Estas considerações
foram escritas pelo Grupo de Estudos Arquivísticos de Brasília,
também conhecido entre seus membros por "Sociedade Ardoisiére
d'Anjou", por ser este fundo um dos mais utilizados nos exemplos da Norma
ISAD(G). Este Grupo é formado por arquivistas do Arquivo Público
do Distrito Federal e da Câmara dos Deputados.
Código(s) de referência
Necessidade de se estabelecer códigos para as instituições
arquivísticas/detentoras de acervo arquivístico.
Achamos que não há necessidade disso. Devem ser consideradas as siglas dessas instituições. Seria realmente necessário o estabelecimento de códigos para as instituições arquivísticas e/ou detentoras de acervo arquivístico, se essas mesmas instituições geralmente possuem siglas nacionalmente aceitas, que as diferenciam umas das outras?
O código, numérico por unidade da federação, poderia ser fornecido, no Brasil, pelo CONARQ.
Não achamos isso necessário, uma vez que se pode utilizar a sigla de cada UF, o que a diferencia das demais.
Necessidade de criação de subcampos, com número de dígitos definido, para identificar fundo, seção, série, subsérie, dossiê/processo/item.
Achamos que as instituições que têm seu acervo organizado, já têm também a notação relativa a cada conjunto documental, portanto, isso também não é necessário, uma vez que cada instituição deve Ter a liberdade para estabelecer o número de dígitos referentes a cada nível de descrição.
Título
Se é campo fundamental, teria que estar presente em todos os níveis, o que prejudicaria, nos casos de dossiê/processo/item, a distribuição da informação entre este elemento e o 3.1. Com relação a esses níveis, se for obrigatório este campo, deveria ser determinado o que seria considerado fundamental num título de dossiê/processo/item.
Quanto a esta observação, achamos que o AN deveria reler as páginas 13 e 14 da tradução da Norma. Lá está tudo bem explicado. Além do mais, sabemos que aos dossiês e itens documentais podemos atribuir nomes ou códigos numéricos ou mesmo alfa-numéricos afim de diferenciá-los uns dos outros. E também, se a descrição é multinível, e por conjunto documental (fundo), nada impede que haja o mesmo título de documento em fundos e/ou níveis diferentes.
Datas de produção dos documentos da unidade de descrição
A unidade de descrição deveria ser limitada pelo universo do acervo já custodiado pela instituição arquivística. Se a unidade de descrição estiver aberta, tal fato deve ser indicado em outro campo.
Neste caso, a nossa opinião é de que, na Norma, isso está bastante claro. A data de produção é a data de produção do documento mais antigo da unidade de descrição. Quanto à “limitação pelo universo do acervo custodiado pela instituição”, achamos que deve ser indicada no capo “História da Custódia”. Também não há necessidade de indicar em outro campo quando a unidade descrição estiver aberta. Para isso, basta ver os exemplos da página 15 da tradução brasileira das Normas.
Nível de descrição
É necessário relacionar aos níveis de descrição superiores.
Isso também não achamos que seja necessário. O que está muito claro na Norma é que foi feita visando aos arquivos organizados e que utilizem a informática para a construção de suas bases de dados. Uma vez que isso seja ponto pacífico, essa relação já estará feita nos instrumentos de pesquisa impressos pelo computador.
Dimensão da unidade de descrição (quantidade, volume ou extensão)
Necessidade de subcampos para registro de dimensões por gênero/suporte/formato, já que no caso de material especial é necessário registrar se é fita carretel ou cassete, se a foto é em preto e branco ou colorida, as dimensões por cada um desses tipos e em cada tamanho.
Também não concordamos com o Arquivo Nacional. Achamos que isso pode ser indicado por meio de listagem, como no próprio exemplo da Norma (página 16). A criação de campos ou subcampos além do indicado pela Norma, é desnecessária e contraproducente. As “Regras para descrição multinível” (Norma, p. 12) são muito explícitas: descrição do geral para o particular, informação relevante para o nível de descrição, relação entre as descrições, não repetição de informação. Dessa forma, evita-se a redundância de informação, que é prejudicial ao labor do pesquisador.
