Desarrollo de soluciones
con Microsoft Excel 97 / 2000
|
Desarrollo de soluciones con Microsoft Excel 97 / 2000 |
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Compre en línea y aproveche las espectaculares ofertas COMPAQ.
Eres el visitante Nº
|
Trucos, sugerencias y atajos para utilizar Excel. Descargue aquí documento word (TrucosExcel.zip)
2.- Evitar el libro de trabajo inicial
3.- Cambiar los parámetros por defecto
4.- Cambiar el texto de los botones personalizados
5.- Ver encabezados de columnas
6.- Ver nombres de hojas de trabajo
7.- Contar elementos en una base de datos
8.- Calcular totales de valores numéricos en una base
de datos 10.- Formato condicional de celdas 12.- Copiar la celda de arriba en la celda activa
15.- Mezclar tipos de gráficos
16.- Introducir la fecha y la hora
17.- Añadir líneas de tendencia
18.- Cambiar fórmulas a valores
19.- Controlar mayúsculas/minúsculas en las celdas
20.- Eliminar espacios en celdas
21.- Documentar una formula mediante notas
23.- Llenar directamente un rango con un mismo dato o
fórmula 24.- Ensanchar rápidamente una columna
25.- Pegar datos desde una tabla de Access
26.- Incluir tipos de letra variados en una sola celda 27.- Ocultar fórmulas en una hoja protegida
29.- No imprimir determinadas áreas
30.- Crear filtros automáticos
31.- Juego de laberinto en Excel 7 34.- Tratamiento de fechas y el año 2000 en Excel 97
35.- Combinaciones de teclas rápidas que más comúnmente
se utilizan en Excel 97 37.- Cambiar el salto de página mientras se
previsualiza un archivo en Excel 97 38.- Niveles de deshacer en Excel 97
39.- Vincular los cuadros de texto se pueden a celdas
en una hoja de trabajo en Excel 97 40.- Cambiar de mayúsculas a minúsculas una cadena
de texto en Excel 97 41.- Insertar una marca de agua o filigrana en el
fondo de una hoja de cálculo en Excel 97 42.- Copiar el formato de unas celdas a otras en Excel
97 43.- La función Autocompletar en Excel 97
44.- Grado de compatibilidad soporta Excel 97 con
respecto a las otras versiones 45.- Tratamiento de las tablas dinámicas en Excel 97
46.- Publicar datos en una página Web en Excel 97
47.- Tratar los documentos HTML directamente en Excel
97 48.- Simulador de vuelo en Excel 97
49.- Insertar nuevas celdas y pegar datos en un solo
paso 50.- Convertir una tabla de Excel en un archivo de
Access 51.- Guardar formatos personalizados para diagramas
para aplicarlos rápidamente a otros 52.- Fórmulas y funciones rápidas
54.- Descartar entradas duplicadas
55.- Seguir la pista a los datos con plantillas
56.- Concatenar texto y números
57.- Copiar configuraciones de página entre hojas
diferentes 59.- Programas complementarios de Excel
60.- Añadir archivos de Excel 4.0 a un cuaderno
61.- Optimizar macros de Excel
62.- Ejecutar macros
autoejecutables 64.- Añadir fragmentos a un cuaderno
65.- Mover datos entre aplicaciones
66.- Deshacer arrastrar y soltar
67.- Mover plantillas con cuadernos
69.- Seleccionar varias hojas a la vez
70.- Determinar una función como el contenido de una
celda 71.- Formato específico para el contenido de una
celda o rango 72.- Anidar más de 7 funciones SI
73.- Los problemas del siglo XXI
74.- Evitar la ejecución de macros en documentos
protegidos por contraseña 76.- Cálculo automático sobre toda una hoja entera
77.- Suma acumulativa basada en fechas
78.- Combinar datos de celdas de texto
79.- Separar la letra del número en un NIF
80.- Retornos de línea en el texto de una celda
81.- Recuento rápido de valores
82.- Crear una
configuración por defecto
83.- Colocar los cortes de página antes de imprimir
84.- Adaptar celdas para textos largos
85.- Suma ultrarrápida de celdas adyacentes
86.- Adaptar el tamaño de las celdas a su contenido
87.- Introducir un mismo dato en varias celdas simultáneamente 88.- Uso de botones complementarios
A veces se desea que cada columna tenga el ancho justo para
el texto más ancho de esa columna. Una manera de hacer coincidir la anchura con
el texto es seleccionar las columnas y escoger Formato/Columna/Ajustar a
la selección. Pero hay una manera más rápida. Después de
seleccionar las columnas que quiera ajustar, colocar el puntero sobre las letras
de las columnas en la división entre dos de ellas. Cuando el puntero cambie de
aspecto y parezca un signo más con flechas que apuntan a derecha e izquierda,
hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón para ajustar toda la selección.
Para ajustar sólo una columna, hay que seguir el mismo método, pero sin
seleccionar nada primero. Cuando se haga doble clic cerca de la división entre
dos columnas, Excel ajusta la columna a la izquierda de la división.
2.- Evitar el libro de trabajo inicial Si se abre Excel para trabajar con un archivo existente,
tener que cerrar el libro de trabajo vacío inicial es un engorro. Una forma de
evitar esta pérdida de tiempo es cambiar la línea de comando que arranca
Excel. Para cambiar el comando del acceso directo del escritorio, hacer clic con
el botón derecho en el acceso directo y elegir Propiedades. Ir
a la ficha Acceso directo, añadir el parámetro /E a
la línea de comandos, o sea, después de EXCEL.EXE en el campo
de texto Destino y pulsar Aceptar.
3.- Cambiar los parámetros por defecto Cuando se abre un libro en blanco de Excel o se crea un
archivo nuevo, se tienen unos parámetros por defecto que pueden no responder a
sus necesidades. Para cambiarlos, abrir un nuevo libro de trabajo y formatearlo
en la forma que se desee, incluyendo el número de hojas, cabeceras, pies de páginas,
márgenes, y si se muestra o no la cuadrícula. Luego, guardar el archivo como
una plantilla llamada BOOK.XLT en la carpeta Iniciar que
debe haber por debajo de \MSOFFICE\EXCEL (usual en Office 95) o
bien \MSOFFICE\OFFICE (usual en Office 97); si no existiera,
habría que crearla. Excel utilizará este archivo como el modelo por defecto en
lo sucesivo. Puede crear archivos por defecto en lo sucesivo. Puede crear
archivos por defecto similares para hojas de trabajo individuales, utilizando el
nombre de archivo SHEET.XLT.
4.- Cambiar el texto de los botones personalizados Cuando se añade un botón personalizado a una barra de
herramientas, en el texto explicativo de la función del botón se puede leer Personalizado.
Esto se puede cambiar (o el texto de cualquier otro botón) con una macro. Si el
botón está en la barra de herramientas estándar, digamos, en la segunda
posición por la izquierda, y quiere que el texto que aparezca sea Hola,
la macro sería como sigue: Sub DoIt Toolbars ("Standard").
ToolbarButtons(2).Name="Hola"
End Sub Para crear una macro, elegir Insertar/Macro,
y seleccionar Módulo para insertar una hoja de módulo de
Visual Basic, e introducir la macro en la hoja. Una vez que se ejecute la macro
(con el nombre adecuado de barra de herramientas, posición del botón y texto
explicativo), el cambio permanece hasta que se altere de nuevo. También puede
cambiar el texto de la línea de estado, reemplazando el argumento .Name
con el argumento .StatusBar, que toma la forma .StatusBar="Text".
