Capitulo III 

APLIQUEMOS FORMATOS

3.1     Accedamos a una planilla  existente

            Para comenzar a trabajar con la planilla que hemos guardado de un ejercicio anterior (en este caso SUELDOS.XLS)  tenemos tres posibilidades: 

1) Utilizando opciones de menú: 

            1. Abramos el menú ARCHIVO  y optemos por  Abrir

            2. Ubiquemos el archivo (SUELDOS.XLS)  en la lista, pulsemos sobre el mismo y luego

                sobre el botón   Aceptar.


2) Utilizando la barra de herramientas: 

            1. Pulsemos sobre el  icono con forma de fichero.

            2. Ídem paso  2  anterior.
 

3) Utilizando los últimos cuatro archivos en que trabajamos: 

            1. Abramos el menú  ARCHIVO

            2. Al final de este menú aparecen listados, por orden, los últimos 4 archivos en los que trabajamos. Si alguno de ellos es el que necesitamos simplemente pulsemos sobre el nombre, para abrirlo. 

3.2      Vamos a darle forma a nuestra Planilla

            Para dar un mejor aspecto a nuestros datos tenemos distintas posibilidades de formatos de carácter. Aplicaremos a nuestro ejemplo los tipos negrita, cursiva y subrayado: 

            1. Seleccionemos el rango  A4:E4

            2. Pulsemos  N  para resaltar la letra con negritas.

            3. Pulsemos sobre K  para inclinar la letra, itálica

            4. Pulsemos sobre S  para que las palabras queden subrayadas.

            5. Pulsamos CURSOR ARRIBA para deseleccionar el rango.
 

3.3      Cambiemos el tipo de letra de una columna

            1. Seleccionamos el rango B5:B9, ósea la columna de los nombres de los empleados.

2. Luego vamos con el puntero del Mouse hasta donde esta la lista de los tipos de letra y de  ahí elegimos una que nos agrade.

            3. Elijamos  tamaño 12.

            4. También le aplicamos el efecto de letra cursiva, presionando sobre K.
 

3.4      Centremos un titulo entre varias columnas

            1. Seleccionamos el rango A2:E2

            2. Pulsamos sobre el icono con  que tiene una  “a”  en el centro.

            3. Pulsemos CURSOR ABAJO  y el titulo queda centrado entre las columnas  A y E.

            Quedaría como muestra la figura 3.1. 

                                                             figura 3.1: Planilla obtenida  

3.5      Como controlar la grilla

            1. Abrimos el menú  HERRAMIENTAS, y optamos por Opciones

            2. Elegimos la solapa  VER

            3. Elegimos un color en el recuadro  Color Automático y damos  Aceptar.

            4. Para eliminar la grilla quitamos la marca de la opción   Líneas de división.
 

3.6     Como suprimir los encabezados de fila y columna

            Si para una presentación deseamos no confundir a la audiencia con datos innecesarios podemos simplificar la planilla suprimiendo los encabezados de las filas y columnas. 

            1. Abramos el menú  HERRAMIENTAS,  y optemos por  Opciones

            2. Elegimos la solapa   VER

            3. Quitamos la marca de la opción  Encabezados filas y columnas   y damos  Aceptar.

                Vemos la diferencia y si no nos gusta podemos Volver a encender los encabezados.
 

3.7     Apliquemos  color de fondo a las celdas

            De la misma forma que con los bordes: 

            1. Seleccionamos el rango  B2:D2

            2. Pulsamos sobre la  Paleta portátil Colores:

            3. Elegimos el color deseado 

            La próxima vez que deseemos aplicar el mismo color pulsamos directamente en el botón  de la paleta portátil de colores.

            Pulsando las teclas CTRL + 1  accedemos al cuadro de formatos de celda y seleccionando la solapa  Diseño  también podremos definir el color de las celdas.
 

3.8      Cambiemos el color del texto

            Nos queda una Paleta portátil para probar y es la de Color del texto. 