ÁREA DE CONTEXTUALIZAÇÃO
Nome do produtor
Necessidade de compatibilizar com o ISAAR(CPF), documento que deve
ser objeto de tradução pelo grupo de trabalho instituído
no Arquivo Nacional.
Ao contrário do determinado pela ISAD(G), avalia-se como estratégico
o preenchimento deste campo mesmo quando for igual à informação
constante no elemento I.2 (Título).
Tal item somente deverá ser descrito “quando esta informação não constar do título” (Norma, p. 17). Se este campo for preenchido desnecessária mente, haverá redundância da informação, contrariando, assim, as regras para a descrição multinível.
Nos casos de fundos herdados, a informação será
repetida no elemento História administrativa/biográfica”
Seria interessante estabelecer subcampos ou transformá-lo em
campo repetitivo.
História administrativa/biográfica
Datas de acumulação da unidade de descrição.
Quanto a isso, não temos nenhuma consideração a fazer. O próprio CIA, segundo Ana Franqueira, ainda tem dúvidas quanto ao preenchimento deste campo e que deve ser um dos elementos de discussão quando do reexame da Norma.
Se há vários produtores, devem ser consideradas as datas por produtores, ou só do último acumulador?
Informação considerada dispensável, uma vez que em nível de fundo, seção, série e subsérie os produtores (elemento descritivo 2.1) e a história administrativa/biográfica (elemento descritivo 2.2) dão indicações sobre a acumulação. Em nível de dossiê/processo/item a informação não cabe. Seria interessante saber os objetivos da Comissão ao criar tal campo.
É necessário precisar melhor a definição de datas de acumulação (campo 3.0.3) que, como está, provoca dúvidas.
Percebe-se vários problemas para a detecção de datas de acumulação, como nos casos de fundos privados que recebem acréscimos de documentos após a morte do titular, órgãos extintos que permanecem durante muito tempo em situação de inventariança, órgãos privatizados e concessão de serviços cujas novas empresas mantêm os acervos das primitivas.
Esse campo seria de difícil preenchimento no caso de descrição de coleções (conjuntos documentais artificialmente criados).
História da custódia
Origem imediata de aquisição
ÁREA DE CONTEÚDO E ESTRUTURA
Âmbito e conteúdo/resumo
Aí, achamos que se trata de explicar o assunto e também descrever os tipos documentais, de acordo com a Norma, p. 19.
Avaliação, eliminação e temporalidade
Acréscimos
Sistema de arranjo
Deveria ser dividido em duas partes: a primeira, com subcampos fechados, onde se indicaria o estágio de organização e, uma 2ª, onde, caso organizado, descrever-se-ia o sistema de arranjo. Do contrário, parece que a estrutura de descrição só está voltada para a documentação organizada.
Aceita a proposta acima, seria necessário trocar o nome deste elemento de descrição.
Incluir aqui, quando necessário, informações sobre arranjos anteriores.
Para nós, está mais do que claro que a Norma somente se aplica aos acervos ORGANIZADOS. Assim, força-se a instituição detentora de acervo arquivístico de valor permanente a organizá-lo, antes mesmo de descrevê-lo.
ÁREA DAS CONDlÇÕES DE ACESSO E USO
Estatuto legal
Texto não é preciso quanto às informações a serem aqui registradas, não deixando claro se é para indicar a legislação geral e/ou instrumentos legais específicos relativos à unidade de descrição em questão.
Para nós, está claro que devem ser citados os instrumentos legais referentes à unidade de descrição. Se temos num mesmo fundo uma "série" que disponha de um instrumento legal específico determinando as condições de acesso a ela, este deve ser citado.
Condições de acesso
A separação entre características físicas e condições de acesso não leva em conta que as condições físicas do suporte muitas vezes são condição de limitação ao seu acesso. Além disso, o estágio de organização também restringe o acesso.
