariş depodaki sisteme aktarılır. Sipariş içinde ; müşteri kodu, stok kodu ve miktarıi sipariş fiyatı vd. bilgiler bulunmaktadır. Puantör sahaya çıkarken sistemden sipariş numarasını almakta ve bunu PTC 960 RF cihazındaki programa, yükleme yapacağı kamyonun plaka numarası ile birlikte girmektedir. Daha sonra mamülün üzerindeki barkod etiketi okutulmaktadır. (Bu işlem tüm mamuller için geçerlidir.)

PTC-960 barkod etiket numarasını, sipariş no.sunu ve kamyon plaka no.sunu radyo frekansı ile RTA-40'a göndermekte ve bunun bağlı olduğu terminal aracılığı ile sistemdeki programı çalıştırmaktadır. Burada bu barkod no.sundan mamül bulunmakta ve kontroller yapılmaya başlanmaktadır. Bu kontroller ;

• Bu mamülün stok no.su siparişteki ile aynı mı ?
• Bu mamül seçilebilir mi ? (Başka müşteri için seçilmiş olabilir)
• Bu mamülün adet veya m³ olarak miktarı sipariş miktarından az mı ?

şeklindedir. Bütün bunlar evet ise bu kez sistemden gene radyo frekansı ile PTC-960 ekranına "YÜKLEME YAPILABİLİR" mesajı gelir. Bunlardan birinin hayır olması durumunda ise "YÜKLEME YAPILAMAZ" mesajı gelecektir.

PTC-960 ile RTA-40 RF arasındaki iletişimin düz alanda 212 km.ye kadar izin vermesi sonucunda açık arazi boyutları genişlemiştir. Şu anda 1.5 - 2 km.den radyo frekansları ile sağlıklı iletişim yapılmaktadır. Böylece sahada bir puantör tek başına yükleme yapabilmekte ve tüm kontroller ve kararlar sistem tarafından verilmektedir. Bu şekilde daha az elemanla daha hızlı yükleme ve daha fazla sevkiyat yapılabilmektedir. Bunun sonucunda da maliyetler azalmaktadır.

Yükleme sona erince sistemde irsaliye bilgileride otomatik olarak hazırlanmış olmakta ve herhangi bir kullanıcı tek tuşa basarak irsaliyeyi kesmektedir. Kesilen irsaliyedeki bilgiler modemle depodan merkeze gönderilmekte ve gene tek bir tuşla fatura kesilmesi sağlanmaktadır.

Sistemde oluşan bu bilgilerden şirketin çeşitli birimleri değişik amaçlar için yararlanmaktadır. Özellikle maliyetlerin önemli olduğu günümüzde ithalatın dolara endeksli olarak yapıldığı dikkate alınırsa maliyet analizleri öne çıkmaktadır.

Raporlamalar

Programlarda kullanılan raporlar ;

• Mamul bazında Açık Siparişlerin Listesi,
• İstenildiğinde Açık Sipariş Listesinin fiyatlı olarak verilmesi,
• Mamul ve/veya müşteri bazında tarih aralığında sevkiyatların incelenmesi,
• Gemi bazında stok durumunun incelenmesi,
• Gemi bazında maliyetlendirme analizi,
• Mamul bazında maliyet analizi,
• Mamul ve/veya müşteri bazında fiyatların analiz ve buna paralel olarak staışların takibi,
• Günlük mal giriş-çıkış hareketleri,
• Günlük sipariş miktarları ve toplam sipariş tutarlarının incelenmesi,
• Anlık olarak sevkiyatların durumunun gösterilmesi,
• İstenildiği anda depodaki mamullerin stok durumunun alınması,
• Mamulün stok hareketlerinin listesi,

şeklindedir. Ayrıca sistemdeki bu raporlamalara ek olarak kullanıcı isteklerine göre rapor oluşturmakta mümkündür. Sürekli olarak programlar güncelleştirilmektedir.

Yazılımlar

DEMPA Barkod Projesinde kullanılan tüm yazılımla DEMPA Bilgi İşlem Müdürlüğü elemanları tarafından hazırlanmıştır. TELXON PTC-960 RF cihazında Microsoft DOS işletim sisteminin kullanılması profosyonel ortamlarda program yazılmasını mümkün kılmıştır. Bu cihazlarda Microsoft C++ yazılımı kullanılmıştır. PC üzerindeki programlar ise Microsoft Foxpro 2.0 yazılımı kullanılmıştır. Bütün programlar şirket bünyesinde geliştirildiği için her türlü esneklik ve yenilik kolayca adepte edilmektedir. Özellikle işlerin zamanında ve hızlı olarak yapılması sonucu kullanıcıların arta kalan zamanlarında yarttıkları fikirleri ve istekleri yerine getirerek programlar revize edilmektedir.