Las consultas son el medio utilizado para obtener únicamente la información necesaria de la base de datos en un momento dado.
TIPOS DE CONSULTAS
Consultas de selección
Permiten seleccionar datos de las tablas relacionadas con la consulta, mediante preguntas formuladas utilizando expresiones y selección de campos determinados.
Tablas de referencias cruzadas
Con este tipo de consulta pueden usarse los campos de las tablas como títulos de las filas y/o columnas, de la hoja de datos en que serán presentados los resultados calculados de la consulta
Consulta de acciones
Estas consultas pueden mover o modificar los datos de las tablas, se dividen en los siguientes subtipos: Datos añadidos, eliminación, creación de tabla y actualización.
CREACION DE UNA CONSULTA
Para crear una consulta, en la ventana de base de datos elija la pestaña Consultas y pulse Nuevo. A continuación apa-recerá la ventana Nueva consulta escoja la opción Vista Diseño y pulse Aceptar.
A continuación se desplegará la ventana mostrar tabla para agregar las tablas y/o consultas sobre las cuales se desee realizar la consulta.
Después de agregar pulse sobre el botón cerrar. En la ventana de Consulta de selección deben incluirse los campos de las tablas que serán tenidos en cuenta en la consulta.
Para esto se utiliza la cuadricula QBE (consulta mediante ejemplo) que dependiendo del tipo de consulta seleccionada tendrá un aspecto similar al siguiente:
La cuadricula QBE podrá mostrar las siguientes casillas:
Campo:
Nombre del campo.
Tabla:
Tabla a la cual pertenece el campo.
Orden:
Ordenamiento de los datos en la hoja, según el campo seleccionado.
Mostrar:
Casilla de selección que permite definir si se muestra o no el campo en la presentación de los resultados de la consulta.
Criterios:
Permite añadir expresiones que condicionen la presentación del campo.
Total:
Permite definir el tipo de agrupamiento utilizado para calcular los totales de los campos o el tipo de función de agrupamiento a utilizar.
Tabla de referencia cruzada:
Define la ubicación del campo en una consulta de tablas de referencias cruzadas.
Actualizar a:
Permite definir la fórmula o expresión que se aplicará para actualizar el valor del campo.
Añadir a:
Nombre del campo, en la tabla receptora, al cual se desea añadir el campo recogido de la tabla activa.
Eliminar:
Determina los registros que serán eliminados.
Para diseñar una consulta hay que añadir los campos en el orden en que vallan a aparecer en la consulta y completar la información de la cuadrícula QBE para cada uno de ellos. Una vez diseñada la consulta, se cierra la ventana de diseño de consulta y nos pedirá el nombre que le queremos poner.
Para abrir una consulta, estando activa la ventana Base de datos pulse sobre la pestaña Consultas y a continuación sobre el botón Abrir.