Se num fundo, algum dossiê contém documentos cujo acesso deve ser restrito por conta de seu estado físico, por exemplo, isto deve ser indicado no local apropriado, que é o campo Características Físicas. Neste campo, só devemos, ao nosso entender, indicar o que se pede (ver página 21 da tradução brasileira da Norma) e não extrapolar isso. Mais uma vez, lembramos que a documentação tem de estar organizada para poder ser descrita.
Copyright/condições de reprodução
Idioma
Características físicas
ver 4.2 (Condições de acesso).
Instrumentos de pesquisa
As indicações dos instrumentos devem obedecer às normas de referência bibliográfica. Devem constar do título o tipo de instrumento (inventário, repertório etc.) e o acervo objeto da descrição (fundo, série, subsérie etc.).
Se houver um instrumento de pesquisa que contemple cada nível, este deve ser indicado no nível ao qual ele diz respeito. Neste caso, não achamos que devem ser seguidas as normas de Referência Bibliográficas da ABNT, bastam ser citados os tipos de instrumentos de pesquisas de cada nível.
ÁREA DE FONTES RELACIONADAS
Localização dos originais
Existência de cópias
Unidades de descrição relacionadas
Acervos relacionados
Nota de publicação
Aqui sim, achamos que devem ser seguidas as Normas de Referência Bibliográfica da ABNT.
ÁREA DE NOTAS
Notas
OBSERVAÇÕES GERAIS
Sentiu-se falta de exemplos completos ou, ao menos, um distribuído pelos diversos elementos de descrição.
A estrutura exige preenchimento discursivo, sendo interessante que em alguns elementos existam subcampos fechados.
A estrutura tende a fragmentar informações que, naturalmente, seriam dispostas juntas.
Seria interessante que a data de realização da descrição e suas atualizações fossem registradas.
Achamos que, quando for feita uma atualização da(s) unidade(s) de descrição, a anterior deve ser descartada. No caso de publicação do Guia da Instituição, por exemplo, isso já vem no lugar próprio, portanto, não há necessidade de se ater a este ponto.
Seria interessante um campo para anotar características físicas notáveis (pergaminho, com iluminuras etc.)
Isso pode muito bem estar descrito no campo Características Físicas.
Sugere-se a criação de campo para indexação
Como a Norma pressupõem uma base de dados informatizada, essa observação não faz sentido, uma vez que se pode determinar as palavras-chave de cada fundo para fins de busca, já que a indexação é um instrumento para auxiliar a busca (ou estamos enganados?).
Alerta-se que os elementos de descrição considerados essenciais (versão brasileira do ISAD(G), p. 8) são essenciais para alguns níveis de troca de informação, não para outros, isto é, o conjunto de elementos de descrição tidos como essenciais não é o mesmo para todos os níveis.
São essenciais
para INTERCÂMBIO INTERNACIONAL DE INFORMAÇÃO DESCRITIVA,
não são para a descrição.
Esses elementos permitem
que se tenha uma visão bem geral do nível descrito.
Seria interessante acrescentar no apêndice uma situação de relação direta entre fundo e item documental. Alerta-se, também, para situações em que um item documental está no mesmo nível de um dossiê/processo
Uma vez que, do ponto de vista arquivístico, “um documento não tem valor senão em conjunto”, não vimos razão para essa observação.
Campo conteúdo poderia conter subcampos específicos para permitir a indexação de suas informações.
Isto já foi
comentado no item sugere-se a criação de campo para
indexação.
As observações
em destaque são do Grupo de Estudo de Brasília, grupo formado
pelos arquivistas:
Jackson Cavalcanti
Júnior, ArPDF (Coordenador destas Considerações)
Adsan Jacqueline V.
Stemler, Câmara dos Deputados
Inaldo Marinho Júnior,
Câmara dos Deputados
Lígia Pinheiro
da Silva, Câmara dos Deputados
Lúcia Margarida
Alheiro da Silva, ArPDF
Vânia Lúcia
Alheiro Rosa, Câmara dos Deputados
Zila Silva, ArPDF