            1. Seleccionamos el rango  E5:E10  y le asignamos color rojo de texto.

            2. Grabemos el documento con  todas las reformas que se le hicieron. 

Hemos logrado realzar notablemente el aspecto de nuestra planilla, como podemos apreciar en la figura 3.2 

                                                         figura 3.2 :planilla obtenida

3.9     Insertemos  textos rotados

            Suele ser necesario alterar la orientación de los textos de las celdas, como por ejemplo para colocar un titulo o encabezamiento de cuadro a un lado del mismo y en forma vertical. Veamos: 

            1. Ubiquémonos en la celda  A14, escribamos  Nota:  y pulsemos  ENTER

            2. Abramos el menú   FORMATO  y optemos por  Celdas  y la solapa Alineación.

            3. Elijamos  Texto vertical  y pulsemos sobre Aceptar.
 

3.10      Como acomodar mucho texto en una sola celda

            Podemos incluir todo tipo de notas y comentarios dentro de una celda, y distribuir dichos textos  en una o mas líneas: 

            1. Ubiquémonos en  B14  y escribamos: La presente liquidación se ajusta a las normas        establecidas por los convenios actualmente en vigencia.   y damos ENTER.

            2. Pulsamos  CTRL + 1  y en la solapa  Alineación.

            3. Activemos la opción  retorno automático   y pulsemos sobre Aceptar.
 

3.11     Ajuste de textos verticales

            Así como disponemos de opciones para el alineamiento horizontal, también  podemos alinear los textos en forma  vertical:

            1. Pulsemos Cursor Izq. para ubicarnos en A14

            2. Pulsamos  CTRL + 1  y en la solapa  Alineación

            3. En el recuadro  Vertical, elijamos  Superior  y damos  Aceptar.

3.12       Justificación de  un texto 

            Todos los que conocemos algún procesador de textos sabemos lo que este termino significa: se trata de ajustar el texto a ambos márgenes, es decir que siempre comenzara en el margen izquierdo (como en el caso de alineación a izquierda) pero, a la vez, terminara también en el margen derecho (como en el caso de alineación a derecha); esto se logra variando las distancias entre las palabras. 

            1. Ubiquémonos en la celda  B14

            2. Pulsemos  CTRL + 1  y en la solapa  Alineación.

            3. Del recuadro  Horizontal elijamos  Justifcar

            4. Pulsemos sobre  Aceptar  y obtendremos el resultado que vemos en la figura 3.3 

                                                             Figura  3.3: Texto justificado

3.13      Como asignar formatos a los números

            Es imprescindible en casi toda presentación de hojas de calculo que los valores numéricos sean exhibidos con el formato adecuado. De esta forma podremos distinguir fácilmente los valores numéricos (puntos cada tres dígitos, coma y dos decimales) de los monetarios (que llevan símbolo monetario) colocar barras o guiones en las fechas, etc. 

            Mejoraremos el aspecto de nuestro ejemplo aplicando formato a los valores. 

            1. Seleccionemos el rango  C5:C9

            2. Pulsemos  CTRL  y manteniendo presionadas...

            3. Seleccionemos el rango  E5:F10  (que se agrega al anterior)

            4. Pulsemos CTRL + 1 y  en la solapa  Numero.

            5. Cambiemos la  Categoría a  Numero

            6. Elijamos  #.##0,00  y  observemos el resultado de aplicar ese formato en  Muestra.

            7. Pulsemos Aceptar  y observemos el cambio.
 

3.14      Formato de porcentaje

            La columna titulada Premio nos esta mostrando un coeficiente que se vería mejor si se lo expresara  como porcentaje (%). 

            1. Seleccionemos entonces el rango  D5:D9.

            2. Pulsemos sobre el  botón %. 

            La planilla quedara como muestra la figura 3.4
 

                                                 figura 3.4: formatos aplicados a la planilla

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