COMO CONSTRUIR PROCEDIMIENTOS ISO 9000
A.- OBJETIVO
Establecer las pautas para el diseño y la metodología para la confección de procedimientos que sean requeridos para uso interno en las empresas clientes y los propios del trabajo de asesoramiento del servicio en ellas.
B.- ALCANCE
A aplicarse a todos los documentos que establezcan procedimientos o prácticas de trabajo en las empresas clientes y a los propios procedimientos de trabajo .
C.- DEFINICIONES / SÍMBOLOS / ABREVIATURAS
Procedimiento
: Descripción escrita, detallada y secuencial de la forma en que se debe llevar a cabo una actividad a través de las funciones operativas que intervienen en la ejecución de la tarea o trabajo que se regula.Práctica de trabajo
: Descripción escrita de las pautas centrales de como se debe llevar a cabo una tarea que admite variantes en su realización, que deben ser resueltas en cada caso específico y ante la situación particular, guiándose por las normas generales de la profesión u oficio que se hace cargo de las funciones operativas.Una Práctica de Trabajo es una guía general de acción cuando no se puede determinar un procedimiento para una tarea particular.A los efectos de la redacción se la llevará a cabo como un Procedimiento de Trabajo, indicándose a continuación del título principal que se trata de una práctica de trabajo y que requiere por tanto de por lo menos tres cosas para llevarse a cabo :
- Autorización de un mando superior
- Conocimiento del oficio o profesión del que la debe llevar a cabo
- Supervisión de un mando, tras la autorización
D ELEMENTOS A UTILIZAR
D.1.- Hojas tamaño A4.
D.2.- Plantilla de documento en MSWORD 6.0
D.3.- Este procedimiento
E RESPONSABILIDADES
El responsable de la aplicación de este procedimiento es el responsable del Servicio de Seguridad e Higiene Laboral.
F PROCEDIMIENTO O PRACTICA DE CONFECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
F1.1.- Se utilizará el formato definido en la plantilla del documento denominada
proced01.dot de MSWORD 6.0 disponible en el sistema.F.1.2.- La fuente de escritura será ARIAL en tamaño 11 puntos.
F.2.- El procedimiento debe llevar una carátula según el modelo del Anexo 1.-
F.3.- Los anexos se deben identificar con números arábigos correlativos : 1,2, etc..
F.4.- Las hojas se numerarán en forma automática correlativamente, extendiendo- se la numeración a los anexos inclusive.
F.5.- En la carátula se debe consignar el Nro. total de hojas que contiene el documento, incluida esta, y excluyendo los anexos.
F.6.- Encabezamiento :
Se utilizarán las facilidades de "encabezamiento y pie de página" del programa de procesamiento de textos.
F.6.1.- En la izquierda, automáticamente irá el nombra de la empresa, en mayúsculas y negrita.
F.6.2.- En el centro va el nombre del procedimiento, en mayúsculas y negrita
F.6.3.- El nombre del procedimiento debe ser conciso y dar idea cabal del contenido, se iniciará con la palabra PROCEDIMIENTO aunque se trate de un Práctica de Trabajo, lo que se aclarará a continuación.
F.6.4.- En la derecha va, automáticamente el nro. correlativo de hoja.
F.7.1- Títulos principales :
Se utilizarán MAYÚSCULAS (Negrita) para el texto y se ordenarán alfabéticamente en forma correlativa A, B, C, etc..
F.7.2.- Títulos secundarios :
Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos : F.1.-, F.2.-, F.3.-, etc..
F.7.3.- Otros títulos secundarios :
Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos en el primer nivel y en el segundo : F.1.1-, F.1.2-, F.1.3.-, etc..
F.7.4.- Ítems dentro de otros títulos secundarios :
Se iniciarán con mayúsculas y continuarán con minúsculas, y se ordenarán con la misma letra del título principal seguido de números arábigos correlativos en el primer nivel y en el segundo, correspondiendo a los ítems letras minúsculas correlativas : .F1.1.a.-, F.1.1.b.-, F.1.1.c.-, etc..