5.- Ver encabezados de columnas Con Excel configurado para mostrar los textos explicativos,
una ventana se abre e indica la columna más a la izquierda (por ejemplo,
columna A) cuando se arrastra la barra de desplazamiento horizontal. Si se tiene
una tabla con encabezados en la primera fila, se pueden ver los encabezados de
la columna en su lugar. Seleccionar una celda en la fila y elegir Datos/Filtros/Filtro
Automático.
6.- Ver nombres de hojas de trabajo Si hay muchas hojas en un libro de trabajo, no se podrán ver
todas las solapas simultáneamente, pero si hace clic con el botón derecho
sobre cualquiera de ellas, se verá una lista de nombres de hojas. Para saltar a
cualquiera de ellas, hacer clic sobre su nombre o seleccionarla con las flechas
de cursor y pulsar [Intro].
7.- Contar elementos en una base de datos Si se utiliza Excel para mantener una base de datos, se
pueden utilizar funciones para extraer datos. Una función muy útil es CONTAR.SI(),
cuya sintaxis es CONTAR.SI(rango, criterio). Supongamos, por
ejemplo, que hay una lista de clientes en las celdas A1:G200, con España en la
columna D. Para obtener el número total de clientes de Madrid, use la fórmula CONTAR.SI
(D1:D200, "NY"). Esto le indica a Excel que busque en las
celdas del rango D1 al D200 y cuente sólo aquellos cuyo valor sea NY (Nueva
York). El criterio en una fórmula CONTAR.SI() puede ser texto,
un número o una expresión. Si las ventas totales de cada cliente están en la
columna E, por ejemplo, la fórmula CONTAR.SI (E1:E200),
">=100000" contará cuantos clientes tienen unas ventas
iguales o superiores a 100.000 pts.
8.- Calcular totales de valores numéricos en una base de datos
Otra útil función para extender datos es la función SUMA.SI(),
que da la suma de los elementos seleccionados en la base de datos. La sintaxis
de la función es SUMA.SI(rango, criterio, rango_suma).
Supongamos que hay una lista de clientes en las celdas A1:G200 con los estados
en la columna D y las ventas totales por cliente en la columna E. Si quiere
conocer el total de todas las ventas en California, puede usar la fórmula SUMA.SI
(D1:D200, "CA", E1:E200). Esta fórmula mirará en las celdas
del rango D1 al D200 para todas aquellas que coincidan con el texto CA, y sumará
las cantidades correspondientes en el rango E1 a E200. Si se omite rango_suma,
Excel suma las celdas en el primer rango. El botón AutoSuma calcula el total de la
suma de las celdas que tiene arriba o a la izquierda. Si se prefiere el teclado,
pulsar [Alt]-[=].
10.- Formato condicional
de celdas Cuando se trabaja con muchos datos, una buena forma de llamar
la atención es hacer que se resalten automáticamente aquellas celdas que
cumplan una determinada condición. Excel 97 dispone de una opción al efecto
muy sencilla de utilizar. Lo primero es seleccionar el rango de celdas al que se desea
aplicar un formato diferente al resto en función del valor que tomen en cada
momento. Luego, elegir Formato/Formato
condicional. En el cuadro de diálogo nos encontramos con 4 cuadros, de los
cuales el primero permite seleccionar con qué se va a hacer la condición (por
defecto, el valor de la celda), el segundo marca qué tipo de condición se va a
efectuar (entre 2 valor, mayor que, menor que, etc.) y el resto son los valores
que deberemos determinar, aunque si se elige una condición del tipo "mayor
que" o similar, el cuarto cuadro desaparecerá obviamente. El botón Formato
permite definir en qué consistirá el formato condicional, pudiendo decidir
entre fuentes, estilos, tamaño, color, bordes, etc. Por defecto, cuando se pulsa [Intro], la
celda activa pasa a ser la de abajo, o la de arriba si pulsa [Mayús]-[Intro].
Para cambiar esto, elegir Herramientas/Opciones, y después la
ficha Editar. En la lista desplegable que está debajo de la
casilla de comprobación Mover selección después de ENTRAR,
seleccionar la dirección que desee para el cursor. Cualquiera que sea la
dirección elegida, [Mayús]-[Intro] se moverá el cursor en la
dirección contraria. Si no se desea que el cursor se mueva en absoluto,
desactivar la opción. 12.- Copiar la celda de arriba en la celda activa Para copiar un número, fórmula o texto de una celda a la
que está justo debajo, colocarse en la celda en la que se quiere copiar y
pulsar [Ctrl]-['] (apóstrofo). Esto es particularmente útil
si ha insertado una columna en blanco en medio de una base de datos y necesita
copiar una fórmula o dos de la fila de arriba. Y ya que estamos con fórmulas,
la combinación de teclas [Ctrl]-["] (abrir comilla
simple) conmuta entre mostrar los valores y las fórmulas correspondientes. Para introducir la misma fórmula en más de una celda al
mismo tiempo, seleccionar el rango de celdas, teclear la fórmula como de
costumbre y pulsar [Ctrl]-[Intro]. Para realizar rápidos cálculos para un rango de celdas en
versiones antiguas de Excel, había que introducir la fórmula que diera el
resultado y después borrarla. Excel 7.0 añade una ventana de cálculo automático
mucho más útil, pero pobremente documentada. La ventana de AutoCálculo
está a la derecha de la barra de estado que normalmente dice preparado.
Contiene una entrada, como Suma=0 (aunque esto depende de lo último
que hizo con dicha ventana). Para un cálculo rápido, seleccionar las celdas
que quiere calcular, hacer clic con el botón derecho en la ventana de Cálculo
automático y seleccionar el proceso del menú: Media, Contar,
Contar Números (el número de celdas con números), Max
(el número más largo en la selección), Min (el número
más pequeño de la selección) o Suma. Aún mejor, se pueden
seleccionar celdas no contiguas manteniendo pulsada la tecla Ctrl mientras
se apunta y hace clic con el ratón.
15.- Mezclar tipos de gráficos A veces, es útil mezclar tipos de gráficos, como poner un
gráfico de tarta para el total de ventas de un año detrás de un gráfico de
columnas para los trimestres individuales. Para hacer esto, crear el gráfico de
columnas, hacer doble clic sobre el gráfico para seleccionarlo, después hacer
clic en una serie de datos (un conjunto de columnas). A continuación, elegir Formato/Tipo
de gráfico (o hacer clic con el botón derecho y elegir Tipo
de gráfico en el menú contextual), y finalizar escogiendo un tipo de
gráfico, como un gráfico de tarta, y después hacer clic en Aceptar.
Para volver al gráfico original, seleccionar otra vez las series de datos que
se quiere cambiar, elegir Formato/Tipo de gráfico, y
redefinirlo para que coincida con el tipo de gráfico original.
16.- Introducir la fecha y la hora Para introducir la fecha actual en una celda, pulsar
[Ctrl]-[;] (punto y coma). Para introducir la hora actual en una celda,
pulsar [Ctrl]-[:] (dos puntos). Para introducir tanto la fecha
como la hora en la misma celda, pulsar [Ctrl]-[;] (punto y
coma) y después un carácter separador, como ; (punto y coma)
o / (barra), y pulsar [Ctrl]-[:] (dos puntos).
17.- Añadir líneas de tendencia Para añadir una línea de tendencia o de análisis de
regresión a un gráfico, seleccionar las series de datos para los que quiere la
tendencia o análisis, elegir Insertar/Línea de tendencia (o
hacer doble clic y elegir Insertar/Líneas de tendencia del menú
contextual), ajustar el tipo de tendencia o regresión y las opciones, y
seleccionar Aceptar. Para borrar una línea de tendencia o regresión de un gráfico,
seleccionar la línea y pulsar [Supr].
