Obtenha o Máximo de Estilos

Digamos você que está criando um texto longo, que possue muitos tópicos, sub-tópicos e algumas observações, além do texto em si. Então você decide formatar cada observação de seguinte forma:
Fonte: Arial Itálico 9 pontos
Alinhamento: Esquerda
Recuos: 1cm à esquerda e à direita
Espaçamento Antes e Depois: 12 pontos
Neste caso, a maneira trivial de executar é selecionar cada uma das observações, separadamente, e aplicar estas características! Você pode passar uma tarde inteira fazendo isso, ou utilizar estilos!
Ao utilizar estilos, primeiro definimos todas as características de formatação descritas acima. Depois, basta aplicar o estilo criado às porções corretas do texto. Uma das grandes vantagens dos estilos é que não é necessário clicar em diversos lugares e caixas de diálogo diferentes: apenas dois cliques são necessários para aplicar toda a formatação! Outra vantagem é que se decidimos alterar qualquer característica, basta alterar o estilo e todo o texto é atualizado, de uma só vez!

Embora o processo de definir um estilo não seja complicado, está longe de ser banal. Portanto, só devemos criar estilos quando houver a expectativa de utilizá-los diversas vezes dentro do texto.

Vamos utilizar a situação imaginária acima para criar o estilo Observação. Clique em Formatar, Estilo. Esta caixa de diálogo mostrará os estilos atualmente em uso, como o Normal (este estilo é criado automaticamente pelo MS-Word, sendo atribuído a todo tudo que é escrito). É possível ver ainda uma descrição do estilo e a aparência dos caracteres.

Para criar um novo estilo, clique em Novo...
O próximo passo é dar um nome ao novo estilo. Escreva Observação. Depois disso, vem a definição do estilo propriamente dita. O botão Formatar abre todas as opções existentes. Clique-o e selecione a primeira opção, Fonte. Aí, selecione a fonte Arial Itálico, 9 pontos. Clique OK. Vamos às outras opções de Formatar.
Em Parágrafo, ajuste os Recuos para 1cm, em ambos os lados. Mude o Espaçamento para 12 pts, antes e depois, e certifique-se que o Alinhamento esteja à esquerda. Clique OK duas vezes e depois Fechar.

Escreva um parágrafo de algumas linhas e copie-o algumas vezes. Certifique-se que cada cópia seja realmente um parágrafo diferente! Clique em algum lugar do segundo parágrafo e leve o mouse até o seletor de estilos, localizado à esquerda do seletor de fontes. Clique-o e escolha Observação. O parágrafo escolhido toma todas as características definidas no estilo. Selecione outro parágrafo e reaplique o estilo... as mudanças vão ocorrendo!

Se você desejar alterar o estilo criado, bastar ir em Formatar, Estilo e clicar Modificar. Após realizar as alterações, todos os parágrafos que utilizarem tal estilo, serão automaticamente atualizados.

Quando criamos estilos para aplicar a tópicos principais do texto, muitas vezes desejamos que estes tópicos apareçam no topo da página. É comum encontrarmos pessoas que apertam a tecla ENTER várias vezes até o texto atingir o local desejado. Esta é uma prática extremamente condenável, ao menos quando se trata de textos mais longos, pois dificulta o gerenciamento do texto!
Uma forma muito melhor de atingir este objetivo, é clicar a guia Fluxo de Texto, quando estiver definindo as características de parágrafo do estilo. A opção Quebrar página antes, faz o texto selecionado ficar sempre no alto da página! Há ainda a opção Manter com o próximo, que faz o parágrafo selecionado ficar na mesma página que o próximo, recurso excelente para sub-tópicos. Outra interessante é Manter linhas juntas, que faz o parágrafo inteiro ficar na mesma página!