F.8.- Contenido en secciones del formato :
Todos los procedimientos o prácticas de trabajo tendrán las siguientes secciones en este orden y con el siguiente significado :
A.- OBJETIVO/OBJETIVOS
Enunciado conciso de lo que se quiere lograr con el procedimiento o práctica de trabajo.
B.- ALCANCE
Campo de acción en el que el procedimiento o práctica va a aplicarse, puede ser no solo indicativo sino también restrictivo.
C.- DEFINICIONES / SÍMBOLOS / ABREVIATURAS
Se consignarán :
.- Las definiciones no usuales para la profesión u oficio.
.- Las indicativas que sean necesarias para hacer inequívoca la aplicación del procedimiento o práctica.
.- Los símbolos, signos, gráficos, etc. que estén involucrados, incluidos los convencionales relativos a la práctica.
.- Se indicarán con detalle las abreviaturas y siglas que se utilizarán
en la redacción.
D.- ELEMENTOS A UTILIZAR
Se indicarán las herramientas, utensillos, dispositivos auxiliares y equipos necesarios para llevar adelante el procedimiento o la práctica de trabajo incluidos los equipos de seguridad necesarios. En especial se hará hincapié en la descripción detallada de los elementos de protección personal necesarios y de los elementos auxiliares vinculados a garantizar la seguridad de las operaciones a realizar : Extintores, equipos de rescate, equipos para mediciones.
Se detallará si el procedimiento requiere de la aplicación de un procedimiento anterior, en particular los vinculados a probar la seguridad de las operaciones futuras.
Se describirán los equipos de emergencia y aquellos destinados al control de siniestros o daños que pudieran producirse como resultado de un accidente o incidente durante la operatoria.
E.- RESPONSABILIDADES
Se indicará quien o quienes son responsables de la realización del procedimiento o de sus partes.No se utilizarán nombres propios, en cambio se usará el cargo o función del que debe llevar a cabo la/s tareas
F.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Se hará una descripción detallada y secuencial de los pasos que constituyen la tarea o trabajo a realizar, ya se trate de una procedimiento, como de una práctica de trabajo.
Cuando sea posible se completará la descripción escrita con diagramas de flujo
descriptivos de la secuencia desarrollada.
Este porción es el núcleo del procedimiento, y si bien se debe ser completa
no debe extenderse con un nivel de detalle que haga engorroso el uso.Todos los procedimientos y prácticas están hechos para personas que tienen un grado de conocimiento del oficio o profesión que ejerce la tarea.
Si bien los Procedimientos y Prácticas son un complemento de la capacitación en los modos y formas del trabajo, no son el único y completo instrumento que debe utilizarse y debe haber preconocimientos de las bases del oficio o profesión para aplicarlo.
Utilice el modo
G.- FRECUENCIA DE APLICACIÓN REVISIÓN
Se indicará la frecuencia y por quien el Procedimiento o Práctica debe ser revisado y eventualmente modificado.
H.- ANEXOS
Se incluirán : Planillas, formularios, diagramas, listas de control, etc. que hagan a la parte central del procedimiento o práctica, pero que por razones de practicidad convenga que se presenten en hojas separadas, ya sea para su uso como tales, o que se trate de listas que requieren una modificación o actualización a tiempos impredecibles.
G.- FRECUENCIA DE APLICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO ó PRACTICA Y REVISIÓN
Este procedimiento se revisará y eventualmente se renovará anualmente y se aplicará en cada caso que se requiera en el caso de empresas clientes que requieran de un procedimiento.
La revisión de este procedimiento se hará bianualmente.
H.- ANEXOS
No hay Anexos escritos a este procedimiento.
Adjunto a este procedimiento debe tenerse un disquete con el archivo plantilla
proced01.dot de MSWORD 6.0.