18.- Cambiar fórmulas a valores Si alguna vez ha tenido un puñado de fórmulas en una hoja
de cálculo que necesitaba reemplazar con los valores calculados, apreciará
esta macro, que hace el trabajo por usted: Sub Form2Val() Fot Each c In Selection.Cells c.Formula= c.Value Next c End Sub Para usar esta macro, colóquese en la celda o seleccionar
las celdas que quiere cambiar y ejecútela. Lo demás es automático.
19.- Controlar mayúsculas/minúsculas en las celdas He aquí un par de macros para cambiar las entradas de celdas
entre mayúsculas y minúsculas. Para convertir el texto en mayúsculas, usar la
siguiente macro: Sub MakeUpperCase() For Each c In Selection.Cells c.Value= UCase$(c.Value) Next c End Sub Para cambiar el texto a minúsculas utilizar esta macro
similar: Sub MakeLowerCase() For Each c In Selection.Cells c.Value=LCase$(c.Value) Next c End Sub Para utilizar cualquiera de estas macros, simplemente
colocarse en la celda o seleccionar las celdas que se quieran cambiar, y
ejecutar la macro.
20.- Eliminar espacios en celdas Los espacios extra que están antes de alguna entrada de una
celda pueden crear problemas cuando intentan ordenar y filtrar tablas. Para
eliminar estos espacios, seleccionar las celdas y ejecute esta macro: Sub TrimIt() For Each c In Selection.Cells c.Value=Application.Trim(c.Value)
Next c End Sub
21.- Documentar una formula mediante notas
El método más rápido consiste en pulsar la combinación Mayúsculas-F2.
Desde el menú se consigue el mismo efecto con el comando Insertar/Notas.
Con cualquiera de las dos acciones abriremos el cuadro de diálogo Notas, desde
donde se podrán introducir tantos comentarios como se deseen, incluso grabando
notas sonoras con el micrófono (si el equipo es multimedia). Si se ha insertado
una nota y no es posible verla y/o oírla, ir al menú Herramientas/Opciones
y en la ficha Ver, en el recuadro Mostrar marcar
la opción Indicador de notas.
23.- Llenar directamente un rango con un mismo dato o fórmula Suponiendo que las columnas A, B y C contienen 12 filas de números
que deben ser sumadas en la columna D, marcamos un rango que comience en D2 (D1
contiene un rótulo) y llegue hasta D13, y tecleamos la fórmula =SUMA(A2:C2),
terminando con Ctrl-Intro, en lugar del habitual Intro.
La fórmula aparecerá en las 12 celdas marcadas. Eso sí, en referencias
relativas (como =SUMA(A2:C2) en la celda D2, =SUMA(A3:C3)
en la celda D3, y así sucesivamente. Si se trata de un dato, se
procede de igual forma.
24.- Ensanchar rápidamente una columna Con el puntero del ratón situado en el borde derecho del
encabezado de la columna (la fila gris inicial donde figuran las letras que las
identifican), hacer doble clic. Con ello conseguiremos que la columna se adapte
exactamente a la necesidad de espacio de la celda más ancha contenida en la
columna. En Lotus 1-2-3 este procedimiento es válido; sin embargo, en Quattro
Pro la opción es Formato/Ajuste rápido.
25.- Pegar datos desde una tabla de Access Si se marcan en Access unos registros de una tabla de la base
de datos con el comando Edición/Copiar, y se pegan en Excel
con el comando Edición/Pegar, nos podremos encontrar con
algunas dificultades con respecto a los campos (celdas ahora) que no contenían
valores. Si, por ejemplo, utilizamos una función CONTARA (cuenta las celdas que
tienen algún contenido dentro del rango especificado) que tenga como argumentos
las celdas de la columna correspondiente a un campo de la base de datos
original, siempre nos encontraremos con el sorprendente resultado de que cuenta
todas las celdas del rango, aunque algunas estén aparentemente vacías. Peor aún,
puede dar problemas al ordenar la información. Esto se debe a que durante la
copia, se pasa a dichas celdas el carácter oculto Alt+O de la
tabla ASCII, en lugar de dejarlas en blanco. Se trata de una situación
complicada. Si marcamos el rango, al elegir Edición/Ir
a/Especial/Constantes/Texto, veremos cómo quedan seleccionadas no sólo
las celdas que contiene un texto visible, sino también aquellas que estaban teóricamente
en blanco. Para nuestra desgracia, arreglar la situación no es tan sencillo
como elegir Edición/Reemplazar dejando en blanco la línea Reemplazar
con, pues no lograremos nada. Habrá que hacerlo en dos pasos. El
primer paso es teclear Alt+O en la línea Reemplazar y
$$$$ (o cadena absurda por el estilo que no pueda nunca
confundirse con el contenido real de cualquier registro) en la línea Reemplazar
con. Y el segundo paso es reemplazar las cadenas absurdas que habrán
quedando en las celdas aparentemente vacías con nada (dejando vacía la línea Reemplazar
con).
26.- Incluir tipos de letra variados en una sola celda Si se desean introducir varios tipos, tamaños y colores de
letra en un rótulo que se encuentra en una sola celda, bastará con ir marcando
los bloques y formateándolos dentro de la barra de fórmulas. Lamentablemente, no es posible aplicar esto a las fórmulas
ni a las entradas numéricas.
27.- Ocultar fórmulas en una hoja protegida Cuando el diseñador de una hoja desea protegerla de modo que
los futuros usuarios no sean capaces de ver el contenido de las fórmulas que
introdujo, sino sólo el resultado de las operaciones que las fórmulas efectúan,
tiene la posibilidad de, una vez marcadas las celdas que desee ocultar, activar
el atributo Oculta de la ficha Protección,
que encontrará en el menú Formato/Celda. Cuando finalmente se
active la protección con el comando Herramientas/Proteger/Proteger Hoja,
el maravilloso "saber cómo" sobre hoja de cálculo quedará
protegido, incluso con una contraseña, si así se desea. Muchas veces en una empresa se utilizan listas de nombres
repetidamente, (nombres de los vendedores, filiales, listas de artículos,
etc.). Para evitar estar introduciendo una y otra vez la lista podemos
seleccionar los datos y el comando Edición/Copiar, marcar la
celda de destino y Edición/Pegar. Este procedimiento, aunque
perfectamente válido, puede ser sustituido por el más sofisticado método de
crear Listas personalizadas. Para crear una lista
personalizada, marcar en bloque las celdas que contengan valores que quiera que
formen parte de la lista. En el menú Herramientas/Opciones
elegir la ficha Listas y pulsar el botón Importar.
Ahora la lista de vendedores está incluida, y cada vez que se necesite
introducirla en una hoja, solo se necesitará introducir en una celda el primer
valor de la serie, y pinchando en la esquina inferior derecha de la celda
arrastrar hacia abajo (arriba, izquierda o derecha) para construir la lista.
29.- No imprimir determinadas áreas Muchas veces al imprimir una hoja de cálculo no se desea que
determinadas filas o columnas del área de impresión aparezcan en la misma.
Para ello el método más fácil es ocultar las filas/columnas deseadas. Esto se
puede hacer de dos formas. Primero, seleccionar las filas/columnas y en el menú Formato
seleccionar Fila o Columna y Ocultar.
Para que las columnas/filas sean visibles de nuevo hay que seleccionar las
columnas/filas contiguas y activar Formato/Fila o Columna/Mostrar.
