Elektronik Posta Gönderirken Dikkat Edilecek Noktalar

E-mail programlarında görülen "From,To,Subject,Cc, Bcc, Forward To:" gibi kısaltmalar ne anlama gelir?

Bütün bu ibareler, mesajın baş kısmında yer alır ve gönderilen mesaj ile ilgili bir takım "gönderme bilgileri"ni içerir.

• From : alanında, mesajı gönderen kişinin e-posta adresi (ve gerekli olmasa bile, Adı, Soyadı) yer alır.

• To : alanında, e-postayı göndereceğimiz kişilerin e-posta adresleri yer alır. Gönderilecek kişi sayısı 1'den fazlaysa adresler aralara noktalı virgül konarak (bazı sistemlerde sadece virgül ya da bir boşluk bırakılarak) yazılır.
  
• Subject: alanına, e-posta içeriğine uygun çok kısa bir tanım yazılır. (Acil, toplantı duyurusu, Beni hemen ara vb gibi)
  
• Cc : alanına, mesajın kopyasını başka bir kişiye ya da kişilere (genellikle, e-posta içeriği ile 2. dereceden ilgili kişiler olabilir) göndereceksek, onların adresleri yazılır. (Cc : Carbon Copy)

Bazen, size gelen bir iletiyi bir başkasına aynen iletmeniz gerekebilir. Bunu sağlayan mekanizma, mailin baş kısmında "Forward:" şeklinde görülür.

Konu (Subject) Kullanımı:

• Öncelikle gönderilen maillerin Subject (Konu) kısmını boş bırakmayıp doldurmak çok faydalıdır. Özellikle listelere gönderilen maillerde buna dikkat etmek gerekir. 'Subject:' alanına yazacaklarınız, mailinizin içeriğine uygun anahtar kelimeler ve kısa bir tanım olabilir.

• Mesajınızın ne hakkında olduğunu belirten "konu" satırına mail ile alakasız şeyler yazmayınız.

• Size gelen postalara yanıt verirken, eğer gelen içerik dışında şeyler içeren bir cevap yazacaksanız cevap verdiğiniz mailin konu adında da gerekli eklemeler ya da düzeltmeler yapmayı unutmayınız.

Mesajın İçeriği, Uzunluğu ve Formatı:

• Mesajınızı, karşılıklı yazışmanın içeriğine uygun uzunlukta tutunuz. Gerekmedikçe, uzun mesajlar hazırlamayın.

• Mesajınızın içeriğini, "Subject" (konu) alanına yazdıklarınız kapsamında tutunuz. Aynı mesajda başka bir konudan da bahsedecekseniz, bunu ikinci bir mesaj ile ayrıca gönderin.

• Mesajlarınızda, sadece büyük harf kullanmayınız. Bu yaklaşım okumayı zorlaştırmakta ve mesajlarınızın sonuna kadar aynı dikkatte okunmalarına engel olmaktadır.

• Mesajlarınızda mutlaka düzgün cümleler kurun. Sözcükleri tam yazın. Aksi halde, gönderdiğiniz mesaj kafa karıştırmaktan öteye gitmeyecek ve anlaşılmayacaktır. Mesaj iletişiminin hızlı olması, yazarken çalakalem ve dikkatsiz olmamızı gerektirmez.

Yanıtlar:

• Size gelen mesajlara yanıt yazarken, orijinal mesajdan gerektiği kadarını da cevabınıza ekleyin. Mesaj gönderen kişi, yazdığı birçok mesaj arasında içeriği kolayca hatırlayamıyor olabilir. Bu durumlarda en iyisi REPLY ile, gelen mesaja yanıt yazmak, başka bir kimseye gönderilecekse de FORWARD kullanmaktır.

• Mesajınıza, orijinal mesajdan mümkün olduğunca az ve gerektiği kadar ekleme yapınız. Unutmayın ki, aynı mesaja yanıt veren tüm kişiler orijinal mesajı silmeden olduğu gibi kendi e-postalarına eklerlerse, 5-6 tekrar sonra durum oldukça can sıkıcı olmaya başlar. Hiç kimse, 100 satırlık bir orijinal mesajı e-postasına ekleyip sonuna da 2 kelimelik, "Aynı fikirdeyim" şeklinde bir mesajı görmek istemez. Bu konuda çok dikkatli olmak lazım.

Genel :

• Elektronik posta, diğer insanlarla haberleşme ve bilgi alma amacıyla kullanılır. Bu yüzden, insanlarla olan diğer ilişkilerde olduğu gibi, e-posta ile iletişimde de bazı noktaları akılda tutmakta fayda vardır.

• Birisine, ya da bir gruba bir konu hakkında soru sorduğunuzda "lütfen" demeyi unutmayınız. Günlük yaşamlarında son derece nazik olan pek çok insan, elektronik haberleşme ortamlarında bambaşka oluveriyorlar. Oysa,ortamlar farklı da olsa, hem gerçek hayatta hem de elektronik haberleşme yaparken ilişkide bulunduklarımız "insan".

• Eğer mesajınızda bir soru soruyorsanız, çok açık ve sade bir biçimde sorununuzu tanıtınız. Gerekli tüm bilgileri verin.

• Elektronik posta, insanlarla iletişim amacını taşır. Bir mail yazdığınızda göndermeden önce bir kere okuyun ve kendi kendinize "ben bu maili alsaydım ne yapardım, reaksiyonum ne olurdu?" diye sorun. Unutmayın ki, yazdığınız bir cümle öyle kalmak zorunda değildir. Göndermeden önce değiştirebilir, anlamını daha iyi pekiştirebilirsiniz.

Diğer :

• E-postanızı sık sık kontrol edin ve postalarınızı, limitinizi aşacak kadar sistemde tutmayınız.

• Gereksiz mesajları okuyunca silin, çünkü e-posta (Inbox) kutusunda durması, sisteme gereksiz disk alanı harcatacaktır.

• İleride başvurmak için saklayacağınız mesajları, kendi disk bölgenize, ya da sistem dışına (kendi PC'nize, Personal Folders alanına) aktarın.

• Disk alanındaki dosyaları bilmek ve bunlarla ilgilenmek de kullanıcının sorumluluğundadır.