Otro método de llevar el puntero del ratón hasta la línea
divisoria del encabezado de dos filas/columnas, el puntero cambiará y tendrá
la forma de una barra con dos flechas, y mover el ratón hasta ocultar la fila
columna. El método para volver a mostrarlas es el mismo que antes. Y por último
utilizando atajos de teclado, una vez seleccionada la columna pulsar Ctrl-9
para ocultar y Ctrl-Mayúsculas-9 para mostrarla. Si
se trata de filas, utilizar Ctrl-8 y Ctrl-Mayúculas-8.
30.- Crear filtros automáticos Los filtros automáticos son una característica avanzada de
Excel que permiten seleccionar los datos relevantes de una tabla o lista de una
forma muy intuitiva. Si tenemos una tabla o lista de datos, ponemos el cursor
sobre una celda de la tabla y pulsamos Datos/Filtro/Filtro Automático.
Aparecerá en la cabecera de cada columna de datos una tecla indicándonos los
criterios de selección para filtrar dichos datos. Una vez escogido uno de los filtros Excel sólo mostrará los
datos que cumplan los criterios utilizados en dicho filtro. Aparte de los
filtros más utilizados se pueden incluir filtros personalizados por el usuario.
31.- Juego de laberinto en Excel 7 En Excel 7, seleccionar Archivo/Nuevo y
bajar hasta la fila 95. Hacer clic sobre el indicador 95 para seleccionar toda
al fila, luego pulsar TAB una vez, elegir Ayuda/Acerca de y,
con las teclas CONTROL+MAYUSCULAS pulsadas, hacer clic en Soporte
Técnico. Una nueva ventana se abrirá con unos gráficos en 3D. Ahora
se puede recorrer libremente un laberinto tridimensional llamado Hall of
Tortured Souls usando las teclas de flecha. Ir directamente al muro y
teclear excelkfa. Comenzará el juego. Para combinar dos o más celdas hay que usar el carácter &.
Así, por ejemplo, si en A2 hubiera un nombre propio, en B2 el primer apellido y
en C2 el segundo apellido, se puede formar una combinación de las 3 celdas en
otra nueva para hacer aparecer el nombre completo de la persona con un espacio
entre cada uno de la siguiente forma: =A2&"
"&B2&" "&C2. También sería posible utilizar la función Concatenar.
La fórmula anterior quedaría así: =CONCATENAR(A2;" ";B2;" ";C2). Podemos basarnos en el ejemplo que supone trabajar con un NIF,
el cual consta siempre de un número y una letra. Lo que se pretende es separar
el número de la letra para usarlos a la hora de hacer cálculos y, mediante la
fórmula de cálculo de la letra NIF, verificar si está correctamente
introducida. Supongamos que tenemos en la columna A los números del NIF
en el formato 1234567-L, en la columna B queremos extraer los números
para el cálculo y en la columna C la comprobación. Para extraer los números de la celda que contiene el NIF
podemos utilizar: En B2: =IZQUIERDA(A2;HALLAR("-";A2)-1)
(estando en A2 el NIF 1234567-L, el resultado será 1235467)
En C2: =DERECHA(A2;LARGO(A2)-HALLAR("-";A2))
(esto extraerá la letra L) Estas 2 fórmulas funcionan cualquiera que sea la longitud
del NIF. Ahora podríamos comprobar si el NIF es correcto con un condicional del
tipo: =SI(C2=AlgoritmoNIF(B2);"";"NIF
no válido") siendo AlgoritmoNIF la fórmula de cálculo del NIF.
34.- Tratamiento de fechas y el año 2000 en Excel 97 Cuando se teclean sólo dos dígitos del año, Excel 97 asume
lo siguiente: ·
Si la fecha tecleada está en el rango 1/1/00 - 31/12/29,
Microsoft Excel asume que la fecha es del año 2000. ·
Si la fecha tecleada está en el rango 1/1/30- 31/12/99,
Microsoft Excel asume que la fecha pertenece a los años 1900. Ejemplos: ·
Si quiere introducir en una celda la fecha 17/5/23, debería
teclear los 4 dígitos del año, por ejemplo 17/5/1923, si no lo hace así Excel
asumirá que es 17/5/2023. ·
Si quiere introducir la fecha 6/9/57, pero refiriéndose al año
2057, deberá introducir los cuatro dígitos del año, esto es 6/9/2057 en otro
caso Microsoft Excel asumirá 6/9/1957. Nota: Esta información difiere del
comportamiento de versiones anteriores. 35.- Combinaciones de teclas rápidas que más comúnmente
se utilizan en Excel 97 En Excel 97, se pueden actualizar rápidamente los datos que
son devueltos por Microsoft Query. Pulsando F9 refresca la consulta en la
ventana actual. Se puede utilizar esta tecla en lugar de hacer clic en la opción
refrescar datos del menú. Excel 97 permite utilizar una combinación de teclas
para insertar rápidamente la fecha y hora actual en una celda. Para hacerlo,
utilice la siguiente combinación de teclas: Fecha actual: CTRL+;
Hora Actual: CTRL+MAYUSCULAS+:
La fecha y la hora se basan en el reloj interno del
ordenador. Excel 97 permite copiar y pegar texto en un solo paso. Para
hacer esto, utilice la siguiente combinación de teclas: CTRL+SHIFT+,
(coma) copia los datos de la celda superior a la celda activa y lo pega
en la celda activa. CTRL+SHIFT+" (comilla
doble) copia los datos de la celda
superior a la celda activa y utilice el comando Pegado Especial para pegar sólo
valores en la celda activa. Para obtener una lista con todas las combinaciones
de teclas disponibles, debe hacer lo siguiente: ·
Clic en el
asistente de Office. ·
Teclear
"teclas rápidas" sin comillas y clic en Buscar. ·
Elegir el tema
que usted desee. 36.- Combinación de teclas que rápidamente permita
moverse entre las hojas de un libro de trabajo en Excel 97
Se puede utilizar CTRL+AVPág para mover las
hojas a la derecha y CTRL+ RePág para moverse a las hojas a la
izquierda.
37.- Cambiar el salto de página mientras se previsualiza un archivo en
Excel 97 Excel 97 permite hacerlo con una nueva característica: Vista
Previa de Salto de Página. Con esta característica puede ver el
documento y mover el salto de página con un simple clic sobre el salto de página
y arrastrándolo hasta la posición deseada. Para utilizar esta característica
seguira los pasos detallados a continuación: 1.
En el menú Ver, hacer clic en Vista previa del
salto de página. 2.
Hacer clic en el salto de página para seleccionar y arrastrar a la nueva
posición. 38.- Niveles de deshacer en Excel 97
Excel 97 tiene hasta 16 niveles de deshacer. Para deshacer
una acción, pulsar en el botón Deshacer. Para deshacer varias
acciones a la vez, pulsar en la flecha al lado del botón deshacer, seleccionar
más de una acción desde la lista y para realizar la operación de deshacer,
hacer clic en el último elemento seleccionado de la lista.
39.- Vincular los cuadros de texto se pueden a celdas en una hoja de
trabajo en Excel 97 ·
Dibujar un cuadro de texto en su hoja de cálculo. ·
Comprobar que el cuadro de texto es el objeto seleccionado en
su hoja de cálculo. Para hacer esto hacer clic sobre el cuadro de texto una
vez. ·
Pulsar F2. Esto situará el cursor en la
barra de fórmulas. ·
Teclear =<referencia a la celda>, donde la
<referencia a la celda> es la celda a la que quiere vincular el cuadro de
texto. 40.- Cambiar de mayúsculas a minúsculas una cadena
de texto en Excel 97 ·
Para cambiar una cadena entera a minúsculas utilizar la
función MINUSC. ·
Para cambiar una cadena entera a mayúsculas utilizar la
función MAYUSC. ·
Para cambiar la primera letra de cada palabra a mayúsculas
utilizar la función NOMPROPIO. Ejemplo: * En la celda A1, teclee su nombre y
apellido todo en minúsculas. * En la celda B1, teclee =NOMPROPIO(A1).
41.- Insertar una marca de agua o filigrana en el
fondo de una hoja de cálculo en Excel 97 ·
En la barra de herramientas de Dibujo, hacer
clic en Insertar WordArt. ·
Seleccionar el diseño y hacer clic en Aceptar.
·
Introducir el texto y hacer clic en Aceptar.
·
Cambie el tamaño del objeto al tamaño que desee. ·
En la barra de herramientas de WordArt,
hacer clic en Formato de WordArt. ·
Establezca el color de relleno a Sin Relleno.
·
Poner el color de la línea a Gris claro y
clic en Aceptar. De esta manera ya puede introducir datos en
las celdas y tener un objeto como una marca de agua por debajo de sus datos. 42.- Copiar el formato de unas celdas a otras en Excel
97 Una manera rápida y fácil de copiar y pegar formatos de
celdas es: ·
Seleccionar una celda que contenga los formatos que usted
desee seleccionar. ·
Hacer clic en el botón Copiar formato, con
lo que el cursor se convierte en una brocha. ·
Seleccionar las celdas a las que quiere pegar el formato. Al
soltar el botón del ratón, se aplicará el formato a la selección. 43.- La función Autocompletar en Excel 97
Si los primeros caracteres que teclea en una celda coinciden
con una entrada existente en esa columna, Excel rellena los caracteres que
faltan. Excel sólo completa las entradas que están compuestas de texto, o
combinaciones de texto y números, las entradas que contienen sólo números,
fechas u horas no se completan. Para aceptar las entradas propuestas, pulsar Aceptar.
La entrada completa coincide exactamente con el modelo en mayúsculas
y minúsculas de la entrada existente. Para reemplazar los caracteres
introducidos, continuar tecleando. Para borrar los caracteres introducidos,
pulsar Retroceso.
44.- Grado de compatibilidad soporta Excel 97 con respecto a las otras
versiones Si se comparten archivos con personas que trabajan con otras
versiones de Excel, en Excel 97 se puede guardar los libros de trabajo en un
formato que permiten ser utilizados en una versión anterior sin restringir al
usuario las nuevas características. Cuando se esté preparado para guardar el
trabajo, seguir los siguientes pasos: ·
En el menú Archivo, elija Guardar Como. ·
En la lista Guardar Como Tipo, clic en Libros
de Excel 97 y 5.0/95 (*.xls). Además se puede poner este tipo de formato por defecto de la
siguiente forma: ·
En el menú Herramientas, elegir Opciones. ·
En la etiqueta de transición, en el cuadro desplegable de Guardar
Como elegir Libros de Microsoft Excel 97 y 5.0/95 (*.xls) 45.- Tratamiento de las tablas dinámicas en Excel 97
En Excel 97, ya se pueden dar formato a las celdas de una
tabla dinámica. Este formato se guardará cuando se actualice dicha tabla.
Antes de comenzar a dar formato, asegurarse de que la opción Habilitar
Selección del menú Seleccionar del menú de Tablas
dinámicas está activada. En caso de no estarlo, activarla. Nota: Si se aplican formatos condicionales a las celdas de
tablas dinámicas, este formato no se mantendrá después de actualizar la tabla
dinámica.
46.- Publicar datos en una página Web en Excel 97 Es un proceso muy sencillo. Para hacerlo se deben seguir los
siguientes pasos: ·
Seleccionar el rango de celdas que contiene los datos que
desee publicar. ·
Desde el menú Archivo, hacer clic sobre Guardar
como HTML. ·
Seguir las instrucciones del asistente de publicación en
Internet. 47.- Tratar los documentos HTML directamente en Excel
97 Excel 97 permite analizar los datos de sitios Web. Se pueden
abrir los documentos HTML directamente. Para ello hay que realizar los
siguientes pasos: ·
Desde el menú Archivo , hacer clic en Abrir.
·
Teclear la URL en el cuadro de texto Nombre de
archivo. 48.- Simulador de vuelo en Excel 97
Pulsar F5 (se abre el cuadro Ir a)
y teclear el rango X97:L97. Luego pulsar el tabulador para
situarse en la celda M97, pulsar CONTROL+MAYUSCULAS
mientras se pulsa sobre el icono del Asistente para gráficos.
Tras unos momentos, aparecerá una pantalla en la que se puede volar sobre unos
paisajes fractales. En un momento determinado del vuelo se verá un sitio con
inscripciones que muestra los nombres de los creadores de Excel 97. Los
controles son extremadamente sensibles; se usa el ratón para controlar la
dirección: el botón izquierdo avanza y el derecho retrocede. Para salir basta
con pulsar ESC.
49.- Insertar nuevas celdas y pegar datos en un solo paso Cuando se vayan a copiar o mover celdas, seleccionar el rango
de celdas que se desea desplazar, apuntar con el ratón al borde de la selección
y mantener pulsada la tecla CONTROL mientras se arrastra el rango a la nueva
ubicación. Al liberar el botón del ratón, Excel copia las celdas al destino.
Para insertar los datos, mantener pulsadas las teclas CONTROL y MAYUSCULAS
durante el arrastre y las celdas existentes serán desplazadas.
50.- Convertir una tabla de Excel en un archivo de Access Elegir Datos/Convertir para activar un
asistente que lleva el proceso paso a paso. Si esta opción falta del menú,
seleccionar Herramientas/Complementos y asegurarse de que está
seleccionada la opción Enlaces de Access. Si la opción no
aparece, habrá que instalarla desde el programa de instalación. Access
necesita estar instalado para que el asistente funcione.
51.- Guardar formatos personalizados para diagramas para aplicarlos rápidamente
a otros Para crear un autoformato definido por el usuario, abrir o
crear un diagrama con las opciones deseadas de formato, luego elegir Formato/Autoformato
y pulsar la opción Definido por el usuario. Pulsar a
continuación el botón Personalizar para activar el cuadro de
diálogo correspondiente, en el que hay que pulsar el botón Añadir,
escribir un nombre y una descripción para el formato y guardarlo para
posteriores usos.
52.- Fórmulas y funciones rápidas Teclear un signo igual dentro de la celda y luego
pulsar el botón en barra de fórmulas para activar el asistente de funciones.
Este proporcionará una lista de las funciones más usadas recientemente y
define cada argumento que se necesita introducir. Crear un formato de número personalizado que muestre valores
de moneda en miles en lugar de en millones. Elegir Formato/Celda,
ir a la pestaña Número y seleccionar Personalizado
dentro de Categoría. En el campo Tipo
introducir lo siguiente: #,;(#,). Una vez creado, Excel recordará este formato
y lo mostrará en las opciones de formato personalizado.
54.- Descartar entradas duplicadas Para eliminar valores duplicados de una columna de texto,
seleccionar la columna de texto a filtrar y elegir Datos/Filtro/Filtro
avanzado. En el cuadro de diálogo, marcar la casilla Sólo
registros únicos. Elegir Filtrar la lista para
ocultar las filas que contengan información duplicada, o bien elegir Copiar
a otra ubicación para crear una lista duplicada con sólamente valores
únicos. Excel pone la fila en azul para indicar que está filtrada.
55.- Seguir la pista a los datos con plantillas Para ello probar la característica de seguir la pista a los
datos en el asistente de plantillas. Crear una hoja de cálculo como el
formulario de entrada de datos. Elegir el asistente de plantillas desde el menú
Datos. El asistente lleva paso a paso por el proceso de enlazar
campos desde el formulario a una base de datos. Una vez finalizado, se tendrá
una plantilla personalizada que cualquiera puede abrir y rellenar, con entradas
introducidas automáticamente en la base de datos.
56.- Concatenar texto y números Utilizando el carácter & se pueden unir
en una sola celda datos numéricos y de texto. Por ejemplo, si en la celda D10
hay un valor 500 y se quiere mostrar en otra celda el texto 500
pesetas, elegir la nueva celda y entrar la fórmula +D10&"
pesetas" y pulsar INTRO.
57.- Copiar configuraciones de página entre hojas diferentes Activar la hoja que contiene las propiedades de la página
que se desean copiar. Elegir Archivo/Configurar página y
pulsar OK en el cuadro de diálogo. Activar luego la hoja en la
que se desea aplicar esa configuración, elegir Edición/Repetir
configuración de página o bien pulsar CONTROL+Y. Si se centra texto frecuentemente a través de columnas
utilizando el cuadro de diálogo de formato de celda, colocar un botón en la
barra de herramientas para hacer esto en un solo paso. Para ello, hacer clic con
el botón derecho en cualquier barra de herramientas y elegir Personalizar.
Elegir la categoría Formato de texto y arrastrar el botón de
las columnas centradas a través hacia la barra de herramientas.
59.- Programas complementarios de Excel Algunos complementos para Excel (como View Manager, Reports
Manager, y Analisys ToolPak) o bien no funcionan adecuadamente o
bien no funcionan en absoluto en un Cuaderno. La solución en la mayoría de los
casos es ver la sección Excel fuera del Cuaderno escogiendo Sección/Ver
Fuera. Después volver al Cuaderno eligiendo Archivo/Cerrar.
60.- Añadir archivos de Excel 4.0 a un cuaderno Si se intenta, utilizando comandos del menú, añadir
archivos Excel 4.0 (o anteriores) a un Cuaderno, éste no permitirá añadir más
de uno. Para solventar esto, se puede arrastrar cada archivo Excel desde el
Explorador (o el escritorio) al panel izquierdo del Cuaderno, o abrirlo en la
versión más reciente de Excel y guardarlo con el formato de cualquiera de las
versiones 5.0 ó 7.0.
61.- Optimizar macros de Excel El código del generador de macros de Excel graba todas las
acciones del teclado y del ratón y está usualmente lleno de instrucciones
Select, que ralentizan la macro como la que se muestra a continuación: Sheets("Q1 Estimates").Select
Range("C9").Select ActiveCell. FormulaR1C1="6000" Range("C11").Select
ActiveCell.FormulaR1C1="5400" Sheets("Q1 Estimates").Cells(9,3).Value=6000
Sheets("Q1 Estimates"). Cells(11,3).Value=5400 62.- Ejecutar macros autoejecutables
Las macros AutoOpen y AutoClose de
un libro de trabajo de Excel se ejecutan automáticamente cuando un usuario abre
o cierra el libro de trabajo. Cuando abrir o cierre un libro de trabajo
utilizando código de macro VBA, por el contrario, Excel no ejecutará estas
macros automáticamente. Si se desea ejecutarlas hay que llamar al método Run
AutoMacros del objeto ExcelWorkbook; por ejemplo, se
puede usar el siguiente código para ejecutar una macro AutoOpen del
libro de trabajo: Dim myWB As Workbook Set myWB=Workbooks.Open
("Financial.xls")
myWB.RunAutoMacros x1AutoOpen Se puede convertir cualquier documento de Excel en una
plantilla guardándolo en la carpeta MSOFFICE\PLANTILL (o
cualquiera de las carpetas identificadas como localizaciones de plantillas de
usuario). No es necesario dotar al archivo de una extensión especial (como .DOC,
para las plantillas Word); simplemente guárdelo en el directorio \PLANTILL,
el archivo aparecerá con otras plantillas en el cuadro de diálogo cuando se
haga clic sobre Nuevo en el menú Archivo o
sobre el botón Iniciar documento nuevo de la barra de acceso
directo de Office.
64.- Añadir fragmentos a un cuaderno Para añadir parte de un documento, en lugar del archivo
completo, a un Cuaderno, seleccionar la porción a añadir, arrastrarlo hasta el
Cuaderno, y soltarlo en la lista de Secciones y aparecerá una
nueva sección Cuaderno con esta información. También se
puede arrastrar un fragmento de documento creado arrastrando el texto o datos
seleccionados desde un documento hasta el escritorio, hasta el Cuaderno. Cuando
se hace esto, el fragmento aparece como una nueva sección en el Cuaderno, como
si se hubieran arrastrado los datos directamente desde la aplicación Office.
Para avanzar una sección de una vez, pulsar CONTROL-ALT-MAYUSCULAS-AvPág
simultáneamente. Para retroceder una sección pulsar CONTROL-ALT-MAYUSCULAS-RePág.
65.- Mover datos entre aplicaciones El soporte OLE permite arrastrar datos entre dos aplicaciones
que se estén ejecutando sin más que seleccionarlos en una y arrastrarlos hasta
la otra. Pero preparar las ventanas de cada aplicación para que aparezcan en la
pantalla ha quedado anticuado. En su lugar, seleccionar los datos en la aplicación
origen; entonces, manteniendo pulsado ya sea el botón izquierdo del ratón
(para mover) o el derecho (para copiar), arrastrar los datos hasta el icono de
la aplicación de destino en la barra de tareas de Windows 95 y mantenerlo allí
uno o dos segundos hasta que la aplicación de destino se abra. Se puede
concluir la operación seleccionando la zona en la que se quieren depositar los
datos.
66.- Deshacer arrastrar y soltar Imaginemos que se selecciona un texto en Word y se mueve a
una hoja de Excel pulsando el botón izquierdo del ratón durante la operación
de arrastrado. Pero después de soltar el texto en Excel, cambiamos de opinión
y seleccionamos Edición/Deshacer Arrastrar y soltar en Excel.
¿Pone esta operación cada cosa, justo en la forma en que estaba? Pues no. El
texto desaparece de la hoja de Excel pero no reaparece automáticamente en Word.
Para deshacer completamente la operación hay que volver a Word y seleccionar Edición/Deshacer
Mover. Sólo entonces reaparecerá el texto que se movió a Excel. 67.- Mover plantillas con cuadernos
Macros, autotexto y otras opciones personalizables se guardan
a menudo en plantillas. Si se piensa en mover un Cuaderno a otro ordenador pero
se desea conservar el acceso a las macros, se deben mover las copias de las
plantillas que contienen dichas características a la nueva localización del
Cuaderno. Se pueden poner los archivos de plantilla en el Cuaderno, si se desea,
para simplificar la operación de mover, pero las macros y demás opciones no
serán accesibles desde la nueva ubicación hasta que se guarden las plantillas
como archivos. La protección de celdas se emplea para que el cursor se
salte las protegidas, muy útil al rellenar formularios. Para ello hay que
seguir estos pasos: ·
Seleccionar las celdas que han de rellenarse ·
Elegir Formato/Celdas ·
Hacer clic sobre la ficha Proteger ·
Desmarcar la casilla Bloqueada ·
Pulsar Aceptar ·
Elegir Herramientas/Proteger/Proteger hoja ·
Marcar las 3 casillas que hay en el cuadro que aparece y
escribir, si se desea, una contraseña ·
Pulsar Aceptar Ahora la tecla TAB sólo pasará el cursor
por las celdas desprotegidas.
69.- Seleccionar varias hojas a la vez Para realizar acciones en más de una hoja a la vez se pueden
seleccionar varias manteniendo pulsada la tecla CONTROL mientras se hace clic
sobre los nombres de las etiquetas de cada hoja.
70.- Determinar una función como el contenido de una celda Excel tiene una gran variedad funciones como ISBLANK()
y ISERROR(), para comprobar el tipo de entrada que hay en una
celda. Sin embargo no tiene como función predeterminada una entrada del tipo fórmula.
Para crear una función, definida por el usuario, se debe presionar [Alt][F11]
para que aparezca el editor de Visual Basic y luego el comando Insertar/
Módulo. Aparecerá una ventana con el código para crear la acción: Function IsFormula(c) IsFormula = c.HasFormula End Function Finalmente volveremos a Excel presionando de nuevo ALT-F11.
Ahora, haremos una entrada en la celda A1. Seguidamente
entraremos la función definida por el usuario ISFORMULA(A1) en
cualquier otra celda para determinar que la celda A1 contiene
una fórmula. Si hacemos esto la función devolverá TRUE, en otro caso devolverá
FALSE. Debemos notar, pero, que cuando se realiza una entrada de una
función definida por el usuario en un libro de trabajo puede ser que otra celda
la contenga, por lo que deberemos incluir el nombre del libro de trabajo. Por lo
tanto si, se ha creado una función definada por el usuario en LIBRO 1.XLS,
se debe entrar la función como sigue: ='Libro 1.xls'!IsFormula(A1)
71.- Formato específico para el contenido de una celda o rango
A veces conviene asegurarse de que se introducen los datos
correctos en una hoja de cálculo. Para ello se puede especificar qué datos son
válidos para una celda o rango. Por ejemplo, para que sólo se puedan introducir fechas
posteriores al 1 de enero de 1998 en un rango de celdas hay que seguir estos
pasos: ·
Seleccionar las celdas a restringir. ·
Elegir Datos/Validación. Se abrirá el
cuadro de diálogo Validación de datos con varias fichas. ·
Seleccionar la ficha Configuración si no
fuese la que apareciera desplegada. ·
Desplegar la lista Permitir y seleccionar Fecha.
Se puede apreciar que el cuadro cambia de aspecto para ofrecer diversos campos
de entrada de información. ·
En la lista desplegable Datos seleccionar el
operador Mayor que y en la casilla Fecha inicial
escribir 1/1/98 (como hemos supuesto en el ejemplo). ·
Como último detalle se puede personalizar el mensaje de
error que Excel mostrará en caso de que la fecha introducida en alguna de las
celdas restringidas no sea correcta. Para ello hay que seleccionar la ficha Mensaje
de error, seleccionar el tipo de mesnaje y escribir un texto para el
caso. 72.- Anidar más de 7 funciones SI
Excel 97 no permite anidar más de 7 funciones SI en una
misma celda. Supongamos que se tienen ciertos valores en el rango comprendido
entre B5 y M5 y se desea que en N5 se calcule el primer valor no nulo
comprobando desde B5. En otras palabras, si B5 es cero, entonces se comprueba
C5; si éste es cero, entonces se comprueba D5; y así sucesivamente hasta que
haya un valor distinto de cero, en cuyo caso sería el valor a tomar en N5. Para ello, hay que uso de una celda auxiliar que no se vaya a
utilizar (por ejemplo, R5). En ella consignar esta fórmula: =SI(B5<>0;B5;SI(C5<>0;C5;SI(D5<>0;D5;SI(E5<>0;E5;SI( F5<>0;F5;SI(G5<>0;G5;SI(H5<>0;H5;SI(I5<>0;I5;SI( J5<>0;J5;SI(K5<>0;K5;SI(L5<>0;L5;0))))))))))
Finalmente, en N5, consignar esta otra fórmula: =SI(R5<>0;R5;SI(J5<>0;J5;SI(K5<>0;K5;SI(L5<>0;L5;SI( M5<>0;M5;0)))))
Con esto se habrá conseguido dividir en dos el número de
anidamientos y el cálculo es correcto.
73.- Los problemas del siglo XXI En Excel, en sus versiones 4, 5 y 7, los dígitos 00 a 19 son
automáticamente interpretados como los años 2000 a 2019, mientras que el 20 es
capturado como 1920. En la versión 97 de los productos Microsoft el año de
referencia se incrementa a 29, por lo que este número se almacena como 2029 y
el 30 como 1930.
74.- Evitar la ejecución de macros en documentos protegidos por
contraseña A causa de los posibles virus que pueden albergarse en las
macros de Excel, lo que hay que hacer es mantener pulsada la tecla MAYUSCULAS
mientras se pulsa Aceptar en el cuadro de diálogo de la
contraseña. Cualquier documento guardado en el subdirectorio InicioXL
(que cuelga del subdirectorio Office) será considerado fiable y también
la Protección antivirus en macros será ignorada. Por lo tanto, no se
debe permitir guardar nada en ese subdirectorio.
76.- Cálculo automático sobre toda una hoja entera Supongamos que se quieren dividir todas las celdas numéricas
de una hoja de cálculo por el valor en pesetas del Euro, es decir, dividir por
166,386. Vamos a su poner que la hoja de cálculo tiene el nombre genérico
por defecto Hoja1. Para volcar su contenido ya convertido a
euros, abrir una nueva hoja en blanco del mismo documento (por ejemplo en la Hoja
2 si es que no se utiliza) y en la celda A1 consignar esta fórmula: =SI(ESNUMERO(Hoja1!A1);Hoja1!A1/166,386;Hoja1!A1) Luego arrastrar el controlador de relleno (el pequeño
cuadradito negro de la esquina inferior derecha de la celda activa) hacia la
derecha hasta que ocupe el mismo núumero de columnas de la hoja original, y
después arrastrar hacia abajo hasta ocupar el mismo número de filas de la hoja
original. Automáticamente se mostrarán todos los valores convertidos. Hay trabajos propios de hoja de cálculo que requieren
introducir una fecha en cada columna de datos para luego ir acumulando una serie
de valores en otra columna y sumándose fila a fila. Esto, que parece sencillo,
se complica si lo que se pretende es tener una columna con los valores
acumulados por fecha, es decir, para varias fechas iguales, el valor se acumula
hasta que se inicia una fila con fecha posterior. Para hacerlo más gráfico, pongamos por caso el control de
ventas de productos en un establecimiento. Lo primero que hay que hacer es crear
una columna auxiliar en una columna que no se utilice (por ejemplo, la columna
Z) basada en interruptores (flags). Este tipo de columnas auxiliares
son muy útiles pero hay que alejarlas de la vista principal para que no
estorben. Por otra parte, vamos a suponer que los datos deseados van a ir en la
columna H. Esta es la vista parcial de la hoja:
En la columna Z, el primer valor es (debe ser) siempre fijo.
Aquí lo vamos a llamar X, siendo Y el otro interruptor. Pero se pueden llamar A
y B, o bien PEPE y JUAN. El funcionamiento será idéntico. La fórmula empleada
desde el 2º valor de Z en adelante es la siguiente: =SI(($A4<$A5);"X";"Y") Esta fórmula permite saber en qué momento se ha producido
un cambio de fecha en la columna A. En la columna H van los valores a mostrar ya calculados basándose
en el contenido de la columna Z. La fórmula del primer elemento (H4) es: =SI($Z4="X";$F4;SI(Y($Z3="Y";$Z4="Y");$H3+$F4;$F4+$F3)) Esta fórmula comprueba el valor de su fila en Z y acumula el
valor siempre que no haya cambio de fecha. En el momento que cambie la fecha, el
valor se reinicializa a cero y comienza una nueva acumulación. No hay que
confundir el operador lógico Y con la letra "Y" entrecomillada. En algunos casos, es posible que se prefieran dejar en blanco
aquellas celdas de H que no totalizan. Para este propósito se incluyen en la
columna I los mismos valores que en H pero dejando en blanco las celdas que no
suman el total general. La fórmula en este caso es: =SI($A4=$A5;"";SI($Z4="X";"";SI(Y($Z3="Y";$Z4="Y");$H3+$F4;$F4+$F3))) Ahora sólo hay que decidir si trabajará con la columna H o
con la I. Si se prefiere la H, basta con borrar la I. Si se prefiere la I, basta
borrar la H y mover los valores de I hacia H. 78.- Combinar datos de celdas de texto
Para combinar dos o más celdas se utiliza el carácter &
(ampersand) así si en la celda A2 estuviese el nombre, en la celda B2
estuviese el primer apellido y en C2 el segundo apellido, la siguiente fórmula
combinaría las tres celdas con un espacio entre cada una: =A2 & " " & B2 & " " & C2
También es posible utilizar la función CONCATENAR. La fórmula
anterior quedaría: =CONCATENAR(A2;" ";B2;" ";C2)
79.- Separar la letra del número en un NIF Supongamos que tenemos en la columna A los números de NIF en
el formato 1234567-L, en la columna B se desean extraer los números para el cálculo
y en la columna C la letra para la comprobación. Para extraer los números de
la celda que contiene el NIF podemos utilizar en B2: =IZQUIERDA(A2;HALLAR("- ";A2)-1) (estando en A2 el NIF 1234567-L, el resultado será 1234567. Para extraer la letra del NIF podemos utilizar en C2: =DERECHA(A2;LARGO(A2)- HALLAR("-";A2)) de tal forma que extraerá la letra L. Estas dos fórmulas funcionan cualquiera que sea la longitud
del NIF. Se podría comprobar si el NIF es correcto con un condicional del tipo =SI(C2=AlgoritmoNIF(B2);"";"NIF no válido")
siendo AlgoritmoNIF la formula de cálculo del NIF. Este sistema de extracción es útil cuando se dispone de
entradas alfanuméricas con un formato definido, por ejemplo, referencias de
productos que se componen de varios dígitos y números o letras de control
separados por un guión.
80.- Retornos de línea en el texto de una celda Cuando se teclea texto en una celda, es posible cortarlo en
cualquier momento para pasar lo siguiente debajo de lo anterior pulsando ALT-INTRO.
81.- Recuento rápido de valores Se puede conseguir un recuento rápido de cuántos elementos
se tienen en una hoja utilizando la función CONTAR.SI que cuenta las celdas,
dentro de un rango, que no están en blanco y que cumplen con un criterio
concreto. Su sintaxis es: CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es aquél dentro del cual desea contar el número de
celdas que no están en blanco. Criterio es la condición (en forma de número, expresión o
texto) que define las celdas a contar. Por ejemplo, puede expresarse como 32;
"32"; ">32" o "manzanas". Ejemplo 1: Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas",
"naranjas", "melocotones" y "manzanas"
respectivamente. CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") sería igual a 2. Ejemplo 1: Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86
respectivamente. CONTAR.SI(B3:B6;">55") sería igual a 2.
82.- Crear una configuración por defecto Cuando se comienza un nuevo archivo, se toman por defecto una
serie de valores que podrían no ajustarse a las necesidades de un usuario en
concreto. Para estos casos se puede generar una configuración personalizada.
Para ello, se abre un libro nuevo (o una hoja nueva), se le da el formato
requerido y se guarda el archivo con el nombre LIBRO.XLT (en el caso de libro) o
HOJA.XLT (en el caso de hoja) dentro de la carpeta INICIO, que cuelga de la
carpeta OFFICE. Excel lo utilizará como plantilla en los nuevos documentos.
También se pueden guardar en la carpeta de inicio alternativo, la cual hay que
configurar en la ficha General cuando se elige Herramientas/Opciones.
83.- Colocar los cortes de página antes de imprimir Se pueden establecer manualmente los cortes de páginas
eligiendo Archivo/Vista preliminar y pulsando el botón Saltos
de página. De esta forma aparecerá un mensaje que indicará que se
pueden arrastrar con el ratón una serie de marcas azules que separan claramente
una página de otra al imprimir. Para volver a la vista normal, elegir de nuevo Archivo/Vista
preliminar y pulsar el botón Vista normal.
84.- Adaptar celdas para textos largos Si se va a incluir un texto largo, se pueden combinar varias
celdas adyacentes y hacer que el texto se trunque entre ellas. Pare ello,
seleccionar varias celdas adyacentes de una misma fila y elegir Formato/Celdas.
Del cuadro que aparece, entrar en la ficha Alineación y marcar
las casillas de verificación Ajustar texto y Combinar
celdas. Una vez escrito todo el texto, colocar el puntero del ratón
sobre la marca de división de la fila actual y la siguiente y arrastrar hacia
abajo para que el texto se visualice.
85.- Suma ultrarrápida de celdas adyacentes Esto es válido tanto para filas como para columnas.
Supongamos que tecleamos una serie de cifras numéricas que después se van a
sumar. Al pasar de la última celda, mantener pulsadas las teclas ALT y
MAYUSCULAS mientras se pulsa la tecla del signo =. Se quedará
visualizada la fórmula de la suma automáticamente y basta pulsar INTRO para
que la suma quede reflejada.
86.- Adaptar el tamaño de las celdas a su contenido Cuando se teclean más caracteres de los que se pueden
visualizar en una celda, Excel no muestra todo el contenido. Para forzar a que
lo haga, seleccionar las celdas en las que se desee aplicar este efecto y elegir
Formato/Celdas. Del cuadro que aparece, entrar en el ficha Alineación
y marcar la casilla Reducir hasta ajustar. El contenido de la
celda se reducirá o aumentará según sea la medida de la columna.
87.- Introducir un mismo dato en varias celdas simultáneamente
Seleccionar las celdas en las que se vaya a introducir el
mismo dato, teclearlo y pulsar CONTROL-INTRO.
88.- Uso de botones complementarios Desde la versión 5.0, al pulsar la tecla MAYUSCULAS y pulsar
sobre ciertos botones, se puede apreciar que éstos cambian y muestran un botón
diferente. Si se libera la tecla MAYUSCULAS, vuelve a aparecer el botón
original. La siguiente es una muestra de botones con complementario aunque hay
algunos más: Abrir/Guardar Imprimir/Vista preliminar Orden ascendente/Orden descendente
Subrayado/Doble subrayado Alineación izquierda/Alineación derecha
Alineación central/Combinar y centrar
Aumento decimal/Reducción decimal
Reducir indentación/Aumentar indentación
Insertar filas/Eliminar filas
Insertar columnas/Eliminar columnas
Pegar formato/Pegar valores
Eliminar contenido/Eliminar formato
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Microsoft Excel 97 / 2000 y el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones, son marcas registradas de Microsoft Corporation Desarrollo de Soluciones con Microsoft Excel 97 / 2000 - Sergio Carrasco Ríos - Santiago de Chile - Desde Octubre del 2000. Sus consultas envíelas al e-mail : gorita@ctcinternet